Įmonė turi teisinę formą, ir ta teisinė forma nėra vien tik nuostata įstatuose. Ji yra vienas iš veiksnių, kurie iš dalies nulemia, kokiems įpareigojimams įmonė yra taikoma. Kas turi biržos listingą, tam taikomos taisyklės skiriasi nuo tų, kurie jo neturi. Kas yra akcinė bendrovė, yra vertinama kitaip nei uždaroji akcinė bendrovė, kooperatyvas ar fondas. O grupės viduje motininės bendrovės teisinė forma gali reikšti kitaip nei dukterinės bendrovės forma.
Dėl to teisinė forma tampa vienu iš pagrindinių elementų, pagal kuriuos nustatomas įpareigojimas, kartu su, be kita ko, sektoriumi, kuriame įmonė veikia, ir įmonės dydžiu. Nė vienas iš šių veiksnių neveikia atskirai. Jie veikia kartu, ir šis derinys nulemia galutinį atsakymą į klausimą, ar ir kaip įpareigojimas taikomas.
Teisinės formos pakeitimas yra ne vien teisinis ar mokestinis sprendimas. Jis gali taip pat pakeisti pažeidžiamumą įpareigojimams. Pertvarkymas iš uždarosios akcinės bendrovės į akcinę bendrovę, įtraukimas į biržos sąrašus, susijungimas, dėl kurio susidaro kita teisinė forma, arba veiklos perkėlimas į fondą ar kooperatyvą: kiekvienas iš šių žingsnių gali iš naujo atverti klausimą, kokios taisyklės taikomos.
Tai nereiškia, kad kiekvienas pakeitimas lemia kitokį įpareigojimą. Tačiau tai reiškia, kad klausimas turi būti iš naujo užduodamas po kiekvieno pakeitimo, o ne priimama, kad ankstesnė išvada tebėra teisinga. Valdyba, kuri prieš trejus metus nustatė, kad tam tikra taisyklė nėra taikoma, negali be pakartotinio įvertinimo laikyti, kad tai tebėra taip pat ir dabar, jeigu teisinė forma tuo tarpu pasikeitė.
Ta pati Europos taisyklė kiekvienoje šalyje pasireiškia skirtingai, ir teisinė forma yra tiksliai tas punktas, kuriame dažnai kyla šis skirtumas. Valstybė narė, perkeldama Europos direktyvą, gali įtvirtinti specifines nuostatas tam tikroms teisinėms formoms arba nustatyti išimtį, kokios kitoje šalyje nėra. Kas žiūri vien į Europos teksto formuluotę ir praleidžia nacionalinį perkėlimą, rizikuoja praleisti įpareigojimą, kuris specifiškai susijęs su teisine forma tam tikroje šalyje.
Tai viena iš priežasčių, kodėl vieno žvilgsnio į Europos reglamentą nepakanka. Klausimas yra ne tik tai, kokia taisyklė egzistuoja Europos lygmeniu, bet ir kaip ta taisyklė šalyje, kurioje juridinis asmuo yra įsteigtas, buvo perkelta į nacionalinę teisę, ir ar joje daromas skirtumas atsižvelgiant į teisinę formą.
Teisinė forma iš dalies nulemia, ne vien pati. Ji veikia kartu su klausimu, kaip užfiksuoti šalis, kuriose veikiate, kad tai vėliau būtų teisinga, su kaip jūsų sektorius kartu nulemia, kokios ESG taisyklės taikomos, ir su kaip jūsų dydis kartu nulemia, kokios ESG taisyklės taikomos. Mažas kooperatyvas vienoje šalyje susiduria su kitokiu klausimu nei akcinė bendrovė su dukterinėmis bendrovėmis keliose valstybėse narėse, net jei teisinės formos klausimas pats savaime yra užduodamas panašiai.
Todėl neužtenka teisinę formą tiesiog užfiksuoti kaip pavienį faktą. Ji turi būti fiksuojama kartu su kitais veiksniais, taip, kad procesą būtų galima pakartoti: kas tai nustatė, kokiu šaltiniu remiantis, ir kada tai buvo patikrinta paskiausiai.
Teisinės formos fiksavimas taip, kad tai vėliau būtų teisinga, reiškia, kad nustatymas yra atsekamas. Ne tik kokia yra teisinė forma, bet ir kada tai buvo nustatyta, remiantis kokiu dokumentu, ir kas už tai atsakingas. Tai siejasi su platesniu klausimu, kas laikoma įrodymu esant įpareigojimui: prielaida be šaltinio nėra įrodymas, net jei prielaida atsitiktinai pasirodo teisinga.
Praktikoje šis fiksavimas dažnai išsiskaido tarp kelių padalinių. Teisės padalinys žino statutinę teisinę formą, bendrovės sekretorius žino paskutinio įstatų pakeitimo datą, o atitikties (compliance) funkcija žino to pasekmes įpareigojimams. Kai šios žinios nesusijungia, kyla rizika, kad įrodymai išsiskaido tarp dokumentų ir asmenų, ir niekas neturi bendro vaizdo. Tikrinimo ar audito metu tas bendras vaizdas yra tiksliai tai, ko prašoma.
„Compliance Check“ sujungia šiuos veiksnius: teisinę formą, šalį, sektorių ir dydį, ir šį derinį pritaiko iš to kylantiems įpareigojimams. Kiekvienam įpareigojimui fiksuojama, kas yra atsakingas, koks įrodymas su tuo susijęs ir kokia kontrolė tai prižiūri, kad valdyba galėtų parodyti, kad ji turi situaciją kontroliuoti, o ne vien tai manytų.
Kas norėtų sužinoti, kiek šio darbo, susijusio su šiuo fiksavimu ir dokumentavimu, galima atlikti su AI, gali tai apskaičiuoti naudodamasis FTE TO AI darbo skaitmenizavimo skaičiuokle (werkscan). Ji pagal kiekvieną užduotį apskaičiuoja, kokią darbo dalį galima perduoti AI, ir taip suteikia konkretų vaizdą, kur galima sutaupyti laiko nustatymo, fiksavimo ir aktualumo palaikymo procese.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.