Como regista a sua forma jurídica para que, mais tarde, esteja correto

Uma empresa tem uma forma jurídica, e essa forma jurídica não é apenas uma regra nos estatutos. É um dos fatores que determinam, em parte, a que obrigações uma empresa está sujeita. Quem tem uma cotação em bolsa fica sujeito a regras diferentes de quem não tem. Quem é uma sociedade anónima é tratado de forma diferente de quem é uma sociedade por quotas, uma cooperativa ou uma fundação. E, dentro de um grupo, a forma jurídica da empresa-mãe pode significar algo diferente da forma jurídica de uma filial.

Isso torna a forma jurídica um dos elementos que determinam uma obrigação, juntamente com, entre outros, o setor em que a empresa atua e a dimensão da empresa. Nenhum destes fatores existe isoladamente. Funcionam em conjunto, e é a combinação que determina a resposta final à pergunta se, e como, uma obrigação se aplica.

O que muda quando a forma jurídica muda

Uma alteração de forma jurídica não é apenas uma decisão jurídica ou fiscal. Pode também deslocar a exposição a obrigações. Uma transformação de sociedade por quotas em sociedade anónima, uma entrada em bolsa, uma fusão que dá origem a uma forma jurídica diferente, ou a transferência de atividades para uma fundação ou cooperativa: cada um destes passos pode reabrir a questão de quais regras são aplicáveis.

Isso não significa que cada alteração conduza a uma obrigação diferente. Significa, sim, que a pergunta deve ser colocada de novo após cada alteração, em vez de se assumir que o resultado anterior ainda é válido. Uma direção que há três anos determinou que uma determinada regra não se aplicava não pode, sem reavaliação, assumir que isso ainda se mantém, se a forma jurídica tiver mudado nesse período.

Onde a transposição nacional faz a diferença

A mesma regra europeia resulta de forma diferente em cada país, e a forma jurídica é precisamente o ponto onde essa diferença surge com frequência. Um Estado-Membro pode, na transposição de uma diretiva europeia, incluir disposições específicas para determinadas formas jurídicas, ou prever uma exceção que não existe noutro país. Quem olha apenas para o texto europeu e ignora a transposição nacional corre o risco de não detetar uma obrigação especificamente associada à forma jurídica nesse país.

Esta é uma das razões pelas quais um simples olhar sobre um regulamento europeu não é suficiente. A questão não é apenas que regra existe a nível europeu, mas também de que forma essa regra foi traduzida para a legislação nacional no país onde a pessoa jurídica está estabelecida, e se aí é feita distinção com base na forma jurídica.

A forma jurídica nunca é o único fator

A forma jurídica determina em parte, não exclusivamente. Funciona em conjunto com a questão como regista os países onde está ativo para que, mais tarde, esteja correto, com como o seu setor determina em parte quais regras ESG se aplicam, e com como a sua dimensão determina em parte quais regras ESG se aplicam. Uma pequena cooperativa num único país enfrenta uma questão diferente de uma sociedade anónima com filiais em vários Estados-Membros, ainda que a questão da forma jurídica em si seja colocada de forma comparável.

Por isso, não é suficiente registar a forma jurídica como um facto isolado. Deve ser registada em combinação com os outros fatores, de uma forma que seja repetível: quem determinou isto, com base em que fonte, e quando foi verificado por último.

Registar é mais do que anotar

Registar uma forma jurídica de modo a que esteja correto mais tarde significa que a determinação é rastreável. Não apenas qual é a forma jurídica, mas também quando isso foi determinado, com base em que documento, e quem é responsável por isso. Isto está relacionado com a questão mais ampla o que conta como prova numa obrigação: uma suposição sem fonte não é prova, mesmo que essa suposição se revele correta por acaso.

Na prática, esse registo fica frequentemente disperso por vários departamentos. O departamento jurídico conhece a forma jurídica estatutária, o secretário da sociedade conhece a data da última alteração dos estatutos, e a função de compliance conhece as consequências disso para as obrigações. Quando esse conhecimento não é reunido, cria-se o risco de que as provas fiquem dispersas por documentos e pessoas, sem que ninguém tenha uma visão de conjunto. Numa fiscalização ou auditoria, é precisamente essa visão de conjunto que é exigida.

Da determinação à prova

O Compliance Check reúne estes fatores: forma jurídica, país, setor e dimensão, e traduz a combinação nas obrigações que dela resultam. Para cada obrigação, é registado quem é o responsável, que prova lhe está associada e que controlo a supervisiona, de forma a que uma direção possa demonstrar que tem a situação sob controlo, e não apenas assumir que a tem.