Een bedrijf heeft een rechtsvorm, en die rechtsvorm is niet zomaar een regel op de statuten. Zij is een van de factoren die mede bepalen onder welke verplichtingen een onderneming valt. Wie een beursnotering heeft, valt anders onder de regels dan wie dat niet heeft. Wie een naamloze vennootschap is, wordt anders behandeld dan wie een besloten vennootschap, een coöperatie of een stichting is. En binnen een groep kan de rechtsvorm van de moeder iets anders betekenen dan die van een dochter.
Dat maakt de rechtsvorm tot een van de bouwstenen waarmee een verplichting wordt bepaald, naast onder meer de sector waarin het bedrijf actief is en de omvang van de onderneming. Geen van deze factoren staat op zichzelf. Ze werken samen, en de combinatie bepaalt het uiteindelijke antwoord op de vraag of, en hoe, een verplichting geldt.
Een wijziging van rechtsvorm is niet alleen een juridische of fiscale beslissing. Zij kan ook de blootstelling aan verplichtingen verschuiven. Een omzetting van besloten naar naamloze vennootschap, een beursgang, een fusie waarbij een andere rechtsvorm ontstaat, of het onderbrengen van activiteiten in een stichting of coöperatie: elk van die stappen kan de vraag opnieuw openen welke regels van toepassing zijn.
Dat betekent niet dat elke wijziging tot een andere verplichting leidt. Het betekent wel dat de vraag na elke wijziging opnieuw gesteld moet worden, in plaats van dat de eerdere uitkomst wordt aangenomen als nog steeds juist. Een bestuur dat drie jaar geleden vaststelde dat een bepaalde regel niet gold, kan niet zonder herbeoordeling aannemen dat dit nu nog steeds zo is, als de rechtsvorm in die tussentijd is veranderd.
Dezelfde Europese regel valt per land anders uit, en de rechtsvorm is precies het punt waar dat verschil vaak ontstaat. Een lidstaat kan bij de omzetting van een Europese richtlijn specifieke bepalingen opnemen voor bepaalde rechtsvormen, of een uitzondering maken die in een ander land niet bestaat. Wie alleen naar de Europese tekst kijkt en de nationale omzetting overslaat, loopt het risico een verplichting mis te lopen die specifiek aan de rechtsvorm in dat land is gekoppeld.
Dit is een van de redenen waarom een enkele blik op een Europese verordening niet voldoende is. De vraag is niet alleen welke regel op Europees niveau bestaat, maar ook hoe die regel in het land waar de rechtspersoon is gevestigd, is vertaald naar nationale wetgeving, en of daarbij onderscheid wordt gemaakt naar rechtsvorm.
De rechtsvorm bepaalt mede, niet alleen. Zij werkt samen met de vraag hoe u de landen waarin u actief bent vastlegt zodat het naderhand klopt, met hoe uw sector meebepaalt welke ESG-regels gelden, en met hoe uw omvang meebepaalt welke ESG-regels gelden. Een kleine coöperatie in één land staat voor een andere vraag dan een naamloze vennootschap met dochters in meerdere lidstaten, ook al is de rechtsvorm-vraag op zichzelf vergelijkbaar gesteld.
Daarom is het niet genoeg om de rechtsvorm te noteren als een los feit. Zij moet worden vastgelegd in combinatie met de andere factoren, op een manier die herhaalbaar is: wie heeft dit vastgesteld, op basis van welke bron, en wanneer is het voor het laatst gecontroleerd.
Een rechtsvorm vastleggen zodat het naderhand klopt, betekent dat de vaststelling herleidbaar is. Niet alleen wat de rechtsvorm is, maar ook wanneer dat is vastgesteld, op basis van welk document, en wie daarvoor verantwoordelijk is. Dat sluit aan bij de bredere vraag wat telt als bewijs bij een verplichting: een aanname zonder bron is geen bewijs, ook niet als de aanname toevallig juist blijkt.
In de praktijk raakt die vastlegging vaak verspreid over meerdere afdelingen. De juridische afdeling kent de statutaire rechtsvorm, de secretaris van de vennootschap kent de datum van de laatste statutenwijziging, en de compliance-functie kent de gevolgen daarvan voor de verplichtingen. Wanneer die kennis niet samenkomt, ontstaat het risico dat bewijs verspreid raakt over documenten en personen, zonder dat iemand het overzicht heeft. Bij een controle of audit is dat overzicht precies wat gevraagd wordt.
De Compliance Check brengt deze factoren samen: rechtsvorm, land, sector en omvang, en vertaalt de combinatie naar de verplichtingen die daaruit volgen. Per verplichting wordt vastgelegd wie eigenaar is, welk bewijs daarbij hoort en welke control daarop toeziet, zodat een bestuur kan aantonen dat het in control is, niet alleen aannemen dat het dat is.
Wie zich afvraagt hoeveel van het werk dat rond deze vastlegging en documentatie nodig is, met AI is te doen, kan dat laten uitrekenen met de werkscan van FTE TO AI. Die rekent per taak uit welk deel van het werk door AI over te nemen is, en geeft daarmee een concreet beeld van waar tijd te winnen is binnen het proces van vaststellen, vastleggen en actueel houden.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.