Μια υποχρέωση χωρίς ιδιοκτήτη δεν είναι υποχρέωση, είναι ένας κίνδυνος που κανείς δεν έχει ακόμη εντοπίσει. Κι όμως, αυτό είναι το ερώτημα στο οποίο κολλάνε πολλοί φάκελοι: όχι ποιοι κανόνες ισχύουν, αλλά ποιος εντός του οργανισμού είναι υπεύθυνος να αποδείξει ότι γίνεται κάτι με αυτό. Αυτό είναι ένα από τα βασικά ερωτήματα που απαντά ο Compliance Check ανά υποχρέωση, μαζί με το ερώτημα ποιο αποδεικτικό στοιχείο απαιτείται και ποιο control αντιστοιχεί σε αυτό.
Στην πράξη, μια υποχρέωση συχνά ανατίθεται με βάση το ποιος την συνάντησε πρώτος. Ο νομικός που διαβάζει το άρθρο γίνεται ιδιοκτήτης. Ο controller που συντάσσει την αναφορά γίνεται ιδιοκτήτης. Αυτό λειτουργεί μέχρι τη στιγμή που πρέπει να δοθεί λογοδοσία, και τότε αποδεικνύεται ότι κανείς δεν έχει την επισκόπηση του τι ακριβώς έχει δεσμευτεί και βάσει ποιου αποδεικτικού στοιχείου.
Η ιδιοκτησία που προκύπτει από τύχη δεν είναι ιδιοκτησία που μπορεί να εξηγήσει ένα διοικητικό συμβούλιο. Το ερώτημα που θέτει ο Compliance Check δεν είναι λοιπόν ποιος ασχολείται τώρα με αυτό, αλλά ποιος έχει την αρμοδιότητα, την επισκόπηση και την ευθύνη να φέρει την υποχρέωση, συμπεριλαμβανομένου του αποδεικτικού στοιχείου που της αντιστοιχεί.
Ο ιδιοκτήτης μιας υποχρέωσης δεν είναι εξ ορισμού αυτός που εκτελεί την εργασία. Υπάρχουν τρία χαρακτηριστικά που μαζί καθορίζουν αν η ιδιοκτησία βρίσκεται στη σωστή θέση.
Πρώτον: ο ιδιοκτήτης μπορεί να εξηγήσει την υποχρέωση χωρίς να καταφύγει σε εξωτερικό μέρος. Αν μόνο ένας σύμβουλος μπορεί να ανασυνθέσει γιατί ένας συγκεκριμένος κανόνας ισχύει ή δεν ισχύει, η ιδιοκτησία βρίσκεται στην πραγματικότητα εκτός του οργανισμού.
Δεύτερον: ο ιδιοκτήτης έχει πρόσβαση στο αποδεικτικό στοιχείο, ή την αρμοδιότητα να το ζητήσει. Ένας ιδιοκτήτης που δεν γνωρίζει πού βρίσκεται η υποκείμενη τεκμηρίωση είναι ιδιοκτήτης κατ' όνομα, όχι στην πράξη.
Τρίτον: ο ιδιοκτήτης είναι αυτός στον οποίο απευθύνονται όταν το control δεν λειτουργεί. Αυτό είναι συχνά το σημείο όπου προκύπτει πρόβλημα: το όνομα στην επισκόπηση δεν είναι το ίδιο πρόσωπο που λογοδοτεί όταν κάτι ελέγχεται.
Ο Compliance Check δεν ορίζει ιδιοκτήτη. Αυτό δεν μπορεί να το κάνει ένα εργαλείο, και δεν θα έπρεπε επίσης. Ποιος εντός ενός οργανισμού έχει την αρμοδιότητα και την ικανότητα να φέρει μια υποχρέωση είναι ένα οργανωτικό ερώτημα, όχι νομικό ή τεχνικό. Η μέθοδος καταγράφει ποια υποχρέωση χρειάζεται ιδιοκτησία, ποιο αποδεικτικό στοιχείο ταιριάζει σε αυτήν και ποιο control αποδεικνύει ότι λειτουργεί. Ποιος αναλαμβάνει αυτόν τον ρόλο παραμένει απόφαση του ίδιου του οργανισμού.
Εδώ είναι επίσης όπου η μέθοδος έχει όρια που αξίζει να αναφερθούν. Ο Compliance Check δεν ασχολείται με το ερώτημα αν ένα στέλεχος έχει επαρκή ανωτερότητα, ή με το ερώτημα αν μια ομάδα έχει επαρκή χωρητικότητα για να εκτελέσει τον ρόλο. Αυτά τα ερωτήματα βρίσκονται εκτός του πεδίου μιας επισκόπησης που συνδέει υποχρεώσεις με αποδεικτικά στοιχεία και control.
Μια επιπλέον πολυπλοκότητα είναι ότι η ιδιοκτησία δεν αποδίδεται με τον ίδιο τρόπο παντού. Ένας ευρωπαϊκός κανόνας μπορεί σε μία χώρα να βρίσκεται στην οικονομική λειτουργία και σε άλλη χώρα στις νομικές υποθέσεις, απλά επειδή η εθνική εφαρμογή δίνει διαφορετική έμφαση εκεί. Αυτό είναι ένα από τα σημεία όπου οι εθνικές κεφαλές υποτιμώνται συστηματικά: πώς το παρακολουθείτε αυτό ανά χώρα χωρίς να καταλήξετε σε μια ζούγκλα συνδρομών, είναι ένα ερώτημα που εξελίσσεται διαφορετικά ανά οργανισμό, εξαρτώμενο από το πόσες δικαιοδοσίες είναι σχετικές.
Η διαφορά μεταξύ μιας αναφοράς και μιας λειτουργικής επισκόπησης βρίσκεται ακριβώς εδώ. Μια αναφορά απαριθμεί υποχρεώσεις. Μια επισκόπηση που είναι χρήσιμη για ένα διοικητικό συμβούλιο συνδέει σε κάθε υποχρέωση έναν ιδιοκτήτη, μια μορφή αποδεικτικού στοιχείου και ένα control, και κάνει ορατό πού αυτά τα τρία δεν συνδέονται μεταξύ τους. Γιατί αυτό απαιτεί διαφορετική προσέγγιση από την παράδοση μιας αναφοράς, αναπτύσσεται περαιτέρω στη σελίδα σχετικά με το γιατί ένας compliance check είναι κάτι διαφορετικό από μια αναφορά.
Το ερώτημα ποιος πρέπει να είναι ιδιοκτήτης συνδέεται επιπλέον με το τι ακριβώς ζητείται όταν ένα τρίτο μέρος ελέγχει τον φάκελο. Μια δήλωση διασφάλισης δεν ζητά μόνο ένα όνομα δίπλα σε μια υποχρέωση, αλλά ένα ίχνος που δείχνει ότι αυτό το όνομα μπορούσε πράγματι να ελέγξει αν το control λειτουργούσε. Τι ζητά μια δήλωση διασφάλισης από έναν φάκελο περιγράφεται στη σελίδα τι ζητά μια δήλωση διασφάλισης από τον φάκελό σας.
Και τέλος: η ιδιοκτησία που δεν υπάρχει έχει κόστος, ακόμη και αν αυτό δεν έχει ακόμη εκδηλωθεί. Τι κοστίζει το να μη γνωρίζετε υπό ποιο καθεστώς εμπίπτει ένας οργανισμός, και άρα να μη γνωρίζετε ποιος θα έπρεπε να είναι υπεύθυνος για τι, αναλύεται στη σελίδα τι κοστίζει το να μη γνωρίζετε υπό ποιο καθεστώς εμπίπτετε.
Ο Compliance Check υπάρχει τώρα ως μέθοδος: ένας τρόπος να συνδέονται υποχρεώσεις με ιδιοκτήτη, αποδεικτικό στοιχείο και control. Το εργαλείο που κάνει αυτό αυτόματα και συνεχώς βρίσκεται ακόμη υπό ανάπτυξη. Όποιος θέλει να εργαστεί με αυτό ήδη τώρα μπορεί να εγγραφεί στη λίστα αναμονής· δεν προσφέρεται τίποτα που δεν υπάρχει ακόμη.
Μόλις γίνει σαφές ποιος πρέπει να είναι ιδιοκτήτης μιας υποχρέωσης, προκύπτει φυσικά το ερώτημα πόσο χρόνο αφιερώνει σε αυτό ο ιδιοκτήτης, και ποιο μέρος αυτής της εργασίας είναι αρκετά επαναλαμβανόμενο για να οργανωθεί διαφορετικά. Το FTE TO AI προσφέρει για αυτό μια εργασιακή σάρωση που υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της εργασίας μπορεί να αναληφθεί από την AI, ώστε η ιδιοκτησία να μη σημαίνει αυτόματα ότι κάποιος συνεχίζει να συλλέγει χειρωνακτικά αποδεικτικά στοιχεία για υποχρεώσεις που πλέον μπορούν να δομηθούν καλά.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.