Egy vállalatnak van jogi formája, és ez a jogi forma nem csupán egy sor az alapszabályban. Egyike azoknak a tényezőknek, amelyek együttesen meghatározzák, hogy a vállalkozás mely kötelezettségek alá esik. Aki tőzsdén jegyzett, másképp esik a szabályok alá, mint aki nem. Aki részvénytársaság, másképp kezelik, mint aki korlátolt felelősségű társaság, szövetkezet vagy alapítvány. És egy csoporton belül az anyavállalat jogi formája mást jelenthet, mint egy leányvállalaté.
Ez teszi a jogi formát egyik építőkővé, amellyel egy kötelezettséget meghatároznak, egyebek mellett az ágazat mellett, amelyben a vállalat működik, és a vállalkozás méretével együtt. Ezek közül a tényezők közül semelyik sem áll önmagában. Együtt hatnak, és a kombináció határozza meg a végső választ arra a kérdésre, hogy egy kötelezettség érvényes-e, és ha igen, hogyan.
A jogi forma megváltoztatása nem csak jogi vagy adózási döntés. A kötelezettségeknek való kitettséget is elmozdíthatja. Egy korlátolt felelősségű társaságból részvénytársasággá történő átalakulás, egy tőzsdei bevezetés, egy egyesülés, amelynek eredményeként másik jogi forma keletkezik, vagy a tevékenységek alapítványba vagy szövetkezetbe helyezése: mindegyik ilyen lépés újra megnyithatja a kérdést, hogy mely szabályok alkalmazandók.
Ez nem jelenti azt, hogy minden változás más kötelezettséghez vezet. Azt viszont jelenti, hogy a kérdést minden változás után újra fel kell tenni, helyette hogy a korábbi eredményt továbbra is helyesnek vennénk. Egy vezetőség, amely három évvel ezelőtt megállapította, hogy egy adott szabály nem érvényes, nem feltételezheti újbóli felmérés nélkül, hogy ez most is még mindig így van, ha a jogi forma azóta megváltozott.
Ugyanaz az európai szabály országonként másképp alakul, és a jogi forma pontosan az a pont, ahol ez a különbség gyakran keletkezik. Egy tagállam egy európai irányelv átvételekor sajátos rendelkezéseket vehet fel bizonyos jogi formákra, vagy kivételt tehet, amely egy másik országban nem létezik. Aki csak az európai szöveget nézi, és kihagyja a nemzeti átvételt, kockáztatja, hogy elmulaszt egy kötelezettséget, amely kifejezetten az adott országban meglévő jogi formához kapcsolódik.
Ez egyike azoknak az okoknak, amiért egyetlen pillantás egy európai rendeletre nem elegendő. A kérdés nem csak az, hogy mely szabály létezik európai szinten, hanem az is, hogy azt a szabályt abban az országban, ahol a jogi személy székhelye van, hogyan fordították át nemzeti jogszabályba, és hogy ennek során tesznek-e különbséget a jogi forma szerint.
A jogi forma is meghatározza, nem kizárólagosan. Együtt hat azzal a kérdéssel, hogyan rögzíti azokat az országokat, amelyekben tevékeny, úgy hogy az utólag is helyes legyen, azzal, hogyan határozza meg az ágazata, mely ESG-szabályok érvényesek, és azzal, hogyan határozza meg a mérete, mely ESG-szabályok érvényesek. Egy kis szövetkezet egyetlen országban más kérdés előtt áll, mint egy részvénytársaság, amelynek több tagállamban vannak leányvállalatai, még ha a jogi forma kérdése önmagában hasonlóan is van feltéve.
Ezért nem elegendő a jogi formát önálló tényként rögzíteni. A többi tényezővel kombinálva kell rögzíteni, olyan módon, amely megismételhető: ki állapította ezt meg, milyen forrás alapján, és mikor ellenőrizték utoljára.
A jogi forma olyan módon rögzítése, hogy az utólag is helyes legyen, azt jelenti, hogy a megállapítás visszakövethető. Nem csak azt, mi a jogi forma, hanem azt is, mikor állapították meg, milyen dokumentum alapján, és ki felel érte. Ez kapcsolódik a szélesebb kérdéshez, mi számít bizonyítéknak egy kötelezettségnél: egy forrás nélküli feltételezés nem bizonyíték, még akkor sem, ha a feltételezés véletlenül helyesnek bizonyul.
A gyakorlatban ez a rögzítés gyakran több osztály között szóródik szét. A jogi osztály ismeri az alapszabály szerinti jogi formát, a társaság titkára ismeri az utolsó alapszabály-módosítás dátumát, és a compliance-funkció ismeri ennek következményeit a kötelezettségekre nézve. Amikor ez a tudás nem áll össze, fennáll a kockázat, hogy a bizonyíték szétszóródik dokumentumok és személyek között, anélkül hogy bárkinek is lenne áttekintése. Egy ellenőrzés vagy audit során pontosan ezt az áttekintést kérik.
A Compliance Check összegyűjti ezeket a tényezőket: jogi forma, ország, ágazat és méret, és a kombinációt lefordítja az abból következő kötelezettségekre. Kötelezettségenként rögzítik, ki a tulajdonos, milyen bizonyíték tartozik hozzá, és milyen kontroll ügyel rá, így a vezetőség igazolni tudja, hogy irányítja a helyzetet, nem csak feltételezi, hogy irányítja.
Aki azon gondolkodik, mennyi az e rögzítéssel és dokumentációval kapcsolatos munkából AI-val elvégezhető, ezt kiszámíthatja az FTE TO AI munkaszkenerével. Az feladatonként kiszámítja, mely rész vehető át AI által, és ezzel konkrét képet ad arról, hol nyerhető idő a megállapítás, rögzítés és aktualizálás folyamatában.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.