Πώς καταγράφετε τη νομική μορφή σας ώστε να είναι σωστή εκ των υστέρων

Μια επιχείρηση έχει μια νομική μορφή, και αυτή η νομική μορφή δεν είναι απλώς μια ρύθμιση στο καταστατικό. Είναι έναν από τους παράγοντες που καθορίζουν εν μέρει σε ποιες υποχρεώσεις υπόκειται μια επιχείρηση. Όποιος έχει εισαγωγή στο χρηματιστήριο, υπόκειται διαφορετικά στους κανόνες από όποιον δεν έχει. Όποιος είναι ανώνυμη εταιρεία, αντιμετωπίζεται διαφορετικά από όποιον είναι εταιρεία περιορισμένης ευθύνης, συνεργατική ή ίδρυμα. Και εντός ενός ομίλου, η νομική μορφή της μητρικής εταιρείας μπορεί να σημαίνει κάτι διαφορετικό από αυτή μιας θυγατρικής.

Αυτό κάνει τη νομική μορφή έναν από τους δομικούς λίθους με τους οποίους καθορίζεται μια υποχρέωση, μαζί με, μεταξύ άλλων, τον κλάδο στον οποίο δραστηριοποιείται η επιχείρηση και το μέγεθος της επιχείρησης. Κανένας από αυτούς τους παράγοντες δεν στέκεται μόνος του. Λειτουργούν μαζί, και ο συνδυασμός καθορίζει την τελική απάντηση στο ερώτημα εάν, και πώς, ισχύει μια υποχρέωση.

Τι αλλάζει όταν αλλάζει η νομική μορφή

Μια αλλαγή νομικής μορφής δεν είναι μόνο μια νομική ή φορολογική απόφαση. Μπορεί επίσης να μετατοπίσει την έκθεση σε υποχρεώσεις. Μια μετατροπή από εταιρεία περιορισμένης ευθύνης σε ανώνυμη εταιρεία, μια εισαγωγή στο χρηματιστήριο, μια συγχώνευση που δημιουργεί διαφορετική νομική μορφή, ή η μεταφορά δραστηριοτήτων σε ένα ίδρυμα ή συνεργατική: κάθε ένα από αυτά τα βήματα μπορεί να ανοίξει εκ νέου το ερώτημα ποιοι κανόνες ισχύουν.

Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε αλλαγή οδηγεί σε διαφορετική υποχρέωση. Σημαίνει όμως ότι το ερώτημα πρέπει να τίθεται εκ νέου μετά από κάθε αλλαγή, αντί να θεωρείται ότι το προηγούμενο αποτέλεσμα εξακολουθεί να είναι σωστό. Ένα διοικητικό συμβούλιο που διαπίστωσε πριν από τρία χρόνια ότι ένας συγκεκριμένος κανόνας δεν ίσχυε, δεν μπορεί χωρίς επαναξιολόγηση να υποθέσει ότι αυτό εξακολουθεί να ισχύει, εάν η νομική μορφή έχει αλλάξει στο μεταξύ.

Πού κάνει τη διαφορά η εθνική εφαρμογή

Ο ίδιος ευρωπαϊκός κανόνας διαμορφώνεται διαφορετικά ανά χώρα, και η νομική μορφή είναι ακριβώς το σημείο όπου συχνά προκύπτει αυτή η διαφορά. Ένα κράτος μέλος μπορεί, κατά τη μεταφορά μιας ευρωπαϊκής οδηγίας, να συμπεριλάβει συγκεκριμένες διατάξεις για ορισμένες νομικές μορφές, ή να κάνει μια εξαίρεση που δεν υπάρχει σε άλλη χώρα. Όποιος κοιτάζει μόνο το ευρωπαϊκό κείμενο και παραλείπει την εθνική μεταφορά, διατρέχει τον κίνδυνο να παραβλέψει μια υποχρέωση που συνδέεται συγκεκριμένα με τη νομική μορφή σε αυτή τη χώρα.

Αυτός είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους μια απλή ματιά σε έναν ευρωπαϊκό κανονισμό δεν είναι αρκετή. Το ερώτημα δεν είναι μόνο ποιος κανόνας υπάρχει σε ευρωπαϊκό επίπεδο, αλλά και πώς αυτός ο κανόνας έχει μεταφραστεί σε εθνική νομοθεσία στη χώρα όπου εδρεύει το νομικό πρόσωπο, και εάν γίνεται διάκριση ανά νομική μορφή.

Η νομική μορφή δεν είναι ποτέ ο μόνος παράγοντας

Η νομική μορφή καθορίζει εν μέρει, όχι αποκλειστικά. Συνεργάζεται με το ερώτημα πώς καταγράφετε τις χώρες στις οποίες δραστηριοποιείστε ώστε να είναι σωστό εκ των υστέρων, με πώς ο κλάδος σας συνδιαμορφώνει ποιοι κανόνες ESG ισχύουν, και με πώς το μέγεθός σας συνδιαμορφώνει ποιοι κανόνες ESG ισχύουν. Μια μικρή συνεργατική σε μία χώρα αντιμετωπίζει διαφορετικό ερώτημα από μια ανώνυμη εταιρεία με θυγατρικές σε πολλά κράτη μέλη, ακόμη κι αν το ερώτημα της νομικής μορφής τίθεται αυτό καθαυτό με παρόμοιο τρόπο.

Γι' αυτό δεν αρκεί να καταγράψετε τη νομική μορφή ως μεμονωμένο γεγονός. Πρέπει να καταγράφεται σε συνδυασμό με τους άλλους παράγοντες, με τρόπο επαναληπτικό: ποιος το διαπίστωσε αυτό, με βάση ποια πηγή, και πότε ελέγχθηκε τελευταία φορά.

Η καταγραφή είναι κάτι περισσότερο από σημείωση

Η καταγραφή μιας νομικής μορφής ώστε να είναι σωστή εκ των υστέρων σημαίνει ότι η διαπίστωση είναι ανιχνεύσιμη. Όχι μόνο ποια είναι η νομική μορφή, αλλά και πότε αυτό διαπιστώθηκε, με βάση ποιο έγγραφο, και ποιος είναι υπεύθυνος γι' αυτό. Αυτό συνδέεται με το ευρύτερο ερώτημα τι μετράει ως απόδειξη σε μια υποχρέωση: μια υπόθεση χωρίς πηγή δεν είναι απόδειξη, ούτε καν όταν η υπόθεση τυχαίνει να είναι σωστή.

Στην πράξη, αυτή η καταγραφή συχνά κατανέμεται σε πολλά τμήματα. Το νομικό τμήμα γνωρίζει τη καταστατική νομική μορφή, ο γραμματέας της εταιρείας γνωρίζει την ημερομηνία της τελευταίας τροποποίησης του καταστατικού, και η λειτουργία συμμόρφωσης γνωρίζει τις συνέπειες αυτού για τις υποχρεώσεις. Όταν αυτή η γνώση δεν συγκλίνει, δημιουργείται ο κίνδυνος η απόδειξη να διασκορπιστεί σε έγγραφα και άτομα, χωρίς κανείς να έχει την επισκόπηση. Σε έναν έλεγχο ή audit, αυτή η επισκόπηση είναι ακριβώς αυτό που ζητείται.

Από τη διαπίστωση στην απόδειξη

Το Compliance Check συγκεντρώνει αυτούς τους παράγοντες: νομική μορφή, χώρα, κλάδο και μέγεθος, και μεταφράζει τον συνδυασμό στις υποχρεώσεις που προκύπτουν από αυτόν. Για κάθε υποχρέωση καταγράφεται ποιος είναι ο ιδιοκτήτης, ποια απόδειξη αντιστοιχεί σε αυτή και ποιο control την εποπτεύει, ώστε ένα διοικητικό συμβούλιο να μπορεί να αποδείξει ότι έχει τον έλεγχο, όχι απλώς να το υποθέτει.