Valdyba, kuri sako, kad kontroliuoja padėtį, tuo pareiškia pretenziją. Priežiūros institucija, auditorius ar vertintojas paprašys įrodymo, kuris pagrįstų šią pretenziją. Toks įrodymas nėra vien ketinimas ar politikos dokumentas. Jį sudaro grandinė: kuri pareiga taikoma, kas už ją atsako, kokie įrodymai patvirtina, kad pareigos vykdomos, ir kokia kontrolė tikrina, ar tie įrodymai vis dar tikslūs. Trūkstant vienos grandies, pretenzija subyra.
Klausimas „ar mes kontroliuojame padėtį“ iš tikrųjų yra keturi klausimai. Ar žinome, kokios pareigos mums taikomos. Ar kažkas yra paskirtas jų savininku. Ar yra įrodymų, kad pareiga vykdoma. Ir ar egzistuoja kontrolė, kuri tuos įrodymus periodiškai tikrina. Valdyba, turinti atsakymą į visus keturis klausimus, gali pateikti bylą. Valdyba, turinti atsakymą tik į pirmąjį klausimą, turi sąrašą – o sąrašas nėra pagrindimas.
Daugelis organizacijų turi reguliavimo apžvalgą. Ko dažnai trūksta – tai sąsajos pagal kiekvieną pareigą: kas yra savininkas, koks yra įrodymas, kokia kontrolė egzistuoja. Neturint šios sąsajos, sąrašas išlieka pavienių punktų rinkiniu. Kas turėtų būti pareigos savininkas tokiu atveju nėra formalumas; nepaskyrus savininko, pareiga išnyksta tarp padalinių, ir to niekas nepastebi, kol nepaprašoma įrodymo.
Antra priežastis, kodėl sąrašų nepakanka: politika ir praktika ne visada sutampa. Organizacija gali turėti užfiksuotą procedūrą, kuri praktiškai netaikoma. Kuo skiriasi politika ir praktika atskleidžia, ką iš tikrųjų tikrina kontrolė: ne tai, ar dokumentas egzistuoja, o tai, ar praktika atitinka tai, kas jame aprašyta. Patikinimo procesas klausia apie antrąjį dalyką, ne apie pirmąjį.
Compliance Check nustato, kokios pareigos taikomos, ir kiekvienai pareigai priskiria savininką, įrodymo formą ir kontrolę. Rezultatas nėra rekomendacija ir nėra vertinimas, kaip gerai organizacija veikia. Tai struktūra: registras, kuriame pagal kiekvieną pareigą matoma, kas už ką atsako ir kaip tai galima pagrįsti. Ši struktūra ir yra tai, ko valdybai reikia, kad paklausus, ji galėtų parodyti kažką konkretaus, o ne tik duoti pažadą.
Ko Compliance Check nedaro: ji nesako, ar pareiga iš tikrųjų vykdoma. Tai išlieka organizacijos ir, kai reikia, auditoriaus ar patikinimo paslaugų teikėjo atsakomybe. Check susistemina ir parodo, kur trūksta įrodymų ir kontrolės; pati ji šių įrodymų nepateikia. Kas ieško vertinimo apie atitikties kokybę, čia jo neranda. Kas ieško struktūros, kuri leistų pačiai organizacijai pagrįsti atitiktį, – randa.
Šis metodas nepakeičia teisinės konsultacijos apie tai, kokia riba, terminas ar straipsnis tiksliai taikomas. Šios detalės kinta, skiriasi pagal situaciją ir priklauso nuo tikslaus reguliavimo teksto, galiojančio konkrečiu momentu. Dėl tikslaus teksto ir sąlygų ši puslapis nukreipia į paties šaltinio informaciją, o ne į santrauką, kuri gali pasenti.
Antra riba: reguliavimas nėra statiškas. Pareigų registras, kuris šiandien yra tikslus, kitais metais gali būti nepilnas. Kaip dažnai kinta pareigų registras tad nėra šalutinis dalykas, o pačios pagrindimo galimybės dalis: registras be priežiūros ritmo yra tik momentinė nuotrauka, ne nuolatinės kontrolės įrodymas.
Trečia riba susijusi konkrečiai su Europos kontekstu. Ta pati Europos taisyklė kiekvienoje valstybėje narėje įgyvendinama skirtingai: kitos ribos, kiti terminai, kitos priežiūros institucijos. Organizacija, kuri žino tik Europos tekstą, bet ne nacionalinę jo versiją, praranda dalį pareigos. Kaip stebėti nacionalines nuostatas be prenumeratų džiunglių aprašo, kodėl šis aspektas dažniau nuvertinamas nei tikimasi, ir kodėl būtent šis nacionalinis lygmuo nustebina valdybas.
Kai auditorius ar patikinimo paslaugų teikėjas išduoda pareiškimą apie ataskaitų teikimo pareigų vykdymą, jis reikalauja ne ketinimo, o bylos: pirminių dokumentų, užfiksuoto savininko kiekvienai temai, ir kontrolės mechanizmo, kuris patvirtina, kad procesas yra pakartojamas, ne vienkartinis. Ko patikinimo pareiškimas reikalauja iš jūsų bylos šiuos reikalavimus aprašo konkrečiau. Valdyba, kuri ruošiasi šiam procesui, elgtųsi teisingai sukurdama bylą prieš klausimą, o ne po jo.
Šis metodas nustato, ką reikia padaryti ir kas tai daro. Jis nieko nesako apie tai, kiek laiko tai užima, ar kokia darbo dalis lieka rankinė, o kokia gali būti automatizuota. Kas svarsto, kiek darbo laiko (fte) struktūriškai reikalauja pareigų registro, įrodymų kaupimo ir kontrolių priežiūros, ir kokią dalį šio darbo gali perimti AI, tam skirta FTE TO AI darbo skenavimo priemonė: ji apskaičiuoja pagal kiekvieną užduotį, kokia darbo dalis tam tinka, nepriklausomai nuo to, kokios konkrečiai pareigos taikomos.
Compliance Check šiuo metu kuriama. Kas norėtų pasinaudoti rezultatu, kai jis bus paruoštas, gali užsiregistruoti į laukiančiųjų sąrašą.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.