Jak zapisać swoją formę prawną, żeby się to później zgadzało

Przedsiębiorstwo ma formę prawną, i ta forma prawna nie jest zwykłym punktem w statucie. Jest jednym z czynników, które współokreślają, jakim obowiązkom podlega przedsiębiorstwo. Podmiot notowany na giełdzie podlega innym regułom niż ten, który nie jest notowany. Spółka akcyjna jest traktowana inaczej niż spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółdzielnia czy fundacja. A w ramach grupy forma prawna spółki matki może oznaczać coś innego niż forma prawna spółki zależnej.

Dzięki temu forma prawna jest jednym z elementów, na podstawie których określa się obowiązek, obok m.in. sektora, w którym działa przedsiębiorstwo, oraz wielkości przedsiębiorstwa. Żaden z tych czynników nie funkcjonuje samodzielnie. Działają one wspólnie, a ich kombinacja określa ostateczną odpowiedź na pytanie, czy i w jaki sposób dany obowiązek obowiązuje.

Co się zmienia, gdy zmienia się forma prawna

Zmiana formy prawnej to nie tylko decyzja prawna lub podatkowa. Może ona również przesunąć zakres podlegania obowiązkom. Przekształcenie ze spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w spółkę akcyjną, wejście na giełdę, fuzja, w wyniku której powstaje inna forma prawna, lub przeniesienie działalności do fundacji lub spółdzielni: każdy z tych kroków może na nowo otworzyć pytanie, jakie reguły mają zastosowanie.

Nie oznacza to, że każda zmiana prowadzi do innego obowiązku. Oznacza to jednak, że po każdej zmianie pytanie należy postawić na nowo, a nie przyjmować, że wcześniejszy wynik jest wciąż aktualny. Zarząd, który trzy lata temu ustalił, że dana reguła nie obowiązuje, nie może bez ponownej oceny przyjmować, że jest tak nadal, jeśli w tym czasie forma prawna się zmieniła.

Gdzie różnica krajowa ma znaczenie

Ta sama europejska regulacja wypada inaczej w każdym kraju, a forma prawna jest właśnie tym punktem, w którym ta różnica często się pojawia. Państwo członkowskie może przy transpozycji unijnej dyrektywy wprowadzić szczególne przepisy dla określonych form prawnych albo wprowadzić wyjątek, który nie istnieje w innym kraju. Kto patrzy tylko na tekst europejski i pomija krajową transpozycję, ryzykuje przeoczenie obowiązku, który jest specyficznie związany z formą prawną w danym kraju.

Jest to jeden z powodów, dla których samo spojrzenie na europejskie rozporządzenie nie jest wystarczające. Pytanie nie dotyczy tylko tego, jaka reguła istnieje na poziomie europejskim, ale również tego, jak ta reguła została przełożona na prawo krajowe w kraju, w którym dana osoba prawna ma siedzibę, oraz czy przy tym rozróżnia się formy prawne.

Forma prawna nigdy nie jest jedynym czynnikiem

Forma prawna współokreśla, nie determinuje samodzielnie. Działa ona wspólnie z pytaniem jak zapisać kraje, w których działa Państwa firma, żeby się to później zgadzało, z jak Państwa sektor współokreśla, jakie reguły ESG obowiązują oraz z jak Państwa wielkość współokreśla, jakie reguły ESG obowiązują. Mała spółdzielnia działająca w jednym kraju stoi przed innym pytaniem niż spółka akcyjna z podmiotami zależnymi w wielu państwach członkowskich, choć samo pytanie o formę prawną jest postawione w podobny sposób.

Dlatego nie wystarczy odnotować formę prawną jako oddzielny fakt. Należy ją zapisać w połączeniu z innymi czynnikami, w sposób powtarzalny: kto to ustalił, na podstawie jakiego źródła i kiedy było to ostatnio sprawdzone.

Zapisanie to więcej niż odnotowanie

Zapisanie formy prawnej tak, aby się to później zgadzało, oznacza, że ustalenie jest możliwe do zweryfikowania. Nie tylko jaka jest forma prawna, ale również kiedy to ustalono, na podstawie jakiego dokumentu i kto za to odpowiada. Łączy się to z szerszym pytaniem co liczy się jako dowód przy danym obowiązku: założenie bez źródła nie jest dowodem, nawet jeśli to założenie okazuje się przypadkowo prawdziwe.

W praktyce to zapisywanie często jest rozproszone między różne działy. Dział prawny zna statutową formę prawną, sekretarz spółki zna datę ostatniej zmiany statutu, a funkcja compliance zna wynikające z tego konsekwencje dla obowiązków. Kiedy ta wiedza nie zostaje połączona, powstaje ryzyko, że dowody zostaną rozproszone między dokumentami i osobami, bez tego, że ktokolwiek ma pełny obraz. Podczas kontroli lub audytu właśnie taki przegląd jest wymagany.

Od ustalenia do dowodu

Compliance Check łączy te czynniki: formę prawną, kraj, sektor i wielkość, i przekłada tę kombinację na obowiązki, które z niej wynikają. Dla każdego obowiązku zapisuje się, kto jest właścicielem, jaki dowód do niego przynależy i jaka kontrola nad tym czuwa, tak aby zarząd mógł wykazać, że ma kontrolę nad sytuacją, a nie tylko zakładać, że tak jest.