Podjetje ima pravno obliko, in ta pravna oblika ni zgolj določba v statutu. Je eden od dejavnikov, ki skupaj določajo, katerim obveznostim je podjetje zavezano. Kdor ima borzno kotacijo, sodi drugače pod pravila kot kdor je nima. Kdor je delniška družba, se obravnava drugače kot kdor je družba z omejeno odgovornostjo, zadruga ali ustanova. In znotraj skupine lahko pravna oblika matične družbe pomeni nekaj drugega kot pravna oblika hčerinske družbe.
To naredi pravno obliko za enega od gradnikov, s katerimi se določa obveznost, poleg med drugim sektorja, v katerem podjetje deluje, in velikosti podjetja. Nobeden od teh dejavnikov ne stoji sam zase. Delujejo skupaj, in kombinacija določa končni odgovor na vprašanje, ali in kako velja obveznost.
Sprememba pravne oblike ni le pravna ali davčna odločitev. Lahko tudi spremeni izpostavljenost obveznostim. Preoblikovanje iz družbe z omejeno odgovornostjo v delniško družbo, uvrstitev na borzo, združitev, pri kateri nastane druga pravna oblika, ali umestitev dejavnosti v ustanovo ali zadrugo: vsak od teh korakov lahko ponovno odpre vprašanje, katera pravila veljajo.
To ne pomeni, da vsaka spremba vodi do drugačne obveznosti. Pomeni pa, da je treba vprašanje po vsaki spremembi ponovno zastaviti, namesto da se predpostavi, da prejšnja ugotovitev še vedno velja. Uprava, ki je pred tremi leti ugotovila, da določeno pravilo ne velja, ne more brez ponovne presoje predpostavljati, da to še vedno drži, če se je pravna oblika medtem spremenila.
Enako evropsko pravilo se v vsaki državi izteče drugače, in pravna oblika je natanko točka, kjer ta razlika pogosto nastane. Država članica lahko pri prenosu evropske direktive vključi posebne določbe za določene pravne oblike ali uvede izjemo, ki v drugi državi ne obstaja. Kdor pogleda le evropsko besedilo in preskoči nacionalni prenos, tvega, da spregleda obveznost, ki je specifično povezana s pravno obliko v tej državi.
To je eden od razlogov, zakaj samo pogled na evropsko uredbo ne zadošča. Vprašanje ni le, katero pravilo obstaja na evropski ravni, ampak tudi, kako je to pravilo v državi, kjer je pravna oseba ustanovljena, prevedeno v nacionalno zakonodajo, in ali se pri tem razlikuje glede na pravno obliko.
Pravna oblika delno določa, ne izključno. Deluje skupaj z vprašanjem kako zabeležite države, v katerih delujete, da bo to pozneje ustrezalo, z kako vaš sektor soodloča, katera ESG-pravila veljajo, in z kako vaša velikost soodloča, katera ESG-pravila veljajo. Majhna zadruga v eni državi se sooča z drugačnim vprašanjem kot delniška družba s hčerinskimi družbami v več državah članicah, čeprav je vprašanje o pravni obliki samo po sebi zastavljeno na primerljiv način.
Zato ni dovolj, da se pravna oblika zapiše kot posamezno dejstvo. Treba jo je zabeležiti v kombinaciji z drugimi dejavniki, na način, ki je ponovljiv: kdo je to ugotovil, na podlagi katerega vira, in kdaj je bilo nazadnje preverjeno.
Zabeležiti pravno obliko tako, da bo pozneje ustrezala, pomeni, da je ugotovitev sledljiva. Ne le kaj je pravna oblika, ampak tudi kdaj je bila ugotovljena, na podlagi katerega dokumenta, in kdo je za to odgovoren. To se navezuje na širše vprašanje kaj šteje kot dokaz pri obveznosti: predpostavka brez vira ni dokaz, tudi če se predpostavka po naključju izkaže za pravilno.
V praksi to zapisovanje pogosto ostane razpršeno med več oddelki. Pravni oddelek pozna statutarno pravno obliko, tajnik družbe pozna datum zadnje spremembe statuta, in funkcija skladnosti pozna posledice tega za obveznosti. Kadar se to znanje ne združi, obstaja tveganje, da dokazi ostanejo razpršeni po dokumentih in osebah, brez da bi imel kdo pregled. Pri nadzoru ali revizijji je natanko ta pregled tisto, kar se zahteva.
Compliance Check združuje te dejavnike: pravno obliko, državo, sektor in velikost, ter prevede kombinacijo v obveznosti, ki iz tega izhajajo. Za vsako obveznost se zabeleži, kdo je lastnik, kateri dokaz spada zraven in katera kontrola nad tem nadzoruje, tako da lahko uprava dokaže, da ima nadzor, ne le da to predpostavlja.
Kdor se sprašuje, koliko dela, potrebnega za to zabeleževanje in dokumentacijo, je mogoče opraviti z AI, lahko to izračuna z delovno analizo (werkscan) podjetja FTE TO AI. Ta za vsako nalogo izračuna, kateri del dela je mogoče prevzeti z AI, in tako ponudi konkretno slko, kje je mogoče prihraniti čas znotraj procesa ugotavljanja, zabeleževanja in vzdrževanja aktualnosti.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.