En skyldighet utan ägare är ingen skyldighet, det är en risk som ännu ingen har upptäckt. Ändå är detta den fråga som många dossiéer fastnar på: inte vilka regler som gäller, utan vem inom organisationen som är ansvarig för att visa att något görs med dem. Detta är en av kärnfrågorna som Compliance Check besvarar per skyldighet, tillsammans med frågan om vilket bevis som behövs och vilken kontroll som hör till.
I praktiken tilldelas en skyldighet ofta till den som först snubblar över den. Juristen som läser artikeln blir ägare. Controllern som sammanställer rapporteringen blir ägare. Det fungerar tills det är tid att avlägga redovisning, och det visar sig att ingen har överblick över vad som exakt har utfästs och på vilket bevis det grundar sig.
Ägarskap som uppstår av slump är inte ägarskap som en styrelse kan förklara. Frågan som Compliance Check ställer är därför inte vem som just nu sysslar med det, utan vem som har befogenheten, överblicken och ansvaret att bära skyldigheten, inklusive det bevis som hör till.
En ägare av en skyldighet är inte per definition den som utför arbetet. Det finns tre kännetecken som tillsammans avgör om ägarskapet ligger på rätt plats.
För det första: ägaren kan förklara skyldigheten utan att falla tillbaka på en extern part. Om endast en rådgivare kan rekonstruera varför en viss regel gäller eller inte gäller, ligger ägarskapet i praktiken utanför organisationen.
För det andra: ägaren har tillgång till beviset, eller befogenheten att begära fram det. En ägare som inte vet var den underliggande dokumentationen finns är ägare till namnet, inte i praktiken.
För det tredje: ägaren är den person som hålls ansvarig när kontrollen inte fungerar. Detta är ofta den punkt där det går fel: namnet på översikten är inte samma person som avlägger redovisning så snart något testas.
Compliance Check utser ingen ägare. Det kan ett verktyg inte göra, och det borde det heller inte göra. Vem inom en organisation som har befogenheten och kapaciteten att bära en skyldighet är en organisatorisk fråga, inte en juridisk eller teknisk. Metoden fastställer vilken skyldighet som behöver ett ägarskap, vilket bevis som passar till det och vilken kontroll som gör det påvisbart att det fungerar. Vem som fyller den rollen är fortfarande ett beslut som organisationen själv måste fatta.
Det är också här metoden har gränser som är värda att nämna. Compliance Check handlar inte om frågan huruvida en funktionär har tillräcklig senioritet, eller huruvida ett team har tillräcklig kapacitet för att fylla rollen. Dessa frågor ligger utanför räckvidden för en översikt som kopplar skyldigheter till bevis och kontroll.
En ytterligare komplikation är att ägarskap inte fylls i på samma sätt överallt. En europeisk regel kan i ett land ligga hos finansfunktionen och i ett annat land hos juridiska avdelningen, helt enkelt eftersom den nationella genomförandet lägger en annan tyngdpunkt där. Detta är en av de punkter där nationella tillägg strukturellt underskattas: hur ni håller reda på detta per land utan att hamna i en prenumerationsdjungel är en fråga som faller olika ut beroende på organisation, beroende på hur många jurisdiktioner som är relevanta.
Skillnaden mellan en rapport och en fungerande översikt ligger precis här. En rapport räknar upp skyldigheter. En översikt som är användbar för en styrelse kopplar till varje skyldighet en ägare, en form av bevis och en kontroll, och gör synligt var dessa tre inte stämmer överens med varandra. Varför detta kräver en annan approach än att leverera en rapport utvecklas vidare på sidan om varför en compliance check är något annat än en rapport.
Frågan om vem som bör vara ägare hänger dessutom samman med vad som exakt efterfrågas när en tredje part testar dossiéen. Ett assurance-utlåtande frågar inte bara efter ett namn kopplat till en skyldighet, utan efter ett spår som visar att det namnet också faktiskt kunde kontrollera om kontrollen fungerade. Vad ett assurance-utlåtande kräver av en dossié beskrivs på sidan vad ett assurance-utlåtande kräver av er dossié.
Och slutligen: ägarskap som inte finns har ett pris, även om det ännu inte har visat sig. Vad det kostar att inte veta vad en organisation faller under, och därmed inte heller veta vem som bör vara ansvarig för vad, behandlas på sidan vad det kostar att inte veta vad ni faller under.
Compliance Check finns nu som metod: ett sätt att koppla skyldigheter till ägare, bevis och kontroll. Verktyget som gör detta automatiskt och löpande är fortfarande under utveckling. Den som redan nu vill arbeta med detta kan anmäla sig till väntelistan; ingenting erbjuds som ännu inte finns.
Så snart det är klart vem som bör vara ägare av en skyldighet, följer naturligt frågan om hur mycket tid den ägaren lägger på det, och vilken del av det arbetet som är tillräckligt repeterbart för att organiseras annorlunda. FTE TO AI erbjuder för det ändamålet en arbetsskanning som per uppgift räknar ut vilken del av arbetet som kan tas över av AI, så att ägarskap inte automatiskt innebär att någon fortsätter samla bevis manuellt för skyldigheter som redan går att strukturera väl.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.