V trenutku, ko mora zunanja stranka podati mnenje o vašem trajnostnem poročilu, se vprašanje spremeni. Ne gre več le za to, kaj je zapisano v poročilu, temveč za to, ali je to, kar je zapisano, mogoče izslediti do vira, procesa in odgovorne osebe. Izjava o zagotovilu (assurance) je v svojem bistvu presoja kakovosti te sledljivosti. To postavlja zahteve pred dokumentacijo, ki jih veliko podjetij podcenjuje, vse do trenutka, ko je vprašanje postavljeno konkretno.
Revizor ali drug ponudnik zagotovila ne gleda namena za nekim številom, temveč dokaz, ki stoji za njim. Od kod prihajajo podatki, kdo jih je zabeležil, kakšen nadzor je bil nad tem izveden in ali je ta nadzor mogoče ponoviti. To pomeni, da mora dokumentacija prikazati ne le izid, temveč tudi pot: od zabeležbe vira do zbiranja, od zbiranja do obdelave, od obdelave do končnega besedila poročila. Če v tej poti manjka člen, to ne pomeni nujno, da je številka napačna, temveč da manjka njena dokazljivost. In dokazljivost je tisto, o čemer presoja zagotovilo.
Poročilo opisuje izid v določenem trenutku. Prikazuje strukturo v trenutku pisanja, ne pa tega, ali ta struktura vzdrži, ko se pol leta pozneje zahteva podporni dokaz. Ta razlika je obravnavana v zakaj je preverjanje skladnosti nekaj drugega kot poročilo: poročilo je fotografija, dokumentacija pa mora biti delujoč sistem, ki ga je mogoče kadarkoli znova preveriti. Za zagotovilo ta razlika ni teoretična. Izjava se ne izda na podlagi dobro napisanega dokumenta, temveč na podlagi sledi, ki jo je mogoče slediti na dan revizije.
Trije elementi se ves čas ponavljajo, ko se dokumentacijo preverja glede sledljivosti. Kdo je odgovoren za posamezen podatek ali obveznost, kateri dokazni dokument potrjuje, da je bila ta obveznost izpolnjena, in katera kontrola prikazuje, da se to ne dogaja enkratno, temveč strukturno. Brez lastnika ni jasno, kdo je odgovoren, če nekaj manjka. Brez dokaza je trditev le izjava. Brez kontrole ni mogoče dokazati, da to, kar velja danes, velja tudi naslednje četrtletje. To je tudi struktura, ki se navezuje na vprašanje, kako uprava dokaže, da ima nadzor: ne z izjavo, da pregled obstaja, temveč s prikazom, kdo ga upravlja in kako ga je mogoče preveriti, kot je podrobneje razdelano v kako uprava dokaže, da ima nadzor.
Dokumentacija, ki je usklajena z evropskim besedilom neke obveznosti, s tem še ni samodejno pripravljena za zagotovilo v posamezni državi. Veliko evropskih pravil dobi nacionalno izvedbo, ki se razlikuje po obsegu, roku ali zahtevani obliki dokaza. Podjetje, ki je dokumentiralo le evropsko raven, tvega, da se nacionalna zahteva, ki stoji za njo, spregleda, ravno v trenutku, ko je treba izjavo izdati po posameznih državah. Kako organizacija to spremlja, ne da bi za vsako jurisdikcijo potrebovala novo naročnino ali novega svetovalca, je opisano na kako spremljate nacionalne nadgradnje brez džungle naročnin.
Compliance Check ugotovi, katere obveznosti veljajo za vašo organizacijo, in za vsako obveznost poveže lastnika, obliko dokaza in kontrolo. To je struktura, ki jo potrebuje postopek zagotovila, da se lahko sploh začne: pregled, v katerem nič ni ostalo implicitno. Kar Compliance Check ne počne, je vsebinska presoja pravilnosti samega dokaza, in ne zagotavlja, da bo ponudnik zagotovila izdal pozitivno mnenje. Struktura naredi dokumentacijo primerno za presojo; ne določa izida te presoje. Ta razlika je namenoma ostro ohranjena, ker trditve o izidu ni mogoče podpreti, preden zunanja stranka dokumentacijo dejansko ni pregledala.
Trenutek, ko organizacija odkrije, da manjka veriga dokazov, je običajno trenutek, ko postopek zagotovila že poteka. Takrat je čas za dodatno določitev lastnika ali vzpostavitev kontrole omejen, in postane jasno, koliko stane, da podjetje ni vedelo prej, pod kaj spada in kaj je za to potrebno – vprašanje, ki je nadalje obravnavano v koliko stane, da ne veste, pod kaj spadate. Zgodnji začetek ne pomeni, da bo dokumentacija zaradi tega brezhibna, pomeni pa, da postanejo vrzeli vidne v trenutku, ko je še čas, da se jih zapolni.
Compliance Check je v izdelavi. Kdor to zdaj potrebuje, se lahko prijavi na čakalno listo; ne ponuja se nič, kar še ne obstaja.
Gradnja in vzdrževanje verige dokazov zahteva čas, in ta čas se v številnih organizacijah izpolnjuje ročno: zbiranje podatkov, posodabljanje dokumentacije, ponavljanje kontrol. Delovni sken podjetja FTE TO AI za vsako opravilo izračuna, kolikšen delež tega dela lahko prevzame AI, tako da postane jasno, kje so ljudje še potrebni za presojo in kje ponovljivo delo ne zahteva več človeških rok.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.