Pienākums bez īpašnieka nav pienākums, tas ir risks, kuru vēl neviens nav pamanījis. Tomēr tieši šis jautājums ir tas, uz kura daudzas lietas apstājas: nevis kādi noteikumi ir spēkā, bet kurš organizācijā ir atbildīgs par to, lai pierādītu, ka ar to kaut kas notiek. Šis ir viens no galvenajiem jautājumiem, uz kuriem atbild Compliance Check katram pienākumam, papildus jautājumam par to, kādi pierādījumi ir nepieciešami un kāda kontrole tam atbilst.
Praksē pienākumu bieži piešķir tam, kurš pirmais uz to uzduras. Jurists, kurš izlasa pantu, kļūst par īpašnieku. Kontrolieris, kurš sagatavo pārskatu, kļūst par īpašnieku. Tas darbojas līdz brīdim, kad ir jāsniedz atskaite, un izrādās, ka nevienam nav pārskata par to, kas tieši ir apsolīts un uz kādu pierādījumu pamata.
Īpašumtiesības, kas rodas nejauši, nav īpašumtiesības, kuras valde var izskaidrot. Tāpēc jautājums, ko izvirza Compliance Check, nav par to, kurš ar to pašlaik nodarbojas, bet par to, kuram ir pilnvaras, pārskats un atbildība, lai uzņemtos pienākumu, ieskaitot ar to saistītos pierādījumus.
Pienākuma īpašnieks pēc definīcijas nav tas, kurš veic darbu. Ir trīs pazīmes, kas kopā nosaka, vai īpašumtiesības ir pareizajā vietā.
Pirmkārt: īpašnieks var izskaidrot pienākumu, nepaļaujoties uz ārēju pusi. Ja tikai konsultants var atjaunot, kāpēc konkrēts noteikums ir vai nav piemērojams, īpašumtiesības faktiski atrodas ārpus organizācijas.
Otrkārt: īpašniekam ir piekļuve pierādījumiem vai pilnvaras tos pieprasīt. Īpašnieks, kurš nezina, kur atrodas pamatojošā dokumentācija, ir īpašnieks vārda pēc, nevis praksē.
Treškārt: īpašnieks ir tas, pie kura griežas, ja kontrole nedarbojas. Šeit bieži rodas problēma: vārds pārskatā nav tā pati persona, kas sniedz atskaiti, kad kaut ko pārbauda.
Compliance Check nenosaka īpašnieku. To nevar veikt instruments, un tam arī nebūtu jādara tā. Kam organizācijā ir pilnvaras un kapacitāte, lai uzņemtos pienākumu, ir organizatorisks jautājums, ne juridisks vai tehnisks. Metode nofiksē, kuram pienākumam nepieciešamas īpašumtiesības, kādi pierādījumi tam atbilst un kāda kontrole padara pierādāmu, ka tas darbojas. Kas šo lomu pilda, paliek organizācijas pašas lēmums.
Šeit metodei ir robežas, kuras ir vērts nosaukt. Compliance Check nav par to, vai funkcionārs ir pietiekami augsta ranga, vai par to, vai komandai ir pietiekama kapacitāte, lai pildītu šo lomu. Šie jautājumi atrodas ārpus pārskata, kas saista pienākumus ar pierādījumiem un kontroli, tvēruma.
Papildu sarežģītība ir tā, ka īpašumtiesības ne visur tiek veidotas vienādi. Eiropas noteikums vienā valstī var būt finanšu funkcijas pārziņā, bet citā valstī – juridisko lietu pārziņā, vienkārši tāpēc, ka nacionālā ieviešana tur uzsver citu aspektu. Šis ir viens no punktiem, kur nacionālās atšķirības sistemātiski tiek novērtētas par zemu: kā to uzraudzīt pa valstīm, nenokļūstot abonementu džungļos, ir jautājums, kas katrā organizācijā izpaužas atšķirīgi, atkarībā no tā, cik daudz jurisdikciju ir relevantas.
Atšķirība starp pārskatu un funkcionējošu pārskata sistēmu ir tieši šeit. Pārskats uzskaita pienākumus. Pārskats, kas ir noderīgs valdei, katram pienākumam pievieno īpašnieku, pierādījuma veidu un kontroli, un padara redzamu, kur šie trīs elementi nesaskan. Kāpēc tas prasa citu pieeju nekā pārskata sagatavošana, ir tālāk izklāstīts lapā par to, kāpēc compliance check ir kas citāds nekā pārskats.
Jautājums par to, kam būtu jābūt īpašniekam, turklāt ir saistīts ar to, kas tieši tiek pieprasīts, kad lietu pārbauda trešā puse. Assurance apliecinājums pieprasa ne tikai vārdu pie pienākuma, bet arī pierādījumu ķēdi, kas parāda, ka šī persona faktiski varēja pārbaudīt, vai kontrole darbojās. Kas tiek pieprasīts no lietas assurance apliecinājumam, ir aprakstīts lapā kas tiek pieprasīts no jūsu lietas assurance apliecinājumam.
Un beidzot: īpašumtiesībām, kuru nav, ir cena, pat ja tā vēl nav izpaudusies. Kas maksā nezināšana, kurai regulējuma jomai organizācija pieder, un tātad arī nezināšana, kam par ko būtu jābūt atbildīgam, ir aplūkots lapā kas maksā nezināšana, kurai jomai jūs piederat.
Compliance Check pašlaik pastāv kā metode: veids, kā saistīt pienākumus ar īpašnieku, pierādījumiem un kontroli. Rīks, kas to dara automātiski un nepārtraukti, joprojām ir izstrādes procesā. Tie, kas vēlas ar to strādāt jau tagad, var pieteikties gaidīšanas sarakstā; nekas netiek piedāvāts, kas jau nav pieejams.
Tiklīdz ir skaidrs, kam būtu jābūt pienākuma īpašniekam, dabiski rodas jautājums, cik daudz laika šis īpašnieks tam velta, un kāda daļa no šī darba ir pietiekami atkārtojama, lai to organizētu citādi. FTE TO AI šim nolūkam piedāvā darba skenēšanu, kas katram uzdevumam aprēķina, kādu daļu no darba var pārņemt AI, tā lai īpašumtiesības automātiski nenozīmētu, ka kāds manuāli turpina vākt pierādījumus pienākumiem, kurus jau tagad var labi strukturēt.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.