Eine Verpflichtung ohne Eigentümer ist keine Verpflichtung, sie ist ein Risiko, das noch niemand bemerkt hat. Dennoch ist dies die Frage, an der viele Dossiers scheitern: nicht welche Regeln gelten, sondern wer innerhalb der Organisation verantwortlich ist, um nachzuweisen, dass damit etwas geschieht. Dies ist eine der Kernfragen, die der Compliance Check pro Verpflichtung beantwortet, neben der Frage, welcher Nachweis erforderlich ist und welche Control dazu gehört.
In der Praxis wird eine Verpflichtung oft danach zugewiesen, wer als erster darüber stolpert. Der Jurist, der den Artikel liest, wird Eigentümer. Der Controller, der den Bericht zusammenstellt, wird Eigentümer. Das funktioniert bis zu dem Moment, in dem Rechenschaft abgelegt werden muss, und sich herausstellt, dass niemand den Überblick hat, was genau zugesagt wurde und auf Basis welches Nachweises.
Eigentümerschaft, die durch Zufall entsteht, ist keine Eigentümerschaft, die ein Vorstand erklären kann. Die Frage, die der Compliance Check stellt, ist daher nicht, wer sich derzeit damit befasst, sondern wer die Befugnis, den Überblick und die Verantwortung hat, um die Verpflichtung zu tragen, einschließlich des dazugehörigen Nachweises.
Ein Eigentümer einer Verpflichtung ist nicht per Definition derjenige, der die Arbeit ausführt. Es gibt drei Merkmale, die zusammen bestimmen, ob die Eigentümerschaft am richtigen Ort liegt.
Erstens: Der Eigentümer kann die Verpflichtung erklären, ohne auf eine externe Partei zurückgreifen zu müssen. Wenn nur ein Berater rekonstruieren kann, warum eine bestimmte Regel gilt oder nicht gilt, liegt die Eigentümerschaft faktisch außerhalb der Organisation.
Zweitens: Der Eigentümer hat Zugang zum Nachweis oder die Befugnis, diesen Nachweis anzufordern. Ein Eigentümer, der nicht weiß, wo die zugrunde liegende Dokumentation liegt, ist Eigentümer dem Namen nach, nicht in der Praxis.
Drittens: Der Eigentümer ist derjenige, der zur Rechenschaft gezogen wird, wenn die Control nicht funktioniert. Dies ist oft der Punkt, an dem es schiefgeht: Der Name auf dem Überblick ist nicht dieselbe Person, die Rechenschaft ablegt, sobald etwas geprüft wird.
Der Compliance Check weist keinen Eigentümer zu. Das kann ein Instrument nicht tun, und es sollte es auch nicht. Wer innerhalb einer Organisation die Befugnis und die Kapazität hat, eine Verpflichtung zu tragen, ist eine organisatorische Frage, keine juristische oder technische. Die Methode legt fest, welche Verpflichtung Eigentümerschaft benötigt, welcher Nachweis dazu passt und welche Control nachweisbar macht, dass es funktioniert. Wer diese Rolle ausfüllt, bleibt eine Entscheidung der Organisation selbst.
Dies ist auch, wo die Methode Grenzen hat, die es wert sind, benannt zu werden. Der Compliance Check befasst sich nicht mit der Frage, ob ein Funktionsträger ausreichend Seniorität hat, oder mit der Frage, ob ein Team ausreichend Kapazität hat, um die Rolle auszufüllen. Diese Fragen liegen außerhalb der Reichweite eines Überblicks, der Verpflichtungen mit Nachweis und Control verknüpft.
Eine zusätzliche Komplikation ist, dass Eigentümerschaft nicht überall gleich ausgestaltet wird. Eine europäische Regel kann in einem Land bei der Finanzfunktion liegen und in einem anderen Land bei der Rechtsabteilung, einfach weil die nationale Umsetzung dort einen anderen Akzent setzt. Dies ist einer der Punkte, an denen nationale Ausprägungen systematisch unterschätzt werden: wie Sie das pro Land im Blick behalten, ohne in einen Abonnement-Dschungel zu geraten, ist eine Frage, die je Organisation anders ausfällt, abhängig davon, wie viele Jurisdiktionen relevant sind.
Der Unterschied zwischen einem Bericht und einem funktionierenden Überblick liegt genau hier. Ein Bericht listet Verpflichtungen auf. Ein Überblick, der für einen Vorstand brauchbar ist, verknüpft jede Verpflichtung mit einem Eigentümer, einer Form von Nachweis und einer Control, und macht sichtbar, wo diese drei nicht zusammenpassen. Warum das einen anderen Ansatz erfordert, als einen Bericht zu erstellen, wird weiter ausgeführt auf der Seite über warum ein Compliance Check etwas anderes ist als ein Bericht.
Die Frage, wer Eigentümer sein sollte, hängt zudem damit zusammen, was genau verlangt wird, wenn eine dritte Partei das Dossier prüft. Eine Assurance-Erklärung verlangt nicht nur einen Namen bei einer Verpflichtung, sondern eine Spur, die zeigt, dass dieser Name auch tatsächlich prüfen konnte, ob die Control funktionierte. Was eine Assurance-Erklärung von einem Dossier verlangt, steht beschrieben auf der Seite was eine Assurance-Erklärung von Ihrem Dossier verlangt.
Und schließlich: Eigentümerschaft, die nicht existiert, hat einen Preis, auch wenn er sich noch nicht gezeigt hat. Was es kostet, nicht zu wissen, unter was eine Organisation fällt, und somit auch nicht zu wissen, wer wofür verantwortlich sein sollte, wird auf der Seite was es kostet, nicht zu wissen, unter was Sie fallen behandelt.
Der Compliance Check existiert derzeit als Methode: eine Art, Verpflichtungen mit Eigentümer, Nachweis und Control zu verknüpfen. Das Tool, das dies automatisch und fortlaufend tut, befindet sich noch in der Entwicklung. Wer damit schon jetzt arbeiten möchte, kann sich für die Warteliste anmelden; es wird nichts angeboten, was es noch nicht gibt.
Sobald klar ist, wer Eigentümer einer Verpflichtung sein sollte, stellt sich von selbst die Frage, wie viel Zeit dieser Eigentümer damit verbringt, und welcher Teil dieser Arbeit wiederholbar genug ist, um anders organisiert zu werden. FTE TO AI bietet dafür einen Werkscan, der pro Aufgabe berechnet, welcher Teil der Arbeit von KI übernommen werden kann, damit Eigentümerschaft nicht automatisch bedeutet, dass jemand weiterhin manuell Nachweise für Verpflichtungen sammelt, die inzwischen gut zu strukturieren sind.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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