Egy kötelezettség tulajdonos nélkül nem kötelezettség, hanem egy még senki által észre nem vett kockázat. Mégis ez az a kérdés, ahol sok dosszié elakad: nem az, mely szabályok érvényesek, hanem az, hogy a szervezeten belül ki felelős azért, hogy bizonyítsa, történik is valami vele. Ez egyike azoknak a kulcskérdéseknek, amelyekre a Compliance Check kötelezettségenként választ ad, amellett a kérdés mellett, hogy milyen bizonyíték szükséges és milyen control tartozik hozzá.
A gyakorlatban egy kötelezettséget gyakran annak alapján osztanak ki, hogy ki botlik bele elsőként. A jogász, aki elolvassa a cikkelyt, lesz a tulajdonos. A controller, aki összeállítja a beszámolót, lesz a tulajdonos. Ez addig működik, amíg el nem kell számolni valamiről, és kiderül, hogy senkinek nincs átfogó képe arról, mi is lett pontosan vállalva és milyen bizonyíték alapján.
Az a tulajdonosság, amely véletlenül keletkezik, nem az a tulajdonosság, amelyet egy vezetőség meg tud indokolni. A Compliance Check tehát nem azt a kérdést teszi fel, hogy ki foglalkozik éppen most vele, hanem hogy kinek van meg a jogköre, az átfogó képe és a felelőssége ahhoz, hogy viselje a kötelezettséget, beleértve a hozzá tartozó bizonyítékot is.
Egy kötelezettség tulajdonosa nem szükségszerűen az, aki elvégzi a munkát. Három jellemző együttesen határozza meg, hogy a tulajdonosság a megfelelő helyen van-e.
Először: a tulajdonos képes megmagyarázni a kötelezettséget anélkül, hogy külső félre kellene támaszkodnia. Ha csak egy tanácsadó tudja rekonstruálni, miért vonatkozik vagy nem vonatkozik egy adott szabály, a tulajdonosság valójában a szervezeten kívül helyezkedik el.
Másodszor: a tulajdonos hozzáféréssel rendelkezik a bizonyítékhoz, vagy jogosultsággal ahhoz, hogy azt lekérje. Az a tulajdonos, aki nem tudja, hol található az alátámasztó dokumentáció, csak névleg tulajdonos, a gyakorlatban nem.
Harmadszor: a tulajdonos az, akit felelősségre vonnak, ha a control nem működik. Ez gyakran az a pont, ahol elcsúszik a dolog: az áttekintésen szereplő név nem ugyanaz a személy, aki elszámol, amint valamit tesztelnek.
A Compliance Check nem jelöl ki tulajdonost. Ezt egy eszköz nem tudja megtenni, és nem is kellene, hogy megtegye. Az, hogy egy szervezeten belül kinek van jogköre és kapacitása ahhoz, hogy viseljen egy kötelezettséget, szervezeti kérdés, nem jogi vagy technikai. A módszer rögzíti, mely kötelezettségnek van szüksége tulajdonosra, milyen bizonyíték illik hozzá, és melyik control teszi bizonyíthatóvá, hogy működik. Az, hogy ki tölti be ezt a szerepet, a szervezet saját döntése marad.
Ez az a pont is, ahol a módszernek olyan határai vannak, amelyeket érdemes megnevezni. A Compliance Check nem arról szól, hogy egy funkcionárius rendelkezik-e elegendő szenioritással, sem arról, hogy egy csapatnak van-e elegendő kapacitása a szerep betöltésére. Ezek a kérdések kívül esnek egy olyan áttekintés hatókörén, amely kötelezettségeket kapcsol bizonyítékhoz és controlhoz.
Egy további bonyodalmat jelent, hogy a tulajdonosság nem mindenhol azonos módon alakul ki. Egy európai szabály egyik országban a pénzügyi funkciónál lehet, egy másikban a jogi ügyeknél, egyszerűen azért, mert a nemzeti végrehajtás ott más hangsúlyt kap. Ez egyike azoknak a pontoknak, ahol a nemzeti eltéréseket szisztematikusan alábecsülik: hogy ezt hogyan tartja szemmel országonként anélkül, hogy egy előfizetés-dzsungelbe kerülne, olyan kérdés, amely szervezetenként másképp alakul, attól függően, hány jogrendszer releváns.
A különbség egy jelentés és egy működő áttekintés között pontosan itt rejlik. Egy jelentés felsorolja a kötelezettségeket. Egy olyan áttekintés, amely egy vezetőség számára használható, minden kötelezettséghez kapcsol egy tulajdonost, egy bizonyítékformát és egy controlt, és láthatóvá teszi, ahol ezek a három elem nem illenek egymáshoz. Hogy ez miért igényel más megközelítést, mint egy jelentés elkészítése, arról bővebben olvashat a miért más egy compliance check, mint egy jelentés című oldalon.
Az a kérdés, hogy kinek kellene tulajdonosnak lennie, ezenkívül összefügg azzal, mit is kérnek pontosan, amikor egy harmadik fél teszteli a dossziét. Egy assurance-nyilatkozat nemcsak egy nevet kér a kötelezettséghez, hanem egy nyomot is, amely megmutatja, hogy az illető valóban ellenőrizni tudta, hogy a control működött-e. Az, hogy egy assurance-nyilatkozat mit kér egy dossziétól, le van írva a mit kér egy assurance-nyilatkozat a dossziéjától című oldalon.
És végül: a hiányzó tulajdonosságnak ára van, még akkor is, ha ez még nem merült fel. Hogy mibe kerül, ha egy szervezet nem tudja, mely szabályozás alá esik, és így azt sem, ki miért lenne felelős, arról a mibe kerül, ha nem tudja, mi alá esik című oldalon olvashat.
A Compliance Check jelenleg mint módszer létezik: egy módja annak, hogy a kötelezettségeket tulajdonoshoz, bizonyítékhoz és controlhoz kapcsolják. Az eszköz, amely ezt automatikusan és folyamatosan végzi, még fejlesztés alatt áll. Aki már most szeretne ezzel dolgozni, feliratkozhat a várólistára; nem kínálunk semmit, ami még nem létezik.
Amint tisztázódik, kinek kellene tulajdonosnak lennie egy kötelezettségnél, természetesen felmerül a kérdés, hogy ez a tulajdonos mennyi időt tölt vele, és e munka mekkora része ismételhető annyira, hogy máshogy lehessen megorganizálni. Az FTE TO AI ehhez egy munkafolyamat-scant kínál, amely feladatonként kiszámítja, mekkora rész vehető át AI által, hogy a tulajdonosság ne jelentse automatikusan azt, hogy valaki manuálisan gyűjt bizonyítékot olyan kötelezettségekhez, amelyek közben már jól strukturálhatóvá váltak.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.