Uzņēmumam ir juridiskā forma, un šī juridiskā forma nav vienkārši punkts statūtos. Tā ir viens no faktoriem, kas daļēji nosaka, kādi pienākumi attiecas uz uzņēmumu. Uzņēmumam ar biržas kotējumu pienākumi ir citādi nekā uzņēmumam bez tā. Akciju sabiedrību apstrādā citādi nekā sabiedrību ar ierobežotu atbildību, kooperatīvu vai fondu. Un grupas iekšienē mātesuzņēmuma juridiskā forma var nozīmēt kaut ko citu nekā meitasuzņēmuma juridiskā forma.
Tas padara juridisko formu par vienu no būvblokiem, ar kuru tiek noteikts pienākums, līdzās, cita starpā, nozarei, kurā uzņēmums darbojas, un uzņēmuma lielumam. Neviens no šiem faktoriem nepastāv izolēti. Tie darbojas kopā, un šī kombinācija nosaka galīgo atbildi uz jautājumu, vai un kā pienākums ir piemērojams.
Juridiskās formas maiņa nav vienīgi juridisks vai fiskāls lēmums. Tā var arī izmainīt pakļautību pienākumiem. Pārveidošana no sabiedrības ar ierobežotu atbildību uz akciju sabiedrību, iekļaušana biržā, apvienošanās, kuras rezultātā rodas cita juridiskā forma, vai darbību pārcelšana uz fondu vai kooperatīvu — katrs no šiem soļiem var no jauna atvērt jautājumu, kuri noteikumi ir piemērojami.
Tas nenozīmē, ka katra izmaiņa noved pie citāda pienākuma. Tas nozīmē, ka jautājums pēc katras izmaiņas ir jāuzdod no jauna, nevis jāpieņem, ka iepriekšējais secinājums joprojām ir pareizs. Vadība, kas trīs gadus atpakaļ konstatēja, ka konkrēts noteikums nav piemērojams, nevar bez pārvērtēšanas pieņemt, ka tas tā ir joprojām, ja juridiskā forma šajā laikā ir mainījusies.
Viens un tas pats Eiropas noteikums katrā valstī var izpausties atšķirīgi, un juridiskā forma tieši ir tas punkts, kur šī atšķirība bieži rodas. Dalībvalsts, transponējot Eiropas direktīvu, var iekļaut specifiskus noteikumus attiecībā uz konkrētām juridiskajām formām vai paredzēt izņēmumu, kas citā valstī nepastāv. Kas skatās vienīgi uz Eiropas tekstu un izlaiž nacionālo transponēšanu, riskē nepamanīt pienākumu, kas ir specifiski saistīts ar juridisko formu tajā valstī.
Tas ir viens no iemesliem, kāpēc vienkārši ieskats Eiropas regulā nav pietiekams. Jautājums nav vienīgi, kāds noteikums pastāv Eiropas līmenī, bet arī, kā šis noteikums valstī, kurā juridiskā persona ir reģistrēta, ir pārtulkots nacionālajos tiesību aktos, un vai tur tiek nošķirtas juridiskās formas.
Juridiskā forma daļēji nosaka, ne vienīgi. Tā darbojas kopā ar jautājumu kā fiksēt valstis, kurās darbojaties, tā, lai tas vēlāk būtu korekti, ar kā jūsu nozare palīdz noteikt, kādi ESG noteikumi ir piemērojami, un ar kā jūsu lielums palīdz noteikt, kādi ESG noteikumi ir piemērojami. Mazs kooperatīvs vienā valstī saskaras ar citu jautājumu nekā akciju sabiedrība ar meitasuzņēmumiem vairākās dalībvalstīs, kaut arī pati juridiskās formas jautājuma formulēšana ir salīdzināma.
Tāpēc nav pietiekami fiksēt juridisko formu kā atsevišķu faktu. Tā jāfiksē kombinācijā ar citiem faktoriem, veidā, kas ir atkārtojams: kas to noteicis, uz kāda avota pamata, un kad tas pēdējo reizi ticis pārbaudīts.
Juridiskās formas fiksēšana tā, lai tas vēlāk būtu korekti, nozīmē, ka konstatējums ir izsekojams. Ne vien tas, kāda ir juridiskā forma, bet arī tas, kad tas ir konstatēts, uz kāda dokumenta pamata, un kas par to ir atbildīgs. Tas saskan ar plašāko jautājumu kas ir uzskatāms par pierādījumu pienākuma gadījumā: pieņēmums bez avota nav pierādījums, pat ja pieņēmums nejauši izrādās pareizs.
Praksē šī fiksēšana bieži izrādās izkaisīta pa vairākām nodaļām. Juridiskā nodaļa zina statūtos noteikto juridisko formu, sabiedrības sekretārs zina pēdējo statūtu grozījumu datumu, un atbilstības (compliance) funkcija zina, kādas ir šo izmaiņu sekas attiecībā uz pienākumiem. Kad šīs zināšanas nesavienojas, rodas risks, ka pierādījumi izkaisās pa dokumentiem un personām, bez tā, ka kādam būtu pārskats. Pārbaudes vai audita gadījumā tieši šis pārskats ir tas, ko pieprasa.
Atbilstības pārbaude (Compliance Check) savieno šos faktorus — juridisko formu, valsti, nozari un lielumu — un pārtulko šo kombināciju pienākumos, kas no tā izriet. Katram pienākumam tiek fiksēts, kas ir tā turētājs, kāds pierādījums tam pieder un kāda kontrole to pārrauga, lai vadība varētu pierādīt, ka tā ir kontrolē (in control), nevis vienīgi to pieņemt.
Kas vēlas noskaidrot, cik lielu daļu no darba, kas saistīts ar šo fiksēšanu un dokumentēšanu, var veikt ar AI, to var izrēķināt ar FTE TO AI darba apjoma skaneri (werkscan). Tas izrēķina katram uzdevumam, kāda darba daļa ir pārņemama ar AI, un tādējādi sniedz konkrētu priekšstatu par to, kur laiku var ietaupīt konstatēšanas, fiksēšanas un aktualizēšanas procesā.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.