Velvoite, jolla ei ole omistajaa, ei ole velvoite, se on riski, jota kukaan ei ole vielä huomannut. Silti tämä on kysymys, johon monet dossierit kaatuvat: ei niinkään mitkä säännöt koskevat, vaan kuka organisaation sisällä on vastuussa osoittamaan, että asialle tehdään jotain. Tämä on yksi niistä keskeisistä kysymyksistä, joihin Compliance Check vastaa velvoitteittain, sen ohella minkälaista näyttöä tarvitaan ja mikä kontrolli siihen kuuluu.
Käytännössä velvoite osoitetaan usein sen mukaan, kuka siihen ensimmäisenä kompastuu. Juristi, joka lukee artiklan, tulee omistajaksi. Controller, joka kootaa raportoinnin, tulee omistajaksi. Tämä toimii siihen asti, kunnes vaaditaan tilivelvollisuutta ja käy ilmi, ettei kenelläkään ole kokonaiskuvaa siitä, mitä on tarkalleen luvattu ja millä näytöllä.
Sattumalta syntynyt omistajuus ei ole omistajuutta, jota johto voi selittää. Kysymys, jonka Compliance Check esittää, ei siis ole se, kuka nyt hoitaa asiaa, vaan kuka on toimivalta, kokonaiskuva ja vastuu kantaa velvoite, mukaan lukien siihen kuuluva näyttö.
Velvoitteen omistaja ei ole automaattisesti se, joka tekee työn. Kolme tunnusmerkkiä määrittää yhdessä, onko omistajuus oikealla paikalla.
Ensiksi: omistaja pystyy selittämään velvoitteen turvautumatta ulkopuoliseen osapuoleen. Jos vain neuvonantaja pystyy rekonstruoimaan, miksi jokin sääntö koskee tai ei koske tilannetta, omistajuus on tosiasiassa organisaation ulkopuolella.
Toiseksi: omistajalla on pääsy näyttöön, tai toimivalta pyytää se esiin. Omistaja, joka ei tiedä, missä taustadokumentaatio on, on omistaja nimellisesti, ei käytännössä.
Kolmanneksi: omistaja on se, jolta kysytään, kun kontrolli ei toimi. Tässä kohdassa asiat usein menevät pieleen: nimi yleiskatsauksessa ei ole sama henkilö, joka joutuu tilille, kun jotain testataan.
Compliance Check ei nimeä omistajaa. Sitä ei työkalu voi tehdä, eikä sen pitäisikään. Kysymys siitä, kellä organisaation sisällä on toimivalta ja kapasiteetti kantaa velvoite, on organisatorinen kysymys, ei juridinen tai tekninen. Menetelmä kirjaa, mikä velvoite vaatii omistajuutta, mikä näyttö siihen sopii ja mikä kontrolli osoittaa mitattavasti, että se toimii. Kuka tämän roolin täyttää, on ja pysyy organisaation omana päätöksenä.
Tässä myös menetelmällä on rajoja, jotka on syytä mainita. Compliance Check ei käsittele sitä, onko toimihenkilöllä riittävä senioriteetti, eikä sitä, onko tiimillä riittävä kapasiteetti täyttää rooli. Näitä kysymyksiä yleiskatsaus, joka yhdistää velvoitteet näyttöön ja kontrolliin, ei kata.
Lisäkomplikaationa on, että omistajuus ei toteudu kaikkialla samalla tavalla. Eurooppalainen sääntö voi yhdessä maassa kuulua talousfunktiolle ja toisessa maassa lakiasioille, yksinkertaisesti siksi, että kansallinen toimeenpano painottaa asiaa eri tavalla. Tämä on yksi niistä kohdista, joissa kansalliset lisäykset aliarvioidaan rakenteellisesti: miten niitä seurataan maittain ajautumatta tilausviidakkoon, on kysymys, joka ratkeaa eri tavalla organisaatiosta riippuen, sen mukaan kuinka monta lainkäyttöalueita on relevanttia.
Ero raportin ja toimivan yleiskatsauksen välillä on juuri tässä. Raportti luettelee velvoitteet. Johdolle käyttökelpoinen yleiskatsaus liittää joka velvoitteeseen omistajan, näytön muodon ja kontrollin, ja tekee näkyväksi, missä kohdin ne kolme eivät kohtaa. Miksi tämä vaatii toisenlaista lähestymistapaa kuin raportin toimittaminen, käsitellään tarkemmin sivulla miksi compliance check on jotain muuta kuin raportti.
Kysymys siitä, kenen kuuluisi olla omistaja, liittyy myös siihen, mitä tarkalleen kysytään, kun kolmas osapuoli testaa dossierin. Assurance-lausunto ei vaadi ainoastaan nimeä velvoitteen kohdalle, vaan jäljen, joka osoittaa, että kyseinen nimi todella pystyi tarkistamaan, toimiko kontrolli. Mitä assurance-lausunto vaatii dossierilta, kuvataan sivulla mitä assurance-lausunto vaatii dossieriltanne.
Ja lopuksi: omistajuudella, jota ei ole, on hintansa, vaikka se ei olisi vielä konkretisoitunut. Mitä maksaa se, ettei tiedä, minkä alle organisaatio kuuluu, ja siis ei myöskään tiedä, kuka mistä pitäisi olla vastuussa, käsitellään sivulla mitä maksaa, ettei tiedä minkä alle kuulutte.
Compliance Check on nyt olemassa menetelmänä: tapa liittää velvoitteet omistajaan, näyttöön ja kontrolliin. Työkalu, joka tekee tämän automaattisesti ja jatkuvasti, on vielä kehitteillä. Ken haluaa työskennellä tämän kanssa jo nyt, voi ilmoittautua jonotuslistalle; mitään ei tarjota, jota ei vielä ole olemassa.
Kun on selvää, kenen kuuluisi olla velvoitteen omistaja, seuraa luonnollisesti kysymys, kuinka paljon aikaa omistaja siihen käyttää, ja mikä osa tästä työstä on riittävän toistettavaa organisoitavaksi toisin. FTE TO AI tarjoaa tähän työskannerin, joka laskee tehtävittäin, kuinka suuri osa työstä on siirrettävissä AI:lle, jotta omistajuus ei automaattisesti tarkoita, että joku kerää edelleen manuaalisesti näyttöä velvoitteille, jotka on nyt hyvin mahdollista rakenteistaa.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.