Come definire la propria forma giuridica affinché risulti corretta in seguito

Un'impresa ha una forma giuridica, e quella forma giuridica non è semplicemente una regola dello statuto. È uno dei fattori che determinano in parte a quali obblighi è soggetta un'impresa. Chi ha una quotazione in borsa è soggetto alle regole in modo diverso da chi non l'ha. Chi è una società per azioni viene trattato diversamente da chi è una società a responsabilità limitata, una cooperativa o una fondazione. E all'interno di un gruppo, la forma giuridica della capogruppo può significare qualcosa di diverso da quella di una filiale.

Ciò rende la forma giuridica uno dei mattoni con cui si determina un obbligo, insieme, tra l'altro, al settore in cui opera l'impresa e alle dimensioni dell'impresa. Nessuno di questi fattori è isolato. Agiscono insieme, e la combinazione determina la risposta finale alla domanda se, e come, si applica un obbligo.

Cosa cambia quando cambia la forma giuridica

Un cambiamento di forma giuridica non è solo una decisione giuridica o fiscale. Può anche spostare l'esposizione agli obblighi. Una trasformazione da società a responsabilità limitata a società per azioni, una quotazione in borsa, una fusione in cui nasce una forma giuridica diversa, o il collocamento di attività in una fondazione o cooperativa: ognuno di questi passaggi può riaprire la domanda su quali regole si applicano.

Ciò non significa che ogni cambiamento porti a un obbligo diverso. Significa però che la domanda deve essere posta di nuovo dopo ogni cambiamento, invece di assumere che l'esito precedente sia ancora corretto. Un consiglio di amministrazione che tre anni fa ha stabilito che una determinata regola non si applicava, non può, senza una nuova valutazione, assumere che ciò sia ancora vero oggi, se nel frattempo la forma giuridica è cambiata.

Dove la testata nazionale fa la differenza

La stessa regola europea produce esiti diversi da paese a paese, e la forma giuridica è precisamente il punto in cui questa differenza spesso si manifesta. Uno Stato membro può, nel recepimento di una direttiva europea, inserire disposizioni specifiche per determinate forme giuridiche, o prevedere un'eccezione che in un altro paese non esiste. Chi guarda solo al testo europeo e salta il recepimento nazionale rischia di perdere un obbligo specificamente legato alla forma giuridica in quel paese.

Questo è uno dei motivi per cui una semplice occhiata a un regolamento europeo non è sufficiente. La domanda non è solo quale regola esiste a livello europeo, ma anche come quella regola sia stata tradotta nella legislazione nazionale del paese in cui è stabilita la persona giuridica, e se in tale sede si distingue in base alla forma giuridica.

La forma giuridica non è mai l'unico fattore

La forma giuridica determina in parte, non da sola. Agisce insieme alla domanda come definire i paesi in cui è attivo affinché risulti corretto in seguito, con come il suo settore determina in parte quali regole ESG si applicano, e con come le sue dimensioni determinano in parte quali regole ESG si applicano. Una piccola cooperativa in un unico paese si trova di fronte a una domanda diversa rispetto a una società per azioni con filiali in più Stati membri, anche se la domanda sulla forma giuridica in sé è posta in modo comparabile.

Per questo non basta annotare la forma giuridica come un fatto isolato. Deve essere documentata in combinazione con gli altri fattori, in modo ripetibile: chi ha stabilito questo, sulla base di quale fonte, e quando è stato controllato per l'ultima volta.

Documentare è più che annotare

Definire una forma giuridica affinché risulti corretta in seguito significa che l'accertamento è rintracciabile. Non solo qual è la forma giuridica, ma anche quando è stata accertata, sulla base di quale documento, e chi ne è responsabile. Ciò si collega alla domanda più ampia cosa conta come prova per un obbligo: un'ipotesi senza fonte non è una prova, nemmeno se l'ipotesi si rivela per caso corretta.

In pratica, questa documentazione finisce spesso per essere dispersa tra più reparti. L'ufficio legale conosce la forma giuridica statutaria, il segretario societario conosce la data dell'ultima modifica dello statuto, e la funzione compliance ne conosce le conseguenze per gli obblighi. Quando questa conoscenza non converge, si crea il rischio che le prove si disperdano tra documenti e persone, senza che nessuno abbia una visione d'insieme. In caso di controllo o audit, è proprio quella visione d'insieme che viene richiesta.

Dall'accertamento alla prova

La Compliance Check riunisce questi fattori: forma giuridica, paese, settore e dimensione, e traduce la combinazione negli obblighi che ne derivano. Per ogni obbligo viene registrato chi ne è il proprietario, quale prova è richiesta e quale control lo presidia, in modo che un consiglio di amministrazione possa dimostrare di avere il controllo, non semplicemente presumere di averlo.