Obowiązek bez właściciela nie jest obowiązkiem, jest ryzykiem, którego jeszcze nikt nie zauważył. Mimo to jest to pytanie, na którym wiele dossier się zatrzymuje: nie jakie przepisy obowiązują, lecz kto w organizacji jest odpowiedzialny za wykazanie, że coś z tym się dzieje. To jedno z kluczowych pytań, na które odpowiada Compliance Check dla każdego obowiązku, obok pytania jaki dowód jest potrzebny i jaka kontrola do tego należy.
W praktyce obowiązek jest często przypisywany na podstawie tego, kto pierwszy się na niego natknął. Prawnik, który czyta artykuł, staje się właścicielem. Kontroler, który sporządza raport, staje się właścicielem. To działa do momentu, gdy trzeba złożyć wyjaśnienia i okazuje się, że nikt nie ma przeglądu tego, co dokładnie zostało przyrzeczone i na podstawie jakiego dowodu.
Własność, która powstaje przez przypadek, nie jest własnością, którą zarząd może wyjaśnić. Pytanie, które stawia Compliance Check, nie brzmi więc, kto się tym teraz zajmuje, lecz kto ma uprawnienia, przegląd i odpowiedzialność, aby nosić dany obowiązek, wraz z dowodem, który do niego należy.
Właściciel obowiązku nie jest z definicji osobą, która wykonuje pracę. Istnieją trzy cechy, które razem determinują, czy własność leży we właściwym miejscu.
Po pierwsze: właściciel może wyjaśnić obowiązek bez odwoływania się do zewnętrznej strony. Jeśli tylko doradca może zrekonstruować, dlaczego dany przepis ma zastosowanie lub nie, własność faktycznie leży poza organizacją.
Po drugie: właściciel ma dostęp do dowodu lub uprawnienia, aby go zażądać. Właściciel, który nie wie, gdzie znajduje się dokumentacja źródłowa, jest właścicielem z nazwy, nie w praktyce.
Po trzecie: właściciel to osoba, do której zwraca się, gdy kontrola nie działa. To często punkt, w którym coś idzie nie tak: nazwisko na przeglądzie nie jest tą samą osobą, która składa wyjaśnienia, gdy coś jest testowane.
Compliance Check nie wskazuje właściciela. Instrument nie może tego zrobić i nie powinien. Kto w organizacji ma uprawnienia i możliwości, aby nosić obowiązek, to pytanie organizacyjne, a nie prawne czy techniczne. Metoda ustala, jaki obowiązek wymaga własności, jaki dowód do niego pasuje i jaka kontrola sprawia, że jest to wykazywalne. Kto wypełnia tę rolę, pozostaje decyzją samej organizacji.
To jest również miejsce, w którym metoda ma granice, które warto nazwać. Compliance Check nie dotyczy pytania, czy dany funkcjonariusz ma wystarczające doświadczenie, ani pytania, czy zespół ma wystarczającą pojemność, aby wypełnić tę rolę. Te pytania leżą poza zakresem przeglądu, który łączy obowiązki z dowodem i kontrolą.
Dodatkową komplikacją jest to, że własność nie jest interpretowana wszędzie tak samo. Europejski przepis może w jednym kraju należeć do funkcji finansowej, a w innym do działu prawnego, po prostu dlatego, że krajowe wdrożenie kładzie inny akcent. To jeden z punktów, w których krajowe uzupełnienia są systematycznie niedoceniane: jak śledzić to per kraj bez wpadania w dżunglę abonamentów, to pytanie, które wypada inaczej dla każdej organizacji, w zależności od tego, ile jurysdykcji jest istotnych.
Różnica między raportem i działającym przeglądem leży właśnie tutaj. Raport wylicza obowiązki. Przegląd, który jest użyteczny dla zarządu, łączy z każdym obowiązkiem właściciela, formę dowodu i kontrolę, i ukazuje, gdzie te trzy elementy nie są ze sobą zgodne. Dlaczego to wymaga innego podejścia niż dostarczenie raportu, jest dalej opisane na stronie o dlaczego compliance check to coś innego niż raport.
Pytanie, kto powinien być właścicielem, wiąże się ponadto z tym, co jest dokładnie wymagane, gdy trzecia strona weryfikuje dossier. Oświadczenie assurance nie wymaga tylko nazwiska przy obowiązku, ale śladu, który pokazuje, że ta osoba faktycznie mogła sprawdzić, czy kontrola działała. Czego oświadczenie assurance wymaga od dossier, opisane jest na stronie czego oświadczenie assurance wymaga od pańskiego dossier.
A na koniec: własność, której nie ma, ma swoją cenę, nawet jeśli jeszcze się nie zmaterializowała. Co kosztuje niewiedza, do jakiej kategorii organizacja się zalicza, a więc również niewiedza, kto za co powinien być odpowiedzialny, jest omówione na stronie co kosztuje niewiedza, do jakiej kategorii się pan/pani zalicza.
Compliance Check istnieje obecnie jako metoda: sposób łączenia obowiązków z właścicielem, dowodem i kontrolą. Narzędzie, które robi to automatycznie i w sposób ciągły, jest jeszcze w opracowaniu. Kto już teraz chce z tym pracować, może zapisać się na listę oczekujących; nie oferuje się niczego, czego jeszcze nie ma.
Gdy już jasne jest, kto powinien być właścicielem obowiązku, automatycznie pojawia się pytanie, ile czasu ten właściciel na to poświęca i jaka część tej pracy jest wystarczająco powtarzalna, aby zorganizować ją inaczej. FTE TO AI oferuje w tym celu skan pracy, który dla każdego zadania wylicza, jaka część pracy może zostać przejęta przez AI, tak aby własność nie oznaczała automatycznie, że ktoś nadal ręcznie zbiera dowody dla obowiązków, które można już dobrze ustrukturyzować.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.