Une entreprise a une forme juridique, et cette forme juridique n'est pas simplement une mention dans les statuts. Elle est un des facteurs qui déterminent en partie sous quelles obligations une entreprise tombe. Qui a une cotation en bourse relève différemment des règles que qui n'en a pas. Qui est une société anonyme est traité différemment que qui est une société à responsabilité limitée, une coopérative ou une fondation. Et au sein d'un groupe, la forme juridique de la société mère peut signifier autre chose que celle d'une filiale.
Cela fait de la forme juridique un des éléments constitutifs avec lesquels une obligation est déterminée, à côté notamment du secteur dans lequel l'entreprise est active et de la taille de l'entreprise. Aucun de ces facteurs n'existe isolément. Ils agissent ensemble, et la combinaison détermine la réponse finale à la question de savoir si, et comment, une obligation s'applique.
Un changement de forme juridique n'est pas seulement une décision juridique ou fiscale. Il peut également déplacer l'exposition aux obligations. Une transformation de société à responsabilité limitée en société anonyme, une introduction en bourse, une fusion donnant naissance à une autre forme juridique, ou le regroupement d'activités dans une fondation ou une coopérative : chacune de ces étapes peut rouvrir la question de savoir quelles règles s'appliquent.
Cela ne signifie pas que chaque changement conduit à une obligation différente. Cela signifie bien que la question doit être posée à nouveau après chaque changement, plutôt que de considérer que le résultat antérieur reste valable. Un conseil d'administration qui a constaté il y a trois ans qu'une certaine règle ne s'appliquait pas ne peut pas supposer sans réévaluation que c'est toujours le cas aujourd'hui, si la forme juridique a changé dans l'intervalle.
Une même règle européenne se traduit différemment selon les pays, et la forme juridique est précisément le point où cette différence apparaît souvent. Un État membre peut, lors de la transposition d'une directive européenne, inclure des dispositions spécifiques pour certaines formes juridiques, ou prévoir une exception qui n'existe pas dans un autre pays. Qui se contente de regarder le texte européen et néglige la transposition nationale risque de passer à côté d'une obligation spécifiquement liée à la forme juridique dans ce pays.
C'est une des raisons pour lesquelles un simple regard sur un règlement européen ne suffit pas. La question n'est pas seulement de savoir quelle règle existe au niveau européen, mais aussi comment cette règle a été traduite dans la législation nationale du pays où la personne morale est établie, et si une distinction est faite selon la forme juridique.
La forme juridique détermine en partie, pas seule. Elle agit en combinaison avec la question comment consigner les pays dans lesquels vous êtes actif pour que cela reste exact par la suite, avec comment votre secteur contribue à déterminer quelles règles ESG s'appliquent, et avec comment votre taille contribue à déterminer quelles règles ESG s'appliquent. Une petite coopérative dans un seul pays se trouve devant une question différente d'une société anonyme avec des filiales dans plusieurs États membres, même si la question de la forme juridique en elle-même est posée de manière comparable.
C'est pourquoi il ne suffit pas de noter la forme juridique comme un fait isolé. Elle doit être consignée en combinaison avec les autres facteurs, d'une manière reproductible : qui a établi cela, sur la base de quelle source, et quand cela a été vérifié pour la dernière fois.
Consigner une forme juridique pour que cela reste exact par la suite signifie que la constatation est traçable. Non seulement quelle est la forme juridique, mais aussi quand cela a été établi, sur la base de quel document, et qui en est responsable. Cela rejoint la question plus large de ce qui compte comme preuve pour une obligation : une supposition sans source n'est pas une preuve, même si la supposition se révèle exacte par hasard.
En pratique, cette consignation se retrouve souvent dispersée entre plusieurs départements. Le département juridique connaît la forme juridique statutaire, le secrétaire de la société connaît la date de la dernière modification des statuts, et la fonction conformité en connaît les conséquences pour les obligations. Lorsque ces connaissances ne se rejoignent pas, le risque apparaît que la preuve se disperse entre documents et personnes, sans que personne n'ait la vue d'ensemble. Lors d'un contrôle ou d'un audit, c'est précisément cette vue d'ensemble qui est demandée.
Le Compliance Check réunit ces facteurs : forme juridique, pays, secteur et taille, et traduit la combinaison en obligations qui en découlent. Pour chaque obligation, il est consigné qui en est propriétaire, quelle preuve s'y rattache et quel contrôle y veille, afin qu'un conseil d'administration puisse démontrer qu'il maîtrise la situation, et non simplement le supposer.
Qui se demande quelle part du travail lié à cette consignation et à cette documentation peut être réalisée avec l'IA peut le faire calculer avec le scan de travail de FTE TO AI. Celui-ci calcule, par tâche, quelle part du travail peut être reprise par l'IA, et donne ainsi une image concrète des endroits où du temps peut être gagné dans le processus de constatation, de consignation et de mise à jour.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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