Yrityksellä on yhtiömuoto, ja se yhtiömuoto ei ole vain jokin kohta yhtiöjärjestyksessä. Se on yksi niistä tekijöistä, jotka osaltaan määrittävät, mitkä velvoitteet yritykseen sovelletaan. Pörssiin listattuun yritykseen sovelletaan sääntöjä eri tavalla kuin listaamattomaan. Osakeyhtiötä kohdellaan eri tavalla kuin yksityistä osakeyhtiötä, osuuskuntaa tai säätiötä. Ja konsernin sisällä emoyhtiön yhtiömuoto voi merkitä eri asiaa kuin tytäryhtiön.
Se tekee yhtiömuodosta yhden rakennuspalikan, jonka avulla velvoite määritetään, muun muassa toimialan ja yrityksen koon rinnalla. Yksikään näistä tekijöistä ei ole itsenäinen. Ne vaikuttavat yhdessä, ja yhdistelmä ratkaisee, sovelletaanko velvoitetta ja millä tavalla.
Yhtiömuodon muutos ei ole vain juridinen tai verotuksellinen päätös. Se voi myös siirtää altistumista velvoitteille. Muuttuminen yksityisestä osakeyhtiöstä julkiseksi osakeyhtiöksi, listautuminen pörssiin, fuusio, joka synnyttää toisen yhtiömuodon, tai toiminnan siirtäminen säätiöön tai osuuskuntaan: mikä tahansa näistä vaiheista voi avata uudelleen kysymyksen siitä, mitä sääntöjä sovelletaan.
Tämä ei tarkoita, että jokainen muutos johtaisi eri velvoitteeseen. Se tarkoittaa, että kysymys on esitettävä uudelleen jokaisen muutoksen jälkeen, sen sijaan että aiempi johtopäätös oletetaan edelleen paikkansapitäväksi. Hallitus, joka kolme vuotta sitten totesi, että jokin sääntö ei koskenut yritystä, ei voi ilman uudelleenarviointia olettaa, että tilanne on edelleen sama, jos yhtiömuoto on sillä välin muuttunut.
Sama eurooppalainen sääntö toteutuu maittain eri tavalla, ja yhtiömuoto on juuri se kohta, jossa tämä ero usein syntyy. Jäsenvaltio voi eurooppalaisen direktiivin täytäntöönpanossa sisällyttää erityissäännöksiä tietyille yhtiömuodoille tai tehdä poikkeuksen, jota toisessa maassa ei ole. Se, joka katsoo vain eurooppalaista tekstiä ja jättää kansallisen täytäntöönpanon huomiotta, ottaa riskin jäädä huomaamatta velvoitteen, joka on nimenomaan sidottu kyseisen maan yhtiömuotoon.
Tämä on yksi syy, miksi pelkkä eurooppalaisen asetuksen tarkastelu ei riitä. Kysymys ei ole vain siitä, mikä sääntö on olemassa eurooppalaisella tasolla, vaan myös siitä, miten se sääntö on siinä maassa, johon oikeushenkilö on sijoittautunut, käännetty kansalliseksi lainsäädännöksi, ja tehdäänkö siinä yhteydessä eroa yhtiömuodon mukaan.
Yhtiömuoto vaikuttaa osaltaan, ei yksinään. Se toimii yhdessä kysymyksen kanssa miten kirjaatte maat, joissa toimitte, niin, että se pitää paikkansa myöhemminkin, kysymyksen kanssa miten toimialanne vaikuttaa siihen, mitä ESG-sääntöjä sovelletaan ja kysymyksen kanssa miten kokonne vaikuttaa siihen, mitä ESG-sääntöjä sovelletaan. Pieni osuuskunta yhdessä maassa kohtaa erilaisen kysymyksen kuin osakeyhtiö, jolla on tyttäriä useassa jäsenvaltiossa, vaikka itse yhtiömuoto-kysymys esitettäisiinkin vastaavalla tavalla.
Sen vuoksi ei riitä, että yhtiömuoto merkitään irrallisena tietona. Se on kirjattava yhdessä muiden tekijöiden kanssa, tavalla joka on toistettavissa: kuka on todennut asian, minkä lähteen perusteella, ja milloin se on viimeksi tarkistettu.
Yhtiömuodon kirjaaminen niin, että se pitää paikkansa myöhemminkin, tarkoittaa, että toteamus on jäljitettävissä. Ei vain sitä, mikä yhtiömuoto on, vaan myös milloin se on todettu, minkä asiakirjan perusteella, ja kuka siitä vastaa. Tämä liittyy laajempaan kysymykseen mikä lasketaan näytöksi velvoitteen kohdalla: oletus, jolla ei ole lähdettä, ei ole näyttö, ei myöskään silloin kun oletus osoittautuu sattumalta oikeaksi.
Käytännössä tämä kirjaaminen jää usein hajalleen useille osastoille. Lakiasiainosasto tietää yhtiöjärjestyksen mukaisen yhtiömuodon, yhtiön sekretääri tietää viimeisimmän yhtiöjärjestyksen muutoksen päivämäärän, ja compliance-toiminto tietää sen seuraukset velvoitteiden kannalta. Kun tämä tieto ei kohtaa, syntyy riski, että näyttö hajaantuu asiakirjojen ja henkilöiden kesken, kenenkään hahmottamatta kokonaiskuvaa. Tarkastuksessa tai auditoinnissa juuri se kokonaiskuva on se, mitä pyydetään.
Compliance Check kokoaa nämä tekijät yhteen: yhtiömuodon, maan, toimialan ja koon, ja kääntää yhdistelmän niistä seuraaviksi velvoitteiksi. Jokaisen velvoitteen kohdalla kirjataan, kuka on omistaja, mikä näyttö siihen liittyy ja mikä kontrolli sitä valvoo, jotta hallitus voi osoittaa olevansa hallinnassa asiasta, ei vain olettaa niin olevan.
Se, joka pohtii, kuinka paljon tähän kirjaamiseen ja dokumentointiin liittyvästä työstä voidaan hoitaa AI:lla, voi laskea sen FTE TO AI:n työscanilla. Se laskee tehtävittäin, kuinka suuri osa työstä on siirrettävissä AI:lle, ja antaa siten konkreettisen kuvan siitä, missä kohdin toteamisen, kirjaamisen ja ajan tasalla pitämisen prosessissa on aikaa säästettävissä.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.