O obligație fără proprietar nu este o obligație, este un risc pe care nimeni nu l-a observat încă. Totuși, aceasta este întrebarea pe care se blochează multe dosare: nu care reguli se aplică, ci cine în cadrul organizației este responsabil să demonstreze că se întreprinde ceva în privința ei. Aceasta este una dintre întrebările esențiale la care Compliance Check răspunde per obligație, alături de întrebarea ce dovezi sunt necesare și ce control i se asociază.
În practică, o obligație este adesea alocată în funcție de cine se împiedică primul de ea. Juristul care citește articolul devine proprietar. Controllerul care întocmește raportarea devine proprietar. Acest lucru funcționează până în momentul în care trebuie depusă o justificare, și se constată că nimeni nu are o privire de ansamblu asupra a ceea ce s-a promis exact și pe baza căror dovezi.
Proprietatea apărută din întâmplare nu este o proprietate pe care un consiliu de administrație o poate explica. Întrebarea pusă de Compliance Check nu este, prin urmare, cine se ocupă în prezent de aceasta, ci cine are autoritatea, privirea de ansamblu și responsabilitatea de a purta obligația, inclusiv dovezile care îi sunt asociate.
Un proprietar al unei obligații nu este, prin definiție, cel care execută munca. Există trei caracteristici care, împreună, determină dacă proprietatea se află în locul corect.
În primul rând: proprietarul poate explica obligația fără a se baza pe o parte externă. Dacă doar un consultant poate reconstitui de ce o anumită regulă se aplică sau nu, proprietatea se află de fapt în afara organizației.
În al doilea rând: proprietarul are acces la dovezi, sau autoritatea de a le solicita. Un proprietar care nu știe unde se află documentația de bază este proprietar cu numele, nu în practică.
În al treilea rând: proprietarul este cel căruia i se cere socoteală atunci când controlul nu funcționează. Aici este adesea punctul unde lucrurile se strică: numele din prezentare nu este aceeași persoană care justifică situația atunci când ceva este verificat.
Compliance Check nu desemnează un proprietar. Un instrument nu poate face acest lucru, și nici nu ar trebui. Cine în cadrul unei organizații are autoritatea și capacitatea de a purta o obligație este o întrebare organizatorică, nu una juridică sau tehnică. Metoda stabilește care obligație necesită proprietate, ce dovezi i se potrivesc și ce control demonstrează că funcționează. Cine îndeplinește acel rol rămâne o decizie a organizației înseși.
Aici metoda are și limite care merită menționate. Compliance Check nu se referă la întrebarea dacă un funcționar are suficientă seniority, sau la întrebarea dacă o echipă are suficientă capacitate pentru a îndeplini rolul. Aceste întrebări se află în afara sferei unui overview care conectează obligațiile la dovezi și control.
O complicație suplimentară este că proprietatea nu este definită în același mod pretutindeni. O regulă europeană poate fi în responsabilitatea funcției financiare într-o țară și a departamentului juridic în alta, pur și simplu pentru că implementarea națională pune accentul altundeva. Acesta este unul dintre punctele la care cerințele naționale suplimentare sunt subestimate în mod structural: cum urmăriți acest lucru per țară fără a ajunge într-o jungle de abonamente este o întrebare care se rezolvă diferit de la o organizație la alta, în funcție de câte jurisdicții sunt relevante.
Diferența dintre un raport și un overview funcțional se află exact aici. Un raport enumeră obligații. Un overview utilizabil pentru un consiliu de administrație asociază fiecărei obligații un proprietar, o formă de dovadă și un control, și evidențiază unde aceste trei elemente nu se corelează. De ce acest lucru necesită o abordare diferită de a livra un raport este dezvoltat mai departe pe pagina despre de ce un compliance check este altceva decât un raport.
Întrebarea cine ar trebui să fie proprietar este, în plus, legată de ce se cere exact atunci când o parte terță verifică dosarul. O declarație de asigurare (assurance) nu cere doar un nume asociat unei obligații, ci și un traseu care arată că acel nume a putut efectiv verifica dacă controlul a funcționat. Ce anume cere o declarație de asigurare de la un dosar este descris pe pagina ce cere o declarație de asigurare de la dosarul dumneavoastră.
Și, în final: proprietatea care nu există are un preț, chiar dacă acesta nu s-a manifestat încă. Ce costă faptul de a nu ști sub ce cadru se încadrează o organizație, și, prin urmare, de a nu ști nici cine ar trebui să fie responsabil pentru ce, este tratat pe pagina ce costă faptul de a nu ști sub ce cadru vă încadrați.
Compliance Check există în prezent ca metodă: o modalitate de a conecta obligațiile la proprietar, dovezi și control. Instrumentul care face acest lucru automat și continuu este încă în dezvoltare. Cei care doresc să lucreze cu acest lucru de pe acum se pot înscrie pe lista de așteptare; nu se oferă nimic care nu există încă.
De îndată ce este clar cine ar trebui să fie proprietarul unei obligații, urmează firesc întrebarea câte timp îi consumă acestui proprietar, și ce parte din acea muncă este suficient de repetabilă pentru a fi organizată altfel. FTE TO AI oferă în acest scop un scan al muncii care calculează, pe fiecare sarcină, ce parte din muncă poate fi preluată de AI, astfel încât proprietatea să nu însemne automat că cineva continuă să adune manual dovezi pentru obligații care, în prezent, pot fi bine structurate.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.