Et selskab har en selskabsform, og den selskabsform er ikke bare en regel i vedtægterne. Den er en af de faktorer, der er med til at bestemme, hvilke forpligtelser en virksomhed er underlagt. Den, der har en børsnotering, er underlagt reglerne på en anden måde end den, der ikke har det. Den, der er et aktieselskab, behandles anderledes end den, der er et anpartsselskab, en kooperativ virksomhed eller en fond. Og inden for en gruppe kan moderselskabets selskabsform betyde noget andet end dattervirksomhedens.
Det gør selskabsformen til en af de byggesten, som en forpligtelse fastlægges med, sammen med blandt andet den sektor, virksomheden er aktiv i, og virksomhedens størrelse. Ingen af disse faktorer står alene. De virker sammen, og kombinationen afgør det endelige svar på spørgsmålet om, hvorvidt og hvordan en forpligtelse gælder.
En ændring af selskabsform er ikke kun en juridisk eller skattemæssig beslutning. Den kan også ændre eksponeringen for forpligtelser. En omdannelse fra anpartsselskab til aktieselskab, en børsnotering, en fusion, hvor der opstår en anden selskabsform, eller det at lægge aktiviteter ind i en fond eller en kooperativ virksomhed: hver af disse skridt kan åbne spørgsmålet på ny om, hvilke regler der gælder.
Det betyder ikke, at hver ændring fører til en anden forpligtelse. Det betyder derimod, at spørgsmålet skal stilles på ny efter hver ændring, i stedet for at man går ud fra, at det tidligere resultat stadig er korrekt. En bestyrelse, der for tre år siden fastslog, at en bestemt regel ikke gjaldt, kan ikke uden en fornyet vurdering gå ud fra, at det stadig er tilfældet, hvis selskabsformen i mellemtiden er ændret.
Den samme europæiske regel udmønter sig forskelligt fra land til land, og selskabsformen er netop det punkt, hvor denne forskel ofte opstår. En medlemsstat kan ved gennemførelsen af et europæisk direktiv indføre specifikke bestemmelser for bestemte selskabsformer, eller gøre en undtagelse, som ikke findes i et andet land. Den, der kun ser på den europæiske tekst og springer den nationale gennemførelse over, risikerer at gå glip af en forpligtelse, der er specifikt knyttet til selskabsformen i det pågældende land.
Dette er en af grundene til, at et enkelt kig på en europæisk forordning ikke er nok. Spørgsmålet er ikke kun, hvilken regel der findes på europæisk niveau, men også hvordan denne regel er omsat til national lovgivning i det land, hvor den juridiske enhed er hjemmehørende, og om der her sondres efter selskabsform.
Selskabsformen er medbestemmende, ikke ensbestemmende. Den virker sammen med spørgsmålet om hvordan De fastlægger de lande, hvor De er aktiv, så det holder efterfølgende, med hvordan Deres sektor er medbestemmende for, hvilke ESG-regler der gælder, og med hvordan Deres størrelse er medbestemmende for, hvilke ESG-regler der gælder. En lille kooperativ virksomhed i ét land står over for et andet spørgsmål end et aktieselskab med dattervirksomheder i flere medlemsstater, selv om selve spørgsmålet om selskabsform er stillet på samme måde.
Derfor er det ikke nok at notere selskabsformen som et isoleret faktum. Den skal fastlægges i kombination med de andre faktorer, på en måde der er reproducerbar: hvem har fastslået dette, på grundlag af hvilken kilde, og hvornår er det senest kontrolleret.
At fastlægge en selskabsform, så det holder efterfølgende, betyder, at fastlæggelsen kan spores. Ikke kun hvad selskabsformen er, men også hvornår det er fastslået, på grundlag af hvilket dokument, og hvem der er ansvarlig for det. Det hænger sammen med det bredere spørgsmål om hvad der tæller som bevis for en forpligtelse: en antagelse uden en kilde er ikke bevis, heller ikke hvis antagelsen tilfældigvis viser sig at være rigtig.
I praksis ender denne dokumentation ofte spredt over flere afdelinger. Den juridiske afdeling kender den vedtægtsbestemte selskabsform, selskabets sekretær kender datoen for den seneste vedtægtsændring, og compliance-funktionen kender konsekvenserne heraf for forpligtelserne. Når denne viden ikke samles, opstår risikoen for, at bevis spredes ud over dokumenter og personer, uden at nogen har overblikket. Ved en kontrol eller revision er netop dette overblik det, der bliver bedt om.
Compliance Check samler disse faktorer: selskabsform, land, sektor og størrelse, og omsætter kombinationen til de forpligtelser, der følger af den. For hver forpligtelse fastlægges det, hvem der er ejer, hvilket bevis der hører til, og hvilken kontrol der holder øje med det, så en bestyrelse kan påvise, at den har kontrol, ikke blot gå ud fra det.
Den, der spekulerer på, hvor meget af det arbejde, der er nødvendigt omkring denne fastlæggelse og dokumentation, der kan gøres med AI, kan få det beregnet med arbejdsscanneren fra FTE TO AI. Den beregner for hver opgave, hvilken del af arbejdet der kan overtages af AI, og giver dermed et konkret billede af, hvor der er tid at vinde i processen med at fastslå, dokumentere og holde ajour.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.