Как да установите вашата правна форма, така че по-късно да е коректно

Всяко предприятие има правна форма, и тази правна форма не е просто правило в устава. Тя е един от факторите, които отчасти определят под какви задължения попада предприятието. Кой има борсова листинг, попада различно под правилата от кой не я има. Кой е акционерно дружество, се третира различно от кой е дружество с ограничена отговорност, кооперация или фондация. И в рамките на група правната форма на майката може да означава нещо различно от тази на дъщерно дружество.

Това прави правната форма един от градивните елементи, с които се определя задължение, наред с, наред с други неща, сектора в който работи предприятието и размера на предприятието. Никой от тези фактори не стои сам по себе си. Те действат заедно, и комбинацията определя крайния отговор на въпроса дали, и как, се прилага задължение.

Какво се променя, когато правната форма се промени

Измяна на правната форма не е само юридическо или данъчно решение. Тя може също да измести експозицията към задължения. Преобразуване от дружество с ограничена отговорност в акционерно дружество, борсово листване, сливане при което възниква друга правна форма, или прехвърляне на дейности във фондация или кооперация: всяка от тези стъпки може отново да отвори въпроса кои правила се прилагат.

Това не означава, че всяка промяна води до различно задължение. Означава обаче, че въпросът трябва да се постави отново след всяка промяна, вместо предишният резултат да се приема като все още валиден. Управителен съвет, който преди три години е установил, че определено правило не се прилага, не може без преоценка да приема, че това все още е така, ако правната форма междувременно се е променила.

Къде националното препокриване прави разликата

Едно и същo европейско правило се прилага различно в различните държави, и правната форма е точно точката, където тази разлика често възниква. Държава-членка може при транспониране на европейска директива да включи специфични разпоредби за определени правни форми, или да направи изключение, което не съществува в друга държава. Кой гледа само европейския текст и прескача националното транспониране, поема риска да пропусне задължение, което е специфично свързано с правната форма в тази държава.

Това е една от причините, поради които само поглед към европейски регламент не е достатъчен. Въпросът не е само какво правило съществува на европейско ниво, но и как това правило в държавата, в която е установено юридическото лице, е транспонирано в национално законодателство, и дали при това се прави разграничение по правна форма.

Правната форма никога не е единственият фактор

Правната форма определя отчасти, не единствено. Тя действа заедно с въпроса как установявате държавите, в които сте активни, така че по-късно да е коректно, с как вашият сектор отчасти определя кои ESG-правила се прилагат, и с как вашият размер отчасти определя кои ESG-правила се прилагат. Малка кооперация в една държава е изправена пред различен въпрос от акционерно дружество с дъщерни дружества в няколко държави-членки, дори ако въпросът за правната форма сам по себе си е поставен сравнимо.

Затова не е достатъчно да се отбележи правната форма като изолиран факт. Тя трябва да се документира в комбинация с другите фактори, по начин който е повторим: кой е установил това, на базата на какъв източник, и кога е било проверено за последно.

Документирането е повече от записване

Установяването на правна форма, така че по-късно да е коректно, означава че определянето е проследимо. Не само какво е правната форма, но и кога е установена, на базата на какъв документ, и кой носи отговорност за това. Това се свързва с по-широкия въпрос какво се брои за доказателство при задължение: предположение без източник не е доказателство, дори ако предположението случайно се окаже правилно.

На практика, това документиране често се разпределя между няколко отдела. Правният отдел познава уставната правна форма, секретарят на дружеството познава датата на последната промяна в устава, а функцията по съответствие познава последствията от това за задълженията. Когато това знание не се събира заедно, възниква риск доказателството да се разпилее между документи и лица, без някой да има общ преглед. При проверка или одит точно този общ преглед е това, което се изисква.

От установяване към доказателство

ComplianceScan обединява тези фактори: правна форма, държава, сектор и размер, и превежда комбинацията в задълженията, които произтичат от нея. За всяко задължение се документира кой е собственик, какво доказателство се изисква и какъв контрол следи за това, така че управителният съвет да може да докаже, че е в контрол, не само да предполага, че е.