Kako utvrditi svoj pravni oblik tako da to naknadno bude ispravno

Poduzeće ima pravni oblik, i taj pravni oblik nije samo tako neka odredba u statutu. On je jedan od faktora koji zajedno određuju kojim obvezama je poduzeće podložno. Onaj koji ima burzovnu kotaciju, podliježe pravilima drukčije nego onaj koji to nema. Onaj koji je dioničko društvo, tretira se drukčije nego onaj koji je društvo s ograničenom odgovornošću, zadruga ili zaklada/fondacija. A unutar grupe, pravni oblik matičnog društva može značiti nešto drugo nego pravni oblik kćeri.

To pravni oblik čini jednim od gradivnih elemenata kojima se određuje obveza, uz, među ostalim, sektor u kojem poduzeće djeluje i veličinu poduzeća. Nijedan od tih faktora ne stoji sam za sebe. Oni djeluju zajedno, i kombinacija određuje konačni odgovor na pitanje da li, i kako, obveza vrijedi.

Što se mijenja kada se pravni oblik promijeni

Promjena pravnog oblika nije samo pravna ili fiskalna odluka. Ona može također promijeniti izloženost obvezama. Pretvorba iz društva s ograničenom odgovornošću u dioničko društvo, izlazak na burzu, spajanje pri kojem nastaje drugi pravni oblik, ili smještanje aktivnosti u zakladu ili zadrugu: svaki od tih koraka može ponovno otvoriti pitanje koja pravila se primjenjuju.

To ne znači da svaka promjena dovodi do drukčije obveze. To znači da se pitanje nakon svake promjene mora ponovno postaviti, umjesto da se ranija ishod prihvati kao još uvijek ispravan. Uprava koja je prije tri godine utvrdila da određeno pravilo ne vrijedi, ne može bez ponovne procjene pretpostaviti da je to još uvijek tako, ako se pravni oblik u tom razdoblju promijenio.

Gdje nacionalna razina pravi razliku

Isto europsko pravilo se u svakoj zemlji drukčije primjenjuje, i pravni oblik je upravo točka na kojoj ta razlika često nastaje. Država članica može pri transponiranju europske direktive uvesti specifične odredbe za određene pravne oblike, ili napraviti iznimku koja u drugoj zemlji ne postoji. Onaj koji gleda samo europski tekst i preskoči nacionalnu transpoziciju, riskira propustiti obvezu koja je specifično vezana za pravni oblik u toj zemlji.

Ovo je jedan od razloga zašto pogled samo na europsku uredbu nije dovoljan. Pitanje nije samo koje pravilo postoji na europskoj razini, nego i kako je to pravilo u zemlji u kojoj je pravna osoba sa sjedištem, prevedeno u nacionalno zakonodavstvo, i pravi li se pri tome razlika prema pravnom obliku.

Pravni oblik nikada nije jedini faktor

Pravni oblik djelomično određuje, ne isključivo. On djeluje zajedno s pitanjem kako utvrditi zemlje u kojima djelujete tako da to naknadno bude ispravno, s kako vaš sektor djelomično određuje koja ESG-pravila vrijede, i s kako vaša veličina djelomično određuje koja ESG-pravila vrijede. Mala zadruga u jednoj zemlji suočava se s drukčijim pitanjem nego dioničko društvo s kćerima u više država članica, iako je pitanje o pravnom obliku samo po sebi postavljeno na sličan način.

Zato nije dovoljno zabilježiti pravni oblik kao izolovanu činjenicu. On se mora utvrditi u kombinaciji s drugim faktorima, na način koji je ponovljiv: tko je to utvrdio, na temelju kojeg izvora, i kada je zadnji put provjereno.

Utvrđivanje je više od bilježenja

Utvrditi pravni oblik tako da to naknadno bude ispravno, znači da je utvrđenje sljedivo. Ne samo koji je pravni oblik, nego i kada je to utvrđeno, na temelju kojeg dokumenta, i tko je za to odgovoran. To se povezuje sa širim pitanjem što se smatra dokazom kod neke obveze: pretpostavka bez izvora nije dokaz, ni onda kada se pretpostavka slučajno pokaže ispravnom.

U praksi to utvrđivanje često biva raspršeno po više odjela. Pravni odjel poznaje statutarni pravni oblik, tajnik društva poznaje datum posljednje izmjene statuta, a funkcija usklađenosti (compliance) poznaje posljedice toga za obveze. Kada se to znanje ne spoji, nastaje rizik da dokaz postane raspršen po dokumentima i osobama, bez da bilo tko ima pregled. Kod nadzora ili revizije, upravo je taj pregled ono što se traži.

Od utvrđenja do dokaza

Compliance Check spaja ove faktore: pravni oblik, zemlju, sektor i veličinu, i pretvara tu kombinaciju u obveze koje iz njih slijede. Za svaku obvezu se utvrđuje tko je vlasnik, koji dokaz uz to ide i koja kontrola nad time nadzire, tako da uprava može dokazati da je pod kontrolom, a ne samo pretpostaviti da je to slučaj.