W momencie, gdy zewnętrzna strona musi wydać opinię o Państwa raportowaniu w zakresie zrównoważonego rozwoju, pytanie się zmienia. Nie chodzi już tylko o to, co znajduje się w raporcie, ale o to, czy to, co tam jest napisane, można wyśledzić do źródła, procesu i osoby odpowiedzialnej. Oświadczenie assurance jest w istocie opinią o jakości tej możliwości wyśledzenia. To stawia wymagania wobec dokumentacji, które wiele przedsiębiorstw nie docenia, do momentu aż pytanie zostanie postawione konkretnie.
Audytor lub inny dostawca usług assurance nie patrzy na intencję stojącą za liczbą, ale na dowód, który za nią stoi. Skąd pochodzą dane, kto je zarejestrował, jaka kontrola miała nad tym miejsce i czy ta kontrola jest powtarzalna. To oznacza, że dokumentacja nie musi pokazywać jedynie wyniku, ale także ścieżkę: od rejestracji źródłowej do zbierania, od zbierania do przetwarzania, od przetwarzania do ostatecznego tekstu raportowego. Jeśli w tej ścieżce brakuje ogniwa, nie musi to oznaczać, że liczba jest nieprawidłowa, ale oznacza, że brakuje jej udowodnienia. A to udowodnienie jest tym, co ocenia assurance.
Raport opisuje wynik w danym momencie. Pokazuje strukturę w momencie pisania, ale nie to, czy ta struktura wytrzyma, gdy pół roku później zostanie zapytana o dowody leżące u jej podstaw. Ta różnica jest omówiona w dlaczego compliance check to coś innego niż raport: raport jest zdjęciem, dokumentacja musi być działającym systemem, który w każdym momencie można ponownie odpytać. Dla assurance to rozróżnienie nie jest teoretyczne. Oświadczenie nie jest wydawane na podstawie dobrze napisanego dokumentu, ale na podstawie śladu, który w dniu audytu można jeszcze śledzić.
Trzy elementy powracają wciąż na nowo, gdy dokumentacja jest sprawdzana pod kątem możliwości wyśledzenia. Kto jest odpowiedzialny za dane lub obowiązek, jaki dokument potwierdza, że ten obowiązek został wypełniony, i jaka kontrola pokazuje, że nie dzieje się to jednorazowo, ale strukturalnie. Bez właściciela nie jest jasne, kto jest do kontaktu, gdy czegoś brakuje. Bez dowodu twierdzenie jest niczym więcej niż stwierdzeniem. Bez kontroli nie można wykazać, że to, co dziś jest prawidłowe, będzie prawidłowe również w kolejnym kwartale. Jest to również struktura, która odpowiada na pytanie, jak zarząd wykazuje, że ma kontrolę nad sytuacją: nie poprzez oświadczenie, że przegląd istnieje, ale poprzez pokazanie, kto go zarządza i jak można to skontrolować, co jest szerzej opisane w jak zarząd wykazuje, że ma kontrolę nad sytuacją.
Dokumentacja, która odpowiada europejskiemu tekstowi obowiązku, nie jest tym samym automatycznie gotowa do assurance w konkretnym kraju. Wiele europejskich przepisów otrzymuje krajowe uszczegółowienie, które różni się zakresem, terminem lub wymaganą formą dowodu. Przedsiębiorstwo, które udokumentowało jedynie europejską warstwę, ryzykuje, że krajowy wymóg leżący pod nią zostanie przeoczony, właśnie w momencie, gdy oświadczenie musi zostać wydane dla poszczególnego kraju. Jak organizacja może to śledzić bez konieczności zawierania nowej subskrypcji lub angażowania nowego doradcy dla każdej jurysdykcji, opisano na stronie jak śledzić krajowe uzupełnienia bez dżungli subskrypcji.
Compliance Check mapuje, jakie obowiązki mają zastosowanie do Państwa organizacji, i przypisuje do każdego obowiązku właściciela, formę dowodu i kontrolę. To jest struktura, której proces assurance potrzebuje, aby mógł się zacząć: przegląd, w którym niczego nie pozostawiono niejawnym. Czego Compliance Check nie robi, to ocena samego dowodu pod względem merytorycznej prawidłowości, i nie gwarantuje, że dostawca usług assurance wyda pozytywną opinię. Struktura sprawia, że dokumentacja staje się możliwa do oceny; nie determinuje wyniku tej oceny. To rozróżnienie utrzymano celowo wyraźnie, ponieważ twierdzenia o wyniku nie można potwierdzić, zanim zewnętrzna strona faktycznie nie zobaczy dokumentacji.
Moment, w którym organizacja odkrywa, że brakuje łańcucha dowodowego, jest zwykle momentem, w którym proces assurance już się toczy. Wtedy czas na wskazanie właściciela lub ustanowienie kontroli jest ograniczony, i staje się jasne, ile kosztuje niewiedza wcześniej o tym, jakim przepisom podlega przedsiębiorstwo i co było do tego potrzebne — pytanie to jest dalej omówione w ile kosztuje niewiedza o tym, jakim przepisom Państwo podlegają. Wczesne zaczęcie nie oznacza, że dokumentacja staje się dzięki temu bezbłędna, ale oznacza, że dziury stają się widoczne w momencie, gdy jest jeszcze czas, by je zasypać.
Compliance Check jest w budowie. Kto już teraz ma taką potrzebę, może zapisać się na listę oczekujących; nie oferuje się niczego, co jeszcze nie istnieje.
Budowa i utrzymanie łańcucha dowodowego wymaga czasu, a ten czas w wielu organizacjach wypełniany jest ręcznie: zbieranie danych, aktualizowanie dokumentacji, powtarzanie kontroli. Werkscan firmy FTE TO AI wylicza dla każdego zadania, jaką część tej pracy można przejąć za pomocą AI, dzięki czemu staje się jasne, gdzie ludzie są jeszcze potrzebni do oceny, a gdzie powtarzalna praca nie wymaga już ludzkich rąk.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.