Un obbligo senza proprietario non è un obbligo, è un rischio che nessuno ha ancora notato. Eppure è questa la domanda su cui molti dossier si arenano: non quali regole si applicano, ma chi all'interno dell'organizzazione è responsabile di dimostrare che qualcosa viene fatto in merito. Questa è una delle domande fondamentali a cui risponde la Compliance Check per ogni obbligo, insieme alla domanda su quale prova sia necessaria e quale control vi sia associato.
Nella pratica, un obbligo viene spesso assegnato in base a chi ci si imbatte per primo. Il giurista che legge l'articolo diventa proprietario. Il controller che compila la rendicontazione diventa proprietario. Funziona finché non bisogna rendere conto, e allora emerge che nessuno ha una visione d'insieme di cosa esattamente è stato promesso e su quale prova si basa.
Una proprietà nata per caso non è una proprietà che un consiglio di amministrazione può spiegare. La domanda che pone la Compliance Check non è quindi chi se ne occupa attualmente, ma chi ha l'autorità, la visione d'insieme e la responsabilità per portare l'obbligo, incluse le prove che lo accompagnano.
Un proprietario di un obbligo non è per definizione chi esegue il lavoro. Ci sono tre caratteristiche che insieme determinano se la proprietà si trova nel posto giusto.
In primo luogo: il proprietario può spiegare l'obbligo senza dover fare riferimento a una parte esterna. Se solo un consulente riesce a ricostruire perché una determinata regola si applica o non si applica, la proprietà si trova di fatto fuori dall'organizzazione.
In secondo luogo: il proprietario ha accesso alle prove, oppure l'autorità per richiederle. Un proprietario che non sa dove si trovi la documentazione sottostante è proprietario solo di nome, non nella pratica.
In terzo luogo: il proprietario è colui a cui viene chiesto conto se il control non funziona. Questo è spesso il punto in cui le cose vanno male: il nome sull'elenco non è la stessa persona che rende conto nel momento in cui qualcosa viene verificato.
La Compliance Check non designa un proprietario. Uno strumento non può farlo, e non dovrebbe nemmeno farlo. Chi all'interno di un'organizzazione ha l'autorità e la capacità di portare un obbligo è una domanda organizzativa, non giuridica o tecnica. Il metodo stabilisce quale obbligo richiede una proprietà, quale prova è adeguata e quale control rende dimostrabile che funziona. Chi svolge quel ruolo resta una decisione dell'organizzazione stessa.
Questo è anche il punto in cui il metodo ha dei limiti che vale la pena menzionare. La Compliance Check non riguarda la domanda se un funzionario abbia sufficiente seniority, né la domanda se un team abbia sufficiente capacità per svolgere il ruolo. Queste domande esulano dall'ambito di un quadro che collega obblighi a prove e control.
Una complicazione ulteriore è che la proprietà non viene definita ovunque nello stesso modo. Una norma europea può in un paese ricadere sotto la funzione finanziaria e in un altro paese sotto gli affari legali, semplicemente perché l'attuazione nazionale pone lì un accento diverso. Questo è uno dei punti in cui i recepimenti nazionali vengono sistematicamente sottovalutati: come monitorarli paese per paese senza finire in una giungla di abbonamenti è una domanda che si sviluppa diversamente per ogni organizzazione, a seconda di quante giurisdizioni siano rilevanti.
La differenza tra un rapporto e un quadro d'insieme funzionante sta esattamente qui. Un rapporto elenca gli obblighi. Un quadro d'insieme utilizzabile per un consiglio di amministrazione collega a ogni obbligo un proprietario, una forma di prova e un control, e rende visibile dove queste tre cose non si allineano. Perché ciò richieda un approccio diverso dalla semplice consegna di un rapporto viene approfondito nella pagina su perché una compliance check è diversa da un rapporto.
La domanda su chi dovrebbe essere proprietario è inoltre legata a cosa viene esattamente richiesto quando una terza parte verifica il dossier. Una dichiarazione di assurance non richiede solo un nome accanto a un obbligo, ma una traccia che dimostri che quel nome poteva effettivamente controllare se il control funzionasse. Ciò che una dichiarazione di assurance richiede a un dossier è descritto nella pagina cosa richiede una dichiarazione di assurance al vostro dossier.
E infine: una proprietà che non esiste ha un costo, anche se non si è ancora manifestato. Cosa costa non sapere a quali normative è soggetta un'organizzazione, e quindi non sapere nemmeno chi dovrebbe essere responsabile di cosa, viene trattato nella pagina cosa costa non sapere a cosa siete soggetti.
La Compliance Check esiste ora come metodo: un modo per collegare gli obblighi a proprietario, prova e control. Lo strumento che fa questo in modo automatico e continuo è ancora in fase di sviluppo. Chi desidera già lavorare con questo può iscriversi alla lista d'attesa; non viene offerto nulla che non esista ancora.
Non appena è chiaro chi dovrebbe essere proprietario di un obbligo, emerge automaticamente la domanda su quanto tempo quel proprietario ci impiega, e quale parte di quel lavoro sia sufficientemente ripetibile da poter essere organizzata diversamente. FTE TO AI offre per questo una scansione del lavoro che calcola per ogni compito quale parte del lavoro può essere assunta dall'AI, in modo che essere proprietario non significhi automaticamente continuare a raccogliere manualmente prove per obblighi che nel frattempo si possono strutturare bene.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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