Une obligation sans propriétaire n'est pas une obligation, c'est un risque que personne n'a encore remarqué. Pourtant, c'est la question sur laquelle beaucoup de dossiers s'enlisent : non pas quelles règles s'appliquent, mais qui, au sein de l'organisation, est responsable de démontrer que quelque chose en est fait. C'est l'une des questions centrales à laquelle le Compliance Check répond par obligation, avec la question de savoir quelle preuve est nécessaire et quel contrôle y correspond.
En pratique, une obligation est souvent attribuée à la personne qui y trébuche en premier. Le juriste qui lit l'article en devient propriétaire. Le contrôleur qui compile le rapport en devient propriétaire. Cela fonctionne jusqu'au moment où il faut rendre des comptes, et où il apparaît que personne n'a une vue d'ensemble de ce qui a exactement été promis et sur quelle base de preuve.
Une appropriation née du hasard n'est pas une appropriation qu'un conseil d'administration peut expliquer. La question que pose le Compliance Check n'est donc pas de savoir qui s'en occupe actuellement, mais qui a l'autorité, la vue d'ensemble et la responsabilité de porter l'obligation, y compris la preuve qui s'y rattache.
Un propriétaire d'une obligation n'est pas par définition celui qui exécute le travail. Trois caractéristiques déterminent ensemble si l'appropriation se trouve au bon endroit.
Premièrement : le propriétaire peut expliquer l'obligation sans devoir se reposer sur une partie externe. Si seul un conseiller peut reconstituer pourquoi une règle donnée s'applique ou non, l'appropriation se situe en réalité hors de l'organisation.
Deuxièmement : le propriétaire a accès à la preuve, ou a l'autorité pour la demander. Un propriétaire qui ne sait pas où se trouve la documentation sous-jacente est propriétaire de nom, pas en pratique.
Troisièmement : le propriétaire est celui à qui l'on demande des comptes lorsque le contrôle ne fonctionne pas. C'est souvent là que les choses se compliquent : le nom figurant sur l'aperçu n'est pas toujours la même personne que celle qui rend des comptes au moment où quelque chose est vérifié.
Le Compliance Check ne désigne pas de propriétaire. Un outil ne peut pas le faire, et ne devrait pas le faire. Savoir qui, au sein d'une organisation, a l'autorité et la capacité de porter une obligation est une question organisationnelle, pas juridique ou technique. La méthode établit quelle obligation nécessite une appropriation, quelle preuve lui convient et quel contrôle démontre qu'elle fonctionne. Qui remplit ce rôle reste une décision de l'organisation elle-même.
C'est aussi là que la méthode connaît des limites qu'il convient de mentionner. Le Compliance Check ne traite pas de la question de savoir si un fonctionnaire a suffisamment d'ancienneté, ni de celle de savoir si une équipe a une capacité suffisante pour remplir le rôle. Ces questions se situent hors du champ d'un aperçu qui relie les obligations à la preuve et au contrôle.
Une complication supplémentaire est que l'appropriation n'est pas définie de la même manière partout. Une règle européenne peut, dans un pays, relever de la fonction financière, et dans un autre pays, des affaires juridiques, simplement parce que la transposition nationale y met un accent différent. C'est un des points sur lesquels les transpositions nationales sont structurellement sous-estimées : comment surveiller cela par pays sans se retrouver dans une jungle d'abonnements est une question dont la réponse varie selon l'organisation, en fonction du nombre de juridictions concernées.
La différence entre un rapport et un aperçu fonctionnel se situe précisément ici. Un rapport énumère des obligations. Un aperçu utilisable par un conseil d'administration relie à chaque obligation un propriétaire, une forme de preuve et un contrôle, et rend visible où ces trois éléments ne s'accordent pas. Pourquoi cela demande une approche différente de la production d'un rapport est développé sur la page consacrée à pourquoi un compliance check est autre chose qu'un rapport.
La question de savoir qui doit être propriétaire est en outre liée à ce qui est exactement demandé lorsqu'une tierce partie vérifie le dossier. Une déclaration d'assurance ne demande pas seulement un nom associé à une obligation, mais une trace démontrant que ce nom a effectivement pu vérifier si le contrôle fonctionnait. Ce qu'une déclaration d'assurance exige d'un dossier est décrit sur la page ce qu'une déclaration d'assurance exige de votre dossier.
Et enfin : une appropriation absente a un coût, même si celui-ci ne s'est pas encore matérialisé. Ce que coûte le fait de ne pas savoir de quoi relève une organisation, et donc de ne pas savoir non plus qui devrait être responsable de quoi, est traité sur la page ce que coûte le fait de ne pas savoir de quoi vous relevez.
Le Compliance Check existe aujourd'hui comme méthode : une manière de relier les obligations à un propriétaire, une preuve et un contrôle. L'outil qui fait cela automatiquement et en continu est encore en développement. Qui souhaite déjà travailler avec cela peut s'inscrire sur la liste d'attente ; rien n'est proposé qui n'existe pas encore.
Dès qu'il est clair qui doit être propriétaire d'une obligation, vient naturellement la question de savoir combien de temps ce propriétaire y consacre, et quelle part de ce travail est suffisamment répétable pour être organisée différemment. FTE TO AI propose à cet effet un scan de travail qui calcule, par tâche, quelle part du travail peut être reprise par l'IA, afin que l'appropriation ne signifie pas automatiquement que quelqu'un continue à rassembler manuellement des preuves pour des obligations qui peuvent désormais être bien structurées.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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