Europejska dyrektywa to jeden tekst. Z chwilą gdy ta dyrektywa zostaje przetransponowana do prawa krajowego, powstaje tyle wersji, ile jest państw członkowskich, w których firma jest aktywna. Progi się przesuwają, terminy się zmieniają, a czasem kraj dodaje własne obowiązki, których dyrektywa nie przewiduje. To nazywamy krajowym rozszerzeniem. Pytanie nie brzmi, czy takie rozszerzenia istnieją, lecz jak zarząd może je śledzić bez utrzymywania dla każdego kraju osobnego abonamentu prawnego, osobnego newslettera i osobnej osoby kontaktowej.
Firmy działające w wielu krajach często nie doszacowują, ile wariantów tej samej reguły istnieje jednocześnie. Czyta się europejski tekst, zakłada się, że jest on wszędzie stosowany tak samo, i odkrywa się to dopiero podczas kontroli lub przetargu, gdy jeden kraj stosuje bardziej rygorystyczny próg lub wymaga dodatkowego dokumentu. Dlaczego firmy są zaskakiwane przepisami opisuje, że rzadko wynika to ze złej woli; wynika to z przepływu informacji, który jest inaczej zorganizowany w każdym kraju i którego nikt nie monitoruje centralnie.
Standardowym rozwiązaniem jest zbiór odrębnych źródeł: abonament prawny na kraj, newsletter lokalnego biura, wewnętrzna osoba kontaktowa w każdej filii. To daje informacje, ale nie daje przeglądu. Nikt nie sumuje sygnałów w jeden obraz sytuacji firmy. Jeśli filia w Niemczech otrzymuje aktualizację, a filia w Hiszpanii nie, siedziba główna często nie wie o tym, dopóki problem już się nie zmaterializuje. Dżungla rośnie, ale wykazywalność nie rośnie razem z nią.
Rozszerzenie powstaje w dwóch miejscach. Po pierwsze w samej ustawie transponującej: państwo członkowskie może w ramach dyrektywy podjąć własne decyzje dotyczące progów, dat wejścia w życie czy dodatkowych obowiązków sprawozdawczych. Po drugie w praktyce wykonawczej: organ nadzoru interpretuje tekst w sposób, który nie jest literalnie zapisany w ustawie, ale który de facto obowiązuje. Która z tych dwóch form ma zastosowanie i jak silnie się przejawia, różni się w zależności od reguły i kraju. To właśnie powód, dla którego jak sektor determinuje obowiązujące przepisy esg i jak wielkość determinuje obowiązujące przepisy esg należy rozpatrywać niezależnie od siebie: sektor i wielkość firmy w połączeniu z krajem siedziby wspólnie determinują, jakie rozszerzenie ma zastosowanie, a tej kombinacji nie da się odczytać z jednego źródła.
Metoda pracy, która śledzi krajowe rozszerzenia bez dżungli, robi trzy rzeczy. Łączy każdy obowiązek z konkretnym źródłem, tak aby nikt nie musiał opierać się na pamięci doradcy. Łączy każdy obowiązek z właścicielem w firmie, tak aby zmiana nie pozostała przypisana do funkcji, która już nie istnieje. I łączy każdy obowiązek z formą dowodu, tak aby zarząd mógł w danym momencie pokazać, co zostało skontrolowane, a nie tylko co zostało przeczytane.
Czego ta metoda nie robi, to przepisywanie samej ustawy czy przewidywanie jej rozwoju. Nie podaje się żadnego progu, terminu czy numeru artykułu bez sprawdzenia aktualnego tekstu, i nie gwarantuje się niczego co do tego, jak organ nadzoru oceni obszar niejednoznaczny. Przepisy się zmieniają, a przegląd, który jest poprawny dzisiaj, musi być ponownie sprawdzony jutro. System, który nie uznaje tej różnicy, nie jest przeglądem, lecz zdjęciem sytuacji z danego momentu, mylnie uważanym za aktualne.
Lista obowiązków dla każdego kraju to dobry początek, ale nie punkt końcowy. Zarząd, od którego wymaga się wykazania, że sprawuje kontrolę, potrzebuje więcej niż przeglądu przepisów; potrzebuje struktury, która przy każdym obowiązku pokazuje, kto jest odpowiedzialny, jaki dowód istnieje i jaka kontrola została przeprowadzona. Jak zarząd wykazuje, że sprawuje kontrolę omawia, czego dokładnie wymaga taka wykazywalność i dlaczego zbiór plików PDF z newsletterów prawnych temu nie odpowiada, nawet jeśli treść jest poprawna.
Compliance Check został opracowany właśnie na podstawie tego rozróżnienia. Nie jako zamiennik porady prawnej, lecz jako warstwa, która rejestruje, jakie obowiązki obowiązują, kto za nie odpowiada, jaki dowód istnieje i jaka kontrola nad nim czuwa. To inny produkt niż raport, który zostaje dostarczony jednorazowo i potem się dezaktualizuje; dlaczego compliance check to coś innego niż raport wyjaśnia, dlaczego potrzebny jest żywy przegląd, gdy w grę wchodzi wiele krajów, a więc wiele krajowych rozszerzeń.
Odkładanie tego przeglądu wydaje się często tańsze niż jego stworzenie, aż do momentu, gdy kontrola, klient lub organ nadzoru zapyta o obowiązek, którego nikt nie zauważył. Ile kosztuje niewiedza, jakim przepisom podlegają opisuje tę sytuację i wyjaśnia, dlaczego koszty niewiedzy rzadko są widoczne, zanim się zmaterializują.
Compliance Check jest w budowie. Kto już teraz potrzebuje przeglądu krajowych rozszerzeń połączonego z właścicielem i formą dowodu, może zapisać się na listę oczekujących; w tym momencie nie jest dostarczane nic, co jeszcze nie istnieje.
Śledzenie krajowych rozszerzeń to praca wymagająca dużych nakładów pracy: sprawdzanie źródeł, porównywanie tekstów, sygnalizowanie zmian i przypisywanie ich do właściwego właściciela. Część tych czynności jest wystarczająco rutynowa, aby ją zautomatyzować, część wymaga oceny, której nie da się zautomatyzować. Skan pracy FTE TO AI wylicza dla każdego zadania, jaka część tego procesu może zostać przejęta przez AI, a jaka nie.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.