Una empresa tiene una forma jurídica, y esa forma jurídica no es simplemente una cláusula en los estatutos. Es uno de los factores que determinan en parte a qué obligaciones está sujeta una empresa. Quien tiene una cotización en bolsa, está sujeto a las normas de forma distinta que quien no la tiene. Quien es una sociedad anónima recibe un trato distinto que quien es una sociedad de responsabilidad limitada, una cooperativa o una fundación. Y dentro de un grupo, la forma jurídica de la matriz puede significar algo distinto que la de una filial.
Eso convierte la forma jurídica en uno de los elementos con los que se determina una obligación, junto con, entre otros, el sector en el que opera la empresa y el tamaño de la empresa. Ninguno de estos factores existe por sí solo. Actúan en conjunto, y la combinación determina la respuesta final a la pregunta de si, y cómo, se aplica una obligación.
Un cambio de forma jurídica no es solo una decisión jurídica o fiscal. También puede desplazar la exposición a obligaciones. Una conversión de sociedad de responsabilidad limitada a sociedad anónima, una salida a bolsa, una fusión que da lugar a una forma jurídica distinta, o la incorporación de actividades a una fundación o cooperativa: cada uno de estos pasos puede reabrir la pregunta de qué normas son aplicables.
Eso no significa que cada cambio dé lugar a una obligación distinta. Sí significa que la pregunta debe plantearse de nuevo después de cada cambio, en lugar de asumir que el resultado anterior sigue siendo correcto. Un consejo de administración que hace tres años determinó que una norma determinada no era aplicable, no puede asumir sin una nueva evaluación que esto sigue siendo así ahora, si la forma jurídica ha cambiado entretanto.
La misma norma europea se aplica de forma distinta en cada país, y la forma jurídica es precisamente el punto en el que a menudo surge esa diferencia. Un Estado miembro puede incluir disposiciones específicas para determinadas formas jurídicas al transponer una directiva europea, o establecer una excepción que no existe en otro país. Quien solo mira el texto europeo y se salta la transposición nacional, corre el riesgo de pasar por alto una obligación vinculada específicamente a la forma jurídica en ese país.
Esta es una de las razones por las que una simple mirada a un reglamento europeo no es suficiente. La pregunta no es solo qué norma existe a nivel europeo, sino también cómo se ha traducido esa norma a la legislación nacional en el país donde está establecida la persona jurídica, y si allí se hace una distinción según la forma jurídica.
La forma jurídica determina en parte, no de forma exclusiva. Actúa junto con la pregunta de cómo registra los países en los que opera para que más adelante sea correcto, con cómo su sector determina en parte qué normas ESG aplican, y con cómo su tamaño determina en parte qué normas ESG aplican. Una pequeña cooperativa en un solo país se enfrenta a una pregunta distinta que una sociedad anónima con filiales en varios Estados miembros, aunque la pregunta sobre la forma jurídica en sí se plantee de forma comparable.
Por eso no basta con anotar la forma jurídica como un dato aislado. Debe registrarse en combinación con los demás factores, de una manera repetible: quién lo determinó, sobre la base de qué fuente, y cuándo se verificó por última vez.
Registrar una forma jurídica de manera que más adelante sea correcta significa que la determinación es trazable. No solo cuál es la forma jurídica, sino también cuándo se determinó, sobre la base de qué documento, y quién es responsable de ello. Esto se relaciona con la pregunta más amplia de qué cuenta como prueba ante una obligación: una suposición sin fuente no es una prueba, ni siquiera cuando la suposición resulta ser correcta por casualidad.
En la práctica, ese registro suele quedar repartido entre varios departamentos. El departamento jurídico conoce la forma jurídica estatutaria, el secretario de la sociedad conoce la fecha de la última modificación de los estatutos, y la función de cumplimiento conoce las consecuencias de ello para las obligaciones. Cuando ese conocimiento no se reúne, surge el riesgo de que la prueba quede dispersa entre documentos y personas, sin que nadie tenga la visión de conjunto. En una inspección o auditoría, esa visión de conjunto es precisamente lo que se solicita.
El Compliance Check reúne estos factores: forma jurídica, país, sector y tamaño, y traduce la combinación en las obligaciones que de ella se derivan. Por cada obligación se registra quién es el responsable, qué prueba corresponde y qué control lo supervisa, de modo que un consejo de administración pueda demostrar que tiene el control, y no solo asumirlo.
Quien se pregunte cuánto del trabajo relacionado con este registro y documentación se puede hacer con IA, puede calcularlo con el escáner de trabajo de FTE TO AI. Este calcula, por tarea, qué parte del trabajo se puede transferir a la IA, y ofrece así una imagen concreta de dónde se puede ganar tiempo dentro del proceso de determinar, registrar y mantener actualizado.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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