Una empresa que está activa en varios países a menudo asume que una misma norma europea se aplica de igual manera en todos ellos. Esta es una de las suposiciones más subestimadas en el cumplimiento ESG. Las directivas europeas se transponen a la legislación nacional país por país, y en esa transposición surgen diferencias: en umbrales, en plazos, en quién exactamente queda comprendido y en qué instancia ejerce la supervisión. La misma directiva puede generar en un país una obligación que en otro aún no es aplicable, o que entra en vigor en un momento distinto. Quien no registra la lista de países de la empresa con precisión y de forma actualizada, corre el riesgo de que la lista de obligaciones basada en ella tampoco sea correcta.
No se trata únicamente del país donde se encuentra la sede central. Es relevante dónde están establecidas las entidades, dónde tienen lugar realmente las actividades, dónde están registradas las filiales o los establecimientos, y a veces también dónde se genera la facturación. Un grupo puede tener en un país solo una oficina de ventas y en otro producción, y esa distinción puede tener consecuencias sobre qué normas nacionales son aplicables. También las joint ventures, las participaciones minoritarias y las entidades adquiridas o cedidas recientemente deben figurar en ese resumen, porque la lista de países de hoy no es automáticamente la lista de países de hace un año.
Si la empresa abre un nuevo establecimiento, realiza una adquisición o reduce actividades en un país, con ello puede cambiar también qué encabezados nacionales son relevantes. Una obligación que antes no era aplicable puede pasar a serlo; una obligación que era aplicable puede dejar de serlo. No se trata de registrar algo una vez y olvidarlo, sino de un resumen que evoluciona junto con la estructura de la empresa. Quien no lo mantiene actualizado, a menudo descubre el cambio precisamente en el momento en que una obligación ya debería haberse cumplido.
El factor país actúa junto con, pero no en lugar de, otros factores que determinan en parte qué normas son aplicables. Así, también su sector determina en parte qué normas ESG son aplicables, el tamaño de la empresa desempeña un papel en la determinación de umbrales y obligaciones, y la forma jurídica de la entidad marca una diferencia en qué normas son aplicables. El país en el que está establecida una entidad determina a menudo qué versión nacional de una norma europea es aplicable a esa entidad, mientras que el sector, el tamaño y la forma jurídica determinan si la norma es aplicable dentro de ese país. Esta página no describe qué umbrales o plazos son aplicables en un país específico; esa información cambia según el país y el momento, y su texto actualizado se encuentra en la legislación nacional y sus aclaraciones correspondientes, no aquí.
Elaborar una lista de países es un primer paso. Un consejo de administración que debe demostrar que tiene el control necesita algo más que una nota interna: necesita una fuente registrada, un momento de determinación, y una forma de mostrar que la lista se ha verificado en cuanto a su actualidad. Esto se relaciona con la pregunta de qué cuenta como evidencia de una obligación: una lista que solo existe en la cabeza de un empleado no es evidencia. Una lista que está registrada, con un responsable encargado de mantenerla actualizada, y con un control que verifica periódicamente si ha habido cambios, se acerca más a algo que un auditor o un supervisor puede verificar.
La evidencia sobre la lista de países se dispersa fácilmente: la estructura de establecimientos figura en un registro jurídico, las actividades operativas están en otro sistema, y la adquisición más reciente quizás solo se pueda encontrar en un intercambio de correos electrónicos del departamento jurídico. Este es exactamente el patrón en el que la evidencia se dispersa entre departamentos y sistemas, con el resultado de que, en un momento dado, nadie tiene ya un resumen completo y actualizado. Para un factor que determina en parte qué normas son aplicables, esto es un riesgo que no se limita a una sola obligación, sino que repercute en toda la lista de obligaciones basada en él.
El Compliance Check que se está desarrollando para csrdcompliance.net está pensado para reunir estos factores, entre ellos la lista de países, en un resumen de obligaciones con, para cada obligación, un responsable, la evidencia y un control. Así, un administrador, CFO, General Counsel o auditor interno que no esté seguro de a qué está sujeta la empresa, puede ver dónde influye el factor país y dónde debería registrarse esto. La herramienta está en construcción; quien desee utilizarla en cuanto esté disponible puede inscribirse en la lista de espera.
El registro de la lista de países, y de cualquier otra obligación que se derive de ella, es un trabajo que consiste en parte en recopilar, verificar y mantener actualizados datos que ya existen en algún lugar de la organización. Es un trabajo del que una parte posiblemente pueda ser asumida por la IA, y otra parte no. El escáner de trabajo de FTE TO AI calcula, por tarea, qué parte de ese trabajo se presta a ello, de manera que quede claro dónde siguen siendo necesarias las personas y dónde es posible el apoyo.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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