Een bedrijf dat vraagt welke ESG-regels van toepassing zijn, denkt vaak eerst aan de sector waarin het actief is of aan de omvang van de onderneming. Het product zelf — wat er precies wordt gemaakt, verwerkt of verkocht — is een aparte factor die daar los van staat en die net zo zwaar kan wegen. Twee bedrijven in dezelfde sector, met vergelijkbare omvang, kunnen onder een ander regelpakket vallen omdat het ene bedrijf een product maakt dat onder specifieke productwetgeving valt en het andere niet.
Binnen ESG-verplichtingen speelt het product op meerdere manieren mee. Sommige regelgeving koppelt verplichtingen direct aan het type product: denk aan grondstoffen, chemische stoffen, verpakkingen of producten met een langere levensduur die onder circulaire regels vallen. Andere regelgeving kijkt niet naar het product zelf, maar naar wat er in de keten omheen gebeurt — waar grondstoffen vandaan komen, hoe een product wordt geproduceerd, of wat er aan het einde van de levensduur mee gebeurt. Een product kan daardoor verplichtingen meebrengen die los staan van de sectorindeling van het bedrijf dat het maakt of verkoopt.
Wat er precies geldt, hangt af van hoe het product is gecategoriseerd binnen de relevante regelgeving, van de markt waarop het wordt gebracht en van de fase in de keten waarin het bedrijf zich bevindt. Een producent, een importeur en een distributeur van hetzelfde product kunnen elk andere verplichtingen hebben. Dat maakt het product tot een factor die niet op zichzelf staat, maar altijd in combinatie met de rol van het bedrijf in de keten moet worden bekeken.
Zodra een bedrijf de samenstelling van zijn productportfolio wijzigt — een nieuw product toevoegt, een bestaand product aanpast, of een productlijn afstoot — kan dat de set van geldende verplichtingen verschuiven. Dat werkt in twee richtingen. Een productwijziging kan verplichtingen laten vervallen die eerder golden, maar kan ook nieuwe verplichtingen laten ontstaan die er eerder niet waren.
Denk aan een aanpassing in materiaalgebruik die een product onder andere rapportageverplichtingen brengt, of een uitbreiding naar een productcategorie waarvoor aparte zorgvuldigheidseisen gelden. Ook een schijnbaar kleine wijziging, zoals een aanpassing in de herkomst van een grondstof, kan een verplichting activeren die voor het eerdere product niet gold. Omgekeerd kan het stopzetten van een productlijn een verplichting laten vervallen die eerder wel van toepassing was.
Deze verschuivingen worden vaak niet als eerste opgemerkt, omdat de aandacht bij een productwijziging meestal uitgaat naar operationele of commerciële gevolgen, niet naar de compliance-kant. Precies daar ontstaat het risico: een bedrijf kan in control zijn op het moment van meten, en dat enkele maanden later niet meer zijn zonder dat er iets in de sector, de omvang of de rechtsvorm is veranderd — alleen het product.
Het product is een van meerdere factoren die gezamenlijk bepalen welke verplichtingen gelden, en het is nuttig om deze factoren niet met elkaar te verwarren. Zo bepaalt ook de sector waarin een bedrijf actief is mede welke regels van toepassing zijn, onafhankelijk van het product. Daarnaast speelt de omvang van de onderneming een rol, en kan de rechtsvorm verplichtingen anders laten uitvallen dan bij een vergelijkbaar bedrijf met een andere juridische structuur. Voor bedrijven die internationaal actief zijn, komt daar nog bij dat de landen waarin het bedrijf actief is zelf ook bepalend zijn, omdat dezelfde Europese regel per land anders wordt ingevuld. Deze factoren werken niet na elkaar, maar tegelijk, en een wijziging in één ervan kan de uitkomst van de andere beïnvloeden.
Welke verplichtingen precies gelden voor een specifiek product, hangt af van de exacte categorisering binnen de toepasselijke regelgeving, van de rol van het bedrijf in de keten en van de markt waarop het product wordt gebracht. Drempelwaarden, definities en termijnen wijzigen regelmatig en verschillen per regelgevingskader, dus voor de actuele tekst is de bron zelf — de betreffende verordening of richtlijn, en de nationale uitwerking daarvan — het uitgangspunt. Deze pagina beschrijft de factor en de richting van de verandering, niet de exacte grens.
Weten dat het product een van de factoren is die de geldende verplichtingen bepaalt, is een eerste stap. De vervolgvraag is wat er gebeurt als dat product verandert: welke verplichting vervalt er, welke komt erbij, en wie in de organisatie daar dan voor verantwoordelijk is. Dat is precies waar de wijzigingen als gevolg van een productverandering inzichtelijk worden gemaakt, en waar ook de samenhang met een verandering in de landen waarin een bedrijf actief is aan de orde komt. De Compliance Check is bedoeld om deze verplichtingen niet alleen te signaleren, maar per verplichting een eigenaar, een bewijsstuk en een control te koppelen, zodat een bestuur kan aantonen dat het in control is — ook wanneer het product verandert.
Zodra duidelijk is welke verplichtingen gelden en welk bewijs daarbij nodig is, ontstaat vanzelf de vraag hoeveel capaciteit dat vraagt en welk deel daarvan herhaalbaar genoeg is om te automatiseren. De werkscan van FTE TO AI rekent per taak uit welk deel van het werk door AI over te nemen is, en sluit daarmee aan op het moment waarop een bedrijf niet alleen weet welke regels gelden, maar ook wil weten wat het aantonen daarvan structureel gaat kosten.
De Compliance Check is in aanbouw. Wie hierin een rol ziet voor de eigen organisatie, kan zich aanmelden voor de wachtlijst.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.