Τη στιγμή που ένα εξωτερικό μέρος πρέπει να διαμορφώσει κρίση σχετικά με την έκθεση βιωσιμότητάς σας, το ερώτημα αλλάζει. Δεν πρόκειται πλέον μόνο για το τι αναγράφεται στην έκθεση, αλλά για το αν αυτό που αναγράφεται μπορεί να αναχθεί σε μια πηγή, μια διαδικασία και έναν υπεύθυνο. Μια δήλωση διασφάλισης είναι στην ουσία της μια κρίση για την ποιότητα αυτής της ιχνηλασιμότητας. Αυτό θέτει απαιτήσεις σε έναν φάκελο τις οποίες πολλές επιχειρήσεις υποτιμούν μέχρι τη στιγμή που το ερώτημα τίθεται συγκεκριμένα.
Ένας ελεγκτής ή άλλος πάροχος διασφάλισης δεν εξετάζει την πρόθεση πίσω από έναν αριθμό, αλλά την απόδειξη πίσω από αυτόν. Από πού προέρχονται τα δεδομένα, ποιος τα κατέγραψε, ποιος έλεγχος έχει πραγματοποιηθεί σε αυτά και αν αυτός ο έλεγχος είναι επαναλήψιμος. Αυτό σημαίνει ότι ένας φάκελος δεν πρέπει να δείχνει μόνο ένα αποτέλεσμα, αλλά και μια διαδρομή: από την καταγραφή της πηγής στη συλλογή, από τη συλλογή στην επεξεργασία, από την επεξεργασία στο τελικό κείμενο της έκθεσης. Αν λείπει ένας κρίκος σε αυτή τη διαδρομή, δεν λείπει απαραίτητα η ορθότητα του αριθμού, αλλά λείπει η δυνατότητα απόδειξής του. Και η δυνατότητα απόδειξης είναι αυτό στο οποίο κρίνει η διασφάλιση.
Μια έκθεση περιγράφει ένα αποτέλεσμα σε μια στιγμή. Δείχνει μια δομή τη στιγμή της συγγραφής, αλλά όχι αν αυτή η δομή διατηρείται όταν, έξι μήνες αργότερα, ζητηθούν τα υποκείμενα αποδεικτικά στοιχεία. Αυτή η διαφορά αναλύεται στο γιατί ένας compliance check είναι κάτι διαφορετικό από μια έκθεση: μια έκθεση είναι μια φωτογραφία, ένας φάκελος πρέπει να είναι ένα λειτουργικό σύστημα που μπορεί να ερωτηθεί εκ νέου ανά πάσα στιγμή. Για τη διασφάλιση, αυτή η διάκριση δεν είναι θεωρητική. Μια δήλωση δεν εκδίδεται με βάση ένα καλογραμμένο έγγραφο, αλλά με βάση ένα ίχνος που μπορεί ακόμα να ακολουθηθεί την ημέρα του ελέγχου.
Τρία στοιχεία επανέρχονται συνεχώς όταν ένας φάκελος ελέγχεται ως προς την ιχνηλασιμότητα. Ποιος είναι υπεύθυνος για ένα δεδομένο ή μια υποχρέωση, ποιο αποδεικτικό στοιχείο τεκμηριώνει ότι αυτή η υποχρέωση έχει εκπληρωθεί, και ποιος έλεγχος (control) δείχνει ότι αυτό δεν συμβαίνει μία φορά αλλά διαρθρωτικά. Χωρίς υπεύθυνο, δεν είναι σαφές σε ποιον πρέπει να απευθυνθεί κανείς αν κάτι λείπει. Χωρίς απόδειξη, μια αξίωση δεν είναι τίποτα περισσότερο από μια δήλωση. Χωρίς έλεγχο, δεν μπορεί να αποδειχθεί ότι αυτό που είναι σωστό σήμερα θα είναι σωστό και το επόμενο τρίμηνο. Αυτή είναι επίσης η δομή που συνδέεται με το ερώτημα πώς μια διοίκηση αποδεικνύει ότι έχει τον έλεγχο (in control): όχι δηλώνοντας ότι υπάρχει επισκόπηση, αλλά δείχνοντας ποιος τη διαχειρίζεται και πώς αυτό μπορεί να ελεγχθεί, όπως αναλύεται περαιτέρω στο πώς αποδεικνύει μια διοίκηση ότι έχει τον έλεγχο.
Ένας φάκελος που ευθυγραμμίζεται με το ευρωπαϊκό κείμενο μιας υποχρέωσης δεν είναι αυτομάτως έτοιμος για διασφάλιση σε μια συγκεκριμένη χώρα. Πολλοί ευρωπαϊκοί κανόνες λαμβάνουν μια εθνική επεξεργασία που διαφέρει ως προς το πεδίο εφαρμογής, την προθεσμία ή την απαιτούμενη μορφή απόδειξης. Μια επιχείρηση που έχει τεκμηριώσει μόνο το ευρωπαϊκό επίπεδο διατρέχει τον κίνδυνο να παραβλέψει την εθνική απαίτηση που κρύβεται πίσω από αυτό, ακριβώς τη στιγμή που πρέπει να εκδοθεί δήλωση ανά χώρα. Πώς μπορεί ένας οργανισμός να παρακολουθεί αυτό χωρίς να χρειάζεται νέα συνδρομή ή νέο σύμβουλο για κάθε δικαιοδοσία, περιγράφεται στο πώς παρακολουθείτε τις εθνικές προσαρμογές χωρίς ζούγκλα συνδρομών.
Ο Compliance Check χαρτογραφεί ποιες υποχρεώσεις ισχύουν για τον οργανισμό σας, και συνδέει σε κάθε υποχρέωση έναν υπεύθυνο, μια μορφή απόδειξης και έναν έλεγχο (control). Αυτή είναι η δομή που χρειάζεται μια διαδικασία διασφάλισης για να μπορέσει να ξεκινήσει: μια επισκόπηση στην οποία τίποτα δεν έχει παραμείνει έμμεσο. Αυτό που δεν κάνει ο Compliance Check είναι να αξιολογήσει την ίδια την απόδειξη ως προς την ουσιαστική ορθότητά της, και δεν εγγυάται ότι ένας πάροχος διασφάλισης θα εκδώσει θετική κρίση. Η δομή κάνει έναν φάκελο αξιολογήσιμο· δεν καθορίζει το αποτέλεσμα αυτής της αξιολόγησης. Αυτή η διάκριση διατηρείται σκόπιμα σαφής, επειδή μια αξίωση για ένα αποτέλεσμα δεν μπορεί να τεκμηριωθεί προτού ένα εξωτερικό μέρος έχει πράγματι δει τον φάκελο.
Η στιγμή κατά την οποία ένας οργανισμός ανακαλύπτει ότι λείπει μια αλυσίδα αποδεικτικών στοιχείων είναι συνήθως η στιγμή κατά την οποία μια διαδικασία διασφάλισης βρίσκεται ήδη σε εξέλιξη. Τότε ο χρόνος για τον ορισμό υπεύθυνου ή τη θέσπιση ελέγχου εκ των υστέρων είναι περιορισμένος, και γίνεται σαφές τι κοστίζει το να μη γνωρίζει κανείς εγκαίρως σε τι υπόκειτο η επιχείρηση και τι απαιτούνταν για αυτό, ένα ζήτημα που αναλύεται περαιτέρω στο τι κοστίζει το να μη γνωρίζετε σε τι υπόκειστε. Το να ξεκινήσετε εγκαίρως δεν σημαίνει ότι ο φάκελος γίνεται έτσι αναμάρτητος, αλλά σημαίνει ότι τα κενά γίνονται ορατά τη στιγμή που υπάρχει ακόμα χρόνος να κλείσουν.
Ο Compliance Check βρίσκεται υπό κατασκευή. Όποιος έχει ήδη ανάγκη από αυτό μπορεί να εγγραφεί στη λίστα αναμονής· δεν προσφέρεται τίποτα που δεν υπάρχει ακόμα.
Η δημιουργία και η συντήρηση μιας αλυσίδας αποδεικτικών στοιχείων απαιτεί χρόνο, και αυτός ο χρόνος καλύπτεται σε πολλούς οργανισμούς χειρωνακτικά: συλλογή δεδομένων, ενημέρωση φακέλων, επανάληψη ελέγχων. Η werkscan (σκανάρισμα εργασιών) της FTE TO AI υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος αυτής της εργασίας μπορεί να αναλάβει η AI, ώστε να γίνεται σαφές πού εξακολουθούν να είναι απαραίτητοι οι άνθρωποι για αξιολόγηση και πού η επαναλαμβανόμενη εργασία δεν απαιτεί πλέον ανθρώπινα χέρια.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.