Un'azienda attiva in più paesi spesso presume che una singola regola europea si applichi ovunque allo stesso modo. Questa è una delle assunzioni più sottovalutate nella conformità ESG. Le direttive europee vengono recepite paese per paese nella legislazione nazionale, e in quel processo di recepimento nascono differenze: nelle soglie, nei termini, in chi esattamente ne è soggetto e in quale autorità esercita la vigilanza. La stessa direttiva può generare in un paese un obbligo che in un altro non è ancora in vigore, oppure che entra in vigore in un momento diverso. Chi non registra l'elenco dei paesi dell'azienda in modo preciso e aggiornato, rischia che anche l'elenco degli obblighi basato su di esso non sia corretto.
Non si tratta solo del paese in cui si trova la sede centrale. È rilevante dove sono stabilite le entità, dove le attività si svolgono effettivamente, dove sono registrate le controllate o le filiali, e talvolta anche dove viene realizzato il fatturato. Un gruppo può avere in un paese solo un ufficio vendite e in un altro la produzione, e questa distinzione può avere conseguenze su quali regole nazionali si applicano. Anche le joint venture, le partecipazioni di minoranza e le entità acquisite o cedute di recente devono rientrare in tale panoramica, poiché l'elenco dei paesi di oggi non è automaticamente lo stesso di un anno fa.
Se l'azienda apre una nuova filiale, effettua un'acquisizione o riduce le attività in un paese, con ciò può cambiare anche quali disposizioni nazionali sono rilevanti. Un obbligo che prima non si applicava, può improvvisamente applicarsi; un obbligo che si applicava, può decadere. Non si tratta di una registrazione una tantum da dimenticare, ma di una panoramica che deve evolvere insieme alla struttura dell'azienda. Chi non la tiene aggiornata, spesso scopre il cambiamento solo nel momento in cui un obbligo avrebbe già dovuto essere rispettato.
Il fattore paese agisce insieme, ma non al posto di, altri fattori che contribuiscono a determinare quali regole si applicano. Così anche il vostro settore contribuisce a determinare quali regole ESG si applicano, la dimensione dell'azienda gioca un ruolo nella determinazione di soglie e obblighi, e la forma giuridica dell'entità fa la differenza rispetto a quali regole si applicano. Il paese in cui un'entità è stabilita determina spesso quale versione nazionale di una regola europea si applica a quell'entità, mentre settore, dimensione e forma giuridica determinano se la regola si applica all'interno di quel paese. Questa pagina non descrive quali soglie o termini si applicano in uno specifico paese; queste informazioni variano per paese e per momento, e il testo aggiornato si trova nella legislazione nazionale e nelle relative note esplicative, non qui.
Stilare un elenco di paesi è un primo passo. Un consiglio di amministrazione che deve dimostrare di avere il controllo, necessita di più di una nota interna: serve una fonte documentata, un momento di determinazione, e un modo per dimostrare che l'elenco è stato controllato per verificarne l'attualità. Ciò riguarda la questione di cosa conta come prova per un obbligo: un elenco che esiste solo nella mente di un dipendente non è una prova. Un elenco che è stato documentato, con un responsabile incaricato di mantenerlo aggiornato, e con un controllo che verifica periodicamente se ci sono stati cambiamenti, si avvicina di più a qualcosa che un revisore o un'autorità di vigilanza può controllare.
Le prove relative all'elenco dei paesi si disperdono facilmente: la struttura degli stabilimenti si trova in un registro legale, le attività operative si trovano in un altro sistema, e l'acquisizione più recente è forse rintracciabile solo in uno scambio di email del reparto legale. Questo è esattamente lo schema in cui le prove si disperdono tra reparti e sistemi, con la conseguenza che a un certo punto nessuno ha più una panoramica completa e aggiornata. Per un fattore che contribuisce a determinare quali regole si applicano, questo è un rischio che non si limita a un solo obbligo, ma si ripercuote sull'intero elenco degli obblighi che si basa su di esso.
La Compliance Check in fase di sviluppo per csrdcompliance.net è pensata per riunire questi fattori, tra cui l'elenco dei paesi, in una panoramica degli obblighi con, per ciascun obbligo, un responsabile, la prova e un controllo. Così un amministratore, CFO, General Counsel o revisore interno che non è sicuro di quali obblighi riguardino l'azienda, può vedere dove il fattore paese ha un'influenza e dove ciò dovrebbe essere documentato. Lo strumento è in fase di sviluppo; chi desidera utilizzarlo non appena sarà disponibile, può iscriversi alla lista d'attesa.
La registrazione dell'elenco dei paesi, e di ogni altro obbligo che ne consegue, è un lavoro che consiste in parte nella raccolta, verifica e mantenimento aggiornato di dati che già esistono da qualche parte nell'organizzazione. È un lavoro di cui una parte è potenzialmente delegabile all'IA, e una parte no. La scansione del lavoro di FTE TO AI calcola per ogni compito quale parte di quel lavoro si presta a questo, in modo da rendere chiaro dove le persone restano necessarie e dove è possibile un supporto.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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