Задължение без собственик не е задължение, то е риск, който още никой не е забелязал. Въпреки това точно на този въпрос засядат много досиета: не какви правила важат, а кой в организацията е отговорен да покаже, че нещо се прави по въпроса. Това е един от основните въпроси, на който Compliance Check отговаря за всяко задължение поотделно, наред с въпроса какво доказателство е необходимо и каква проверка (control) му съответства.
В практиката задължение често се приписва на онзи, който първи се сблъска с него. Юристът, който прочита разпоредбата, става собственик. Контролерът, който съставя отчета, става собственик. Това работи до момента, в който трябва да се положи отчет и се оказва, че никой няма преглед какво точно е обещано и на базата на какво доказателство.
Собственост, възникнала по случайност, не е собственост, която ръководството може да обясни. Затова въпросът, който поставя Compliance Check, не е кой се занимава с това в момента, а кой има правомощието, прегледа и отговорността да носи задължението, включително доказателството, което му се полага.
Собственикът на едно задължение не е по дефиниция лицето, което извършва работата. Има три характеристики, които заедно определят дали собствеността е на правилното място.
Първо: собственикът може да обясни задължението, без да се позовава на външна страна. Ако само консултант може да реконструира защо дадено правило се прилага или не, собствеността на практика се намира извън организацията.
Второ: собственикът има достъп до доказателството или правомощието да го изиска. Собственик, който не знае къде се намира основната документация, е собственик по име, но не на практика.
Трето: собственикът е лицето, към което се обръщат, когато проверката (control) не работи. Тук често се случва грешката: името в общия преглед не е същото лице, което носи отговорност, когато нещо се проверява.
Compliance Check не определя собственик. Един инструмент не може да прави това, и не би трябвало. Кой в организацията има правомощието и капацитета да носи задължение е организационен въпрос, не юридически или технически. Методът установява кое задължение изисква собственост, какво доказателство му подхожда и каква проверка показва доказуемо, че работи. Кой изпълнява тази роля, си остава решение на самата организация.
Това е и точката, в която методът има граници, които заслужават да бъдат посочени. Compliance Check не се занимава с въпроса дали дадено длъжностно лице има достатъчен ранг, нито с въпроса дали екип има достатъчен капацитет да изпълнява ролята. Тези въпроси остават извън обхвата на преглед, който свързва задължения с доказателство и проверка.
Допълнително усложнение е, че собствеността не се тълкува навсякъде по еднакъв начин. Европейско правило може в една държава да попада в компетенциите на финансовата функция, а в друга — на правния отдел, просто защото националното тълкуване поставя различен акцент. Това е една от точките, в които националните специфики системно се подценяват: как да ги следите по държави, без да попаднете в джунгла от абонаменти, е въпрос, който за всяка организация се решава различно, в зависимост от броя релевантни юрисдикции.
Разликата между доклад и работещ преглед се крие точно тук. Докладът изброява задължения. Преглед, който е използваем за ръководство, свързва към всяко задължение собственик, форма на доказателство и проверка, и прави видимо къде тези три не съвпадат. Защо това изисква друг подход от изготвянето на доклад, е разгледано по-подробно на страницата за защо compliance check е нещо различно от доклад.
Въпросът кой би трябвало да е собственик, освен това е свързан с това какво точно се изисква, когато трета страна проверява досието. Декларация за увереност (assurance) не изисква само име до задължение, а следа, показваща, че това име наистина е могло да провери дали проверката работи. Какво изисква декларация за увереност от досие, е описано на страницата какво изисква декларация за увереност от вашето досие.
И накрая: собствеността, която не съществува, има цена, дори ако тя още не се е проявила. Какво струва да не знаете под какво попада организацията, а следователно и да не знаете кой за какво би трябвало да носи отговорност, е разгледано на страницата какво струва да не знаете под какво попадате.
Compliance Check съществува към момента като метод: начин за свързване на задължения със собственик, доказателство и проверка. Инструментът, който прави това автоматично и непрекъснато, все още е в разработка. Който иска да работи с това вече сега, може да се запише в списъка на чакащите; не се предлага нищо, което още не съществува.
Щом стане ясно кой би трябвало да е собственик на едно задължение, естествено следва въпросът колко време отделя този собственик за него и каква част от тази работа е достатъчно повторяема, за да се организира по друг начин. FTE TO AI предлага за това работен анализ (werkscan), който за всяка задача изчислява каква част от работата може да бъде поета от AI, така че собствеността да не означава автоматично, че някой продължава ръчно да събира доказателства за задължения, които вече могат добре да бъдат структурирани.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.