Uma diretiva europeia é um único texto. A partir do momento em que essa diretiva é transposta para a legislação nacional, surgem tantas versões quantos os Estados-membros onde a empresa está ativa. Os limites deslocam-se, os prazos mudam, e por vezes um país adiciona obrigações próprias que a diretiva não conhece. É a isso que chamamos o cabeçalho nacional. A questão não é se esses cabeçalhos existem, mas como uma administração os mantém sob controlo sem manter, para cada país, uma subscrição jurídica separada, uma newsletter separada e um contacto separado.
As empresas ativas em vários países subestimam frequentemente quantas variantes da mesma regra existem em paralelo. Lê-se o texto europeu, assume-se que é aplicado da mesma forma em todo o lado, e só se descobre numa fiscalização ou num concurso público que um país aplica um limite mais estrito ou exige um documento comprovativo adicional. Por que as empresas são surpreendidas pela legislação descreve que isto raramente se deve a má vontade; trata-se de um fluxo de informação organizado de forma diferente em cada país e que ninguém acompanha de forma centralizada.
A solução habitual é uma pilha de fontes separadas: uma subscrição jurídica por país, uma newsletter de um escritório local, um contacto interno por filial. Isso gera informação, mas não uma visão geral. Ninguém soma esses sinais numa imagem única de onde a empresa se encontra. Se a filial na Alemanha recebe uma atualização e a filial na Espanha não, a sede muitas vezes só o descobre depois de o problema já ter ocorrido. A jungla cresce, mas a demonstrabilidade não acompanha esse crescimento.
O cabeçalho surge em dois pontos. Primeiro, na própria lei de transposição: um Estado-membro pode, dentro dos limites da diretiva, fazer escolhas próprias sobre limiares, datas de entrada em vigor ou obrigações de relato adicionais. Segundo, na prática de execução: um regulador interpreta um texto de uma forma que não consta literalmente da lei, mas que se aplica de facto. Qual dessas duas formas se aplica, e com que intensidade se repercute, varia por regra e por país. É precisamente por isso que como o seu setor determina quais as regras esg aplicáveis e como a sua dimensão determina quais as regras esg aplicáveis devem ser analisados separadamente: setor e dimensão determinam, em conjunto com o país de estabelecimento, qual o cabeçalho aplicável, e essa combinação não pode ser lida a partir de uma única fonte.
Um método de trabalho que mantém os cabeçalhos nacionais sob controlo sem criar uma jungla faz três coisas. Liga cada obrigação a uma fonte identificável, de modo a que ninguém tenha de confiar na memória de um consultor. Liga cada obrigação a um responsável dentro da empresa, de modo a que uma alteração não fique parada numa função que já não existe. E liga cada obrigação a uma forma de prova, de modo a que uma administração possa, num dado momento, demonstrar o que foi verificado, não apenas o que foi lido.
O que este método de trabalho não faz é reescrever ou prever a própria lei. Não é mencionado nenhum limiar, prazo ou número de artigo sem que o texto atual tenha sido consultado, e nada é garantido sobre a forma como um regulador irá avaliar uma zona cinzenta. A legislação muda, e uma visão geral correta hoje tem de ser novamente verificada amanhã. Um sistema que não reconhece essa diferença não é uma visão geral, é uma fotografia de um momento que se faz passar por atual.
Uma lista de obrigações por país é um bom começo, mas não um ponto final. Uma administração a quem é pedido que demonstre que tem a situação sob controlo precisa de mais do que uma visão geral de regras; precisa de uma estrutura que mostre, por obrigação, quem é responsável, que prova existe e que controlo foi efetuado sobre essa prova. Como demonstra uma administração que tem a situação sob controlo aborda exatamente o que essa demonstrabilidade exige, e por que uma coleção de PDFs de newsletters jurídicas não satisfaz esse requisito, mesmo que o conteúdo esteja correto.
O Compliance Check foi criado a partir dessa distinção. Não como substituto de aconselhamento jurídico, mas como a camada que regista quais as obrigações aplicáveis, quem é responsável por elas, que prova existe e que controlo está associado. Trata-se de um produto diferente de um relatório entregue uma única vez e que depois se torna obsoleto; por que um compliance check é diferente de um relatório explica por que é necessária uma visão geral viva a partir do momento em que estão em jogo vários países, e portanto vários cabeçalhos nacionais.
Adiar esta visão geral parece muitas vezes mais económico do que criá-la, até ao momento em que uma fiscalização, um cliente ou um regulador pergunta sobre uma obrigação que ninguém tinha detetado. O que custa não saber a que está sujeito descreve essa situação, e por que o custo da ignorância raramente é visível antes de se manifestar.
O Compliance Check está em construção. Quem já sinta agora a necessidade de uma visão geral dos cabeçalhos nacionais ligada a um responsável e a uma forma de prova pode inscrever-se na lista de espera; neste momento não é entregue nada que ainda não exista.
Manter os cabeçalhos nacionais sob controlo é um trabalho intensivo em mão de obra: verificar fontes, comparar textos, sinalizar alterações e ligá-las ao responsável correto. Parte destes passos é suficientemente rotineira para ser automatizada, parte exige avaliação que não pode ser automatizada. A werkscan da FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte deste processo pode ser assumida pela IA, e que parte não pode.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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