O întreprindere are o formă juridică, iar acea formă juridică nu este pur și simplu o regulă din statut. Este unul dintre factorii care determină, printre altele, sub ce obligații se află o întreprindere. Cine are o cotare la bursă intră sub incidența regulilor altfel decât cine nu are. Cine este o societate pe acțiuni este tratat altfel decât cine este o societate cu răspundere limitată, o cooperativă sau o fundație. Și în cadrul unui grup, forma juridică a societății-mamă poate însemna altceva decât cea a unei filiale.
Aceasta face ca forma juridică să fie una dintre componentele cu care se determină o obligație, alături de, printre altele, sectorul în care este activă întreprinderea și dimensiunea acesteia. Niciunul dintre acești factori nu stă de sine stătător. Ei acționează împreună, iar combinația determină răspunsul final la întrebarea dacă, și cum, se aplică o obligație.
O modificare a formei juridice nu este doar o decizie juridică sau fiscală. Ea poate, de asemenea, să modifice expunerea la obligații. O transformare din societate cu răspundere limitată în societate pe acțiuni, o listare la bursă, o fuziune în urma căreia rezultă o altă formă juridică, sau plasarea activităților într-o fundație sau cooperativă: fiecare dintre aceste pași poate readuce în discuție întrebarea care reguli se aplică.
Aceasta nu înseamnă că fiecare modificare duce la o altă obligație. Înseamnă, însă, că întrebarea trebuie pusă din nou după fiecare modificare, în loc ca rezultatul anterior să fie considerat în continuare valabil. Un consiliu de administrație care a constatat acum trei ani că o anumită regulă nu se aplica, nu poate presupune, fără o reevaluare, că acest lucru este încă valabil în prezent, dacă forma juridică s-a schimbat între timp.
Aceeași regulă europeană se aplică diferit de la o țară la alta, iar forma juridică este exact punctul în care apare frecvent această diferență. Un stat membru poate include, la transpunerea unei directive europene, dispoziții specifice pentru anumite forme juridice, sau poate face o excepție care nu există într-o altă țară. Cine se uită doar la textul european și trece cu vederea transpunerea națională riscă să rateze o obligație legată specific de forma juridică din acea țară.
Aceasta este unul dintre motivele pentru care o simplă privire asupra unui regulament european nu este suficientă. Întrebarea nu este doar ce regulă există la nivel european, ci și cum a fost tradusă acea regulă în legislația națională a țării în care este stabilită persoana juridică, și dacă se face în acest sens o distincție în funcție de forma juridică.
Forma juridică determină, printre altele, nu exclusiv. Ea acționează împreună cu întrebarea cum consemnați țările în care sunteți activ astfel încât să corespundă ulterior, cu cum sectorul dvs. contribuie la determinarea regulilor ESG aplicabile și cu cum dimensiunea dvs. contribuie la determinarea regulilor ESG aplicabile. O cooperativă mică dintr-o singură țară se confruntă cu o întrebare diferită față de o societate pe acțiuni cu filiale în mai multe state membre, chiar dacă întrebarea privind forma juridică în sine este formulată în mod comparabil.
De aceea, nu este suficient să se noteze forma juridică ca un fapt izolat. Ea trebuie consemnată în combinație cu ceilalți factori, într-un mod repetabil: cine a constatat acest lucru, pe baza cărei surse, și când a fost verificat ultima dată.
Consemnarea formei juridice astfel încât să corespundă ulterior înseamnă că constatarea este trasabilă. Nu doar care este forma juridică, ci și când a fost constatată, pe baza cărui document, și cine este responsabil pentru aceasta. Aceasta se leagă de întrebarea mai amplă ce contează ca dovadă în cazul unei obligații: o presupunere fără o sursă nu este o dovadă, nici chiar atunci când presupunerea se dovedește întâmplător corectă.
În practică, această consemnare este adesea dispersată în mai multe departamente. Departamentul juridic cunoaște forma juridică statutară, secretarul societății cunoaște data ultimei modificări a statutului, iar funcția de conformitate cunoaște consecințele acesteia asupra obligațiilor. Atunci când aceste cunoștințe nu sunt reunite, apare riscul ca dovezile să se disperseze în documente și persoane diferite, fără ca nimeni să aibă o privire de ansamblu. La un control sau audit, exact această privire de ansamblu este cea care se solicită.
Compliance Check reunește acești factori: forma juridică, țara, sectorul și dimensiunea, și traduce combinația în obligațiile care rezultă din aceasta. Pentru fiecare obligație se consemnează cine este proprietarul, ce dovadă îi corespunde și ce control o supraveghează, astfel încât un consiliu de administrație să poată demonstra că deține controlul, nu doar să presupună că este așa.
Cine se întreabă cât de mult din munca legată de această consemnare și documentare poate fi realizată cu ajutorul AI, poate calcula acest lucru cu ajutorul werkscan-ului FTE TO AI. Acesta calculează, pentru fiecare sarcină, ce parte din muncă poate fi preluată de AI, oferind astfel o imagine concretă a locurilor unde se poate câștiga timp în cadrul procesului de constatare, consemnare și actualizare.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.