Nuo to momento, kai išorinė šalis turi pateikti nuomonę apie jūsų tvarumo ataskaitą, klausimas pasikeičia. Tada svarbu ne tik tai, kas parašyta ataskaitoje, bet ir tai, ar tai, kas parašyta, galima susekti iki šaltinio, proceso ir atsakingo asmens. Patikinimo pareiškimas iš esmės yra nuomonė apie tokio susekamumo kokybę. Tai keliaklia reikalavimus dokumentacijai, kuriuos daugelis įmonių nuvertina tol, kol klausimas nėra iškeliamas konkrečiai.
Auditorius ar kitas patikinimo teikėjas žiūri ne į ketinimą už skaičiaus, o į įrodymą už jo. Iš kur duomenys atsirado, kas juos užregistravo, kokia kontrolė buvo atlikta ir ar ta kontrolė yra pakartojama. Tai reiškia, kad dokumentacija turi parodyti ne tik rezultatą, bet ir kelią: nuo pirminio registravimo iki rinkimo, nuo rinkimo iki apdorojimo, nuo apdorojimo iki galutinio ataskaitos teksto. Jei kelyje trūksta grandies, tai nebūtinai reiškia, kad skaičius yra neteisingas, tačiau trūksta jo įrodomumo. Ir įrodomumas yra tai, kuo remiantis vertinamas patikinimas.
Ataskaita aprašo rezultatą tam tikru momentu. Ji parodo struktūrą rašymo metu, bet ne tai, ar ta struktūra išsilaikys, kai po pusės metų bus paprašyta pagrindžiančių įrodymų. Šis skirtumas aptariamas kodėl atitikties patikra skiriasi nuo ataskaitos: ataskaita yra nuotrauka, o dokumentacija turi būti veikianti sistema, kurią bet kuriuo metu galima iš naujo patikrinti. Patikinimui šis skirtumas nėra teorinis. Pareiškimas išduodamas ne remiantis geru parašytu dokumentu, o remiantis pėdsaku, kurį audito dieną vis tiek galima sekti.
Tikrinant dokumentacijos susekamumą, vis kartojasi trys elementai. Kas yra atsakingas už duomenį ar prievolę, koks įrodymas pagrindžia, kad ta prievolė buvo įvykdyta, ir kokia kontrolė parodo, kad tai vyksta ne vienkartinai, o struktūriškai. Jei nėra savininko, neaišku, į ką kreiptis, kai kažko trūksta. Jei nėra įrodymo, teiginys yra ne daugiau nei pareiškimas. Jei nėra kontrolės, negalima parodyti, kad tai, kas šiandien teisinga, bus teisinga ir kitą ketvirtį. Tai taip pat struktūra, kuri siejasi su klausimu, kaip valdyba įrodo, kad ji kontroliuoja padėtį: ne pareiškiant, kad apžvalga egzistuoja, o parodant, kas ją valdo ir kaip tai galima patikrinti, kaip išsamiau aprašyta kaip valdyba įrodo, kad ji kontroliuoja padėtį.
Dokumentacija, kuri atitinka Europos prievolės tekstą, dėl to automatiškai nėra pasirengusi patikinimui konkrečioje šalyje. Daugelis Europos taisyklių turi nacionalinį įgyvendinimą, kuris skiriasi apimtimi, terminu ar reikalaujama įrodymo forma. Įmonė, kuri dokumentavo tik Europos lygmenį, rizikuoja, kad už jo esantis nacionalinis reikalavimas bus praleistas, kaip tik tuo momentu, kai pareiškimą reikia išduoti kiekvienai šaliai atskirai. Kaip organizacija tai gali sekti, neįsigijus naujo abonemento ar naujo konsultanto kiekvienai jurisdikcijai, aprašyta kaip sekti nacionalines nuostatas neįklimpstant į abonementų džiungles.
Compliance Check nustato, kokios prievolės taikomos jūsų organizacijai, ir kiekvienai prievolei priskiria savininką, įrodymo formą ir kontrolę. Tai yra struktūra, kurios reikia, kad patikinimo procesas galėtų prasidėti: apžvalga, kurioje nieko nebelieka numanomo. Ko Compliance Check nedaro – ji nevertina paties įrodymo turinio teisingumo ir negarantuoja, kad patikinimo teikėjas pateiks teigiamą nuomonę. Struktūra padaro dokumentaciją įvertinamą; ji nenustato to vertinimo rezultato. Šis skirtumas sąmoningai palaikomas aiškiu, nes teiginio apie rezultatą negalima pagrįsti tol, kol išorinė šalis dokumentacijos faktiškai nėra pamačiusi.
Momentas, kai organizacija atranda, kad trūksta įrodymų grandinės, dažniausiai yra momentas, kai patikinimo procesas jau vyksta. Tada laiko paskirti savininką ar įdiegti kontrolę yra mažai, ir tampa aišku, kiek kainuoja tai, kad iš anksto nebuvo žinoma, kokioms prievolėms įmonė priklauso ir ko dėl to reikėjo – šis klausimas plačiau aptariamas kiek kainuoja nežinojimas, kokioms prievolėms priklausote. Ankstyvas pradėjimas nereiškia, kad dokumentacija dėl to tampa be klaidų, tačiau reiškia, kad trūkumai tampa pastebimi tuo metu, kai jiems dar yra laiko juos užtaisyti.
Compliance Check dar kuriama. Kam tai jau dabar reikalinga, gali užsiregistruoti laukiančiųjų sąraše; nesiūloma nieko, kas dar neegzistuoja.
Įrodymų grandinės kūrimas ir priežiūra reikalauja laiko, ir daugelyje organizacijų tas laikas užpildomas rankiniu darbu: duomenų rinkimu, dokumentacijos atnaujinimu, tikrinimų kartojimu. FTE TO AI darbo analizė (werkscan) kiekvienai užduočiai apskaičiuoja, kurią darbo dalį galima perduoti dirbtiniam intelektui, kad būtų aišku, kur žmonės vis tiek reikalingi vertinimui, o kur pakartotiniam darbui žmogaus rankų jau nebereikia.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.