Компания, която оперира в няколко държави, често приема, че една европейска регулация ще се прилага навсякъде по еднакъв начин. Това е едно от най-подценяваните предположения при ESG-съответствието. Европейските директиви се транспонират във всяка държава в национално законодателство, и при това транспониране възникват разлики: в праговете, в сроковете, в кого точно обхваща регулацията и кой орган упражнява надзор. Една и съща директива може в една държава да породи задължение, което в друга държава все още не важи, или да влезе в сила в различен момент. Ако не документирате точно и актуално списъка с държави на компанията, рискувате списъкът със задължения, изготвен въз основа на него, също да не е коректен.
Не става дума само за държавата, в която се намира централният офис. От значение е къде са установени юридическите лица, къде реално се извършват дейностите, къде са регистрирани дъщерни дружества или клонове, а понякога и къде се генерират приходи. Група дружества може в една държава да има само търговски офис, а в друга — производство, и тази разлика може да има последици за това кои национални правила се прилагат. Съвместните предприятия, миноритарните участия и наскоро придобитите или продадените дружества също трябва да фигурират в този преглед, защото списъкът с държави от днес не е автоматично същият като списъка отпреди година.
Ако компанията открие нов клон, извърши придобиване или намали дейността си в определена държава, това може да промени и кои национални изисквания са релевантни. Задължение, което по-рано не е важало, може внезапно да започне да важи; задължение, което е важало, може да отпадне. Това не е въпрос на еднократно документиране и забравяне, а на преглед, който се движи заедно със структурата на компанията. Ако това не се следи, промяната често се открива едва в момента, когато задължението вече е трябвало да бъде изпълнено.
Факторът „държава“ действа заедно с, но не вместо, другите фактори, които определят кои правила важат. Така например и вашият сектор отчасти определя кои ESG-правила се прилагат, размерът на компанията играе роля при определянето на прагове и задължения, а правната форма на юридическото лице прави разлика в това кои правила се прилагат. Държавата, в която е установено дадено юридическо лице, често определя коя национална версия на европейско правило се прилага за него, докато секторът, размерът и правната форма определят дали правилото важи в рамките на тази държава. Тази страница не описва какви прагове или срокове важат в конкретна държава; тази информация се променя по държави и по време, и актуалният й текст се намира в националното законодателство и съответните разяснения, не тук.
Съставянето на списък с държави е първа стъпка. Управителен орган, който трябва да докаже, че държи процесите под контрол, се нуждае от повече от вътрешна бележка: необходим е документиран източник, момент на установяване, и начин да се покаже, че списъкът е проверен за актуалност. Това засяга въпроса какво се счита за доказателство при дадено задължение: списък, който съществува само в главата на един служител, не е доказателство. Списък, който е документиран, с определен собственик, отговорен за поддържането му актуален, и с контрол, който периодично проверява за промени, е по-близо до нещо, което одитор или надзорен орган може да провери.
Доказателствата относно списъка с държави лесно се разпръсват: структурата на установяване се намира в юридически регистър, операционните дейности — в друга система, а най-скорошното придобиване може да бъде намерено единствено в размяна на имейли на правния отдел. Това е точно моделът, при който доказателствата се разпръскват между отдели и системи, с резултат, че в определен момент никой вече няма пълен и актуален преглед. За фактор, който отчасти определя кои правила важат, това е риск, който не се ограничава само до едно задължение, а се отразява на целия списък със задължения, изграден въз основа на него.
Compliance Check, която се разработва за csrdcompliance.net, е предназначена да обедини тези фактори, включително списъка с държави, в преглед на задълженията, като за всяко задължение има собственик, доказателство и контрол. Така управител, финансов директор, главен юрисконсулт или вътрешен одитор, който не е сигурен под какви изисквания попада компанията, може да види къде фактора „държава“ има влияние и къде това трябва да бъде документирано. Инструментът е в процес на разработка; желаещите да го използват веднага след пускането му могат да се запишат в списъка на изчакващите.
Документирането на списъка с държави, както и на всяко друго задължение, произтичащо от него, е работа, която отчасти се състои в събиране, проверка и поддържане в актуален вид на данни, които вече съществуват някъде в организацията. Това е работа, част от която евентуално може да бъде поета от AI, а част — не. Работният скенер на FTE TO AI изчислява за всяка задача какъв дял от тази работа е подходящ за това, така че да стане ясно къде хората остават необходими и къде е възможна подкрепа.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.