Un consiliu de administrație care afirmă că este in control face o afirmație. Un organism de supraveghere, un contabil sau un auditor cere dovada din spatele acestei afirmații. Această dovadă nu constă doar într-o intenție sau un document de politică. Ea constă într-un lanț: ce obligație se aplică, cine este responsabil pentru aceasta, ce dovadă demonstrează că se respectă acea obligație, și ce control verifică dacă acea dovadă rămâne validă. Dacă lipsește o legătură, afirmația nu se mai susține.
Întrebarea "suntem in control" este, de fapt, patru întrebări. Știm ce obligații ni se aplică. Se consideră cineva proprietar al acestora. Există o dovadă care demonstrează că se respectă obligația. Și există un control care verifică periodic această dovadă. Un consiliu de administrație care are un răspuns la fiecare dintre aceste patru întrebări poate prezenta un dosar. Un consiliu de administrație care are un răspuns doar la prima întrebare are o listă — și o listă nu este demonstrabilitate.
Multe organizații dispun de un centralizator al reglementărilor. Ceea ce lipsește adesea este legătura pentru fiecare obligație: cine este proprietarul, care este dovada, ce control există. Fără această legătură, o listă rămâne o colecție de puncte separate. Cine ar trebui să fie proprietarul unei obligații nu este o formalitate în acest sens; fără un proprietar desemnat, o obligație se pierde între departamente, și nimeni nu observă acest lucru până când nu se cere dovada.
Un al doilea motiv pentru care listele nu sunt suficiente: politica și practica diferă. O organizație poate avea o procedură stabilită fără ca acea procedură să fie efectiv urmată. Care este diferența dintre politică și practică atinge esența a ceea ce verifică de fapt un control: nu dacă există un document, ci dacă practica corespunde cu ceea ce descrie documentul. Un proces de asigurare (assurance) întreabă despre acest din urmă aspect, nu despre primul.
Compliance Check inventariază obligațiile aplicabile și atribuie, pentru fiecare obligație, un proprietar, o formă de dovadă și un control. Rezultatul nu este un sfat și nici o evaluare a cât de bine performează o organizație. Este o structură: un registru în care, pentru fiecare obligație, se poate vedea cine este responsabil pentru ce și cu ce se poate demonstra acest lucru. Această structură este ceea ce are nevoie un consiliu de administrație pentru a putea arăta, atunci când este întrebat, ceva concret, în loc să dea o asigurare verbală.
Ce nu face Compliance Check: nu spune dacă o obligație este efectiv respectată. Acest lucru rămâne în sarcina organizației și, unde este relevant, a contabilului sau a furnizorului de servicii de asigurare (assurance). Check-ul ordonează și face vizibil unde lipsesc dovada și controlul; nu furnizează el însuși această dovadă. Cine caută o declarație despre calitatea conformității nu găsește aici o evaluare. Cine caută o structură pentru a face acea conformitate demonstrabilă, da.
Această abordare nu înlocuiește consultanța juridică privind pragul, termenul sau articolul exact aplicabil. Aceste detalii se schimbă, diferă în funcție de situație și depind de textul exact al reglementării așa cum se aplică la un moment dat. Pentru acest text actualizat și condițiile exacte, această pagină face trimitere la sursa însăși, nu la un rezumat care poate deveni depășit.
O a doua limită: reglementarea nu este statică. Un registru de obligații care este corect astăzi poate fi incomplet anul viitor. Cât de des se modifică un registru de obligații nu este deci o chestiune secundară, ci face parte din demonstrabilitatea însăși: un registru fără un ritm de întreținere este o fotografie a unui moment, nu o dovadă a unui control continuu.
O a treia limită atinge în mod specific contextul european. Aceeași regulă europeană se aplică diferit în fiecare stat membru: praguri diferite, termene diferite, organisme de supraveghere diferite. O organizație care cunoaște doar textul european și nu antetul național pierde o parte din obligație. Cum țineți evidența anteturilor naționale fără o junglă de abonamente descrie de ce acest aspect este subestimat mai des decât s-ar aștepta, și de ce anume acest strat național surprinde consiliile de administrație.
Atunci când un contabil sau un furnizor de servicii de asigurare (assurance) emite o declarație privind respectarea obligațiilor de raportare, acesta nu cere o intenție, ci un dosar: documente sursă, un proprietar stabilit pentru fiecare subiect și un mecanism de control care demonstrează că procesul este repetabil, nu unic. Ce cere o declarație de asigurare (assurance) de la dosarul dumneavoastră descrie aceste cerințe mai concret. Un consiliu de administrație care se pregătește pentru aceasta face bine să construiască dosarul înainte ca întrebarea să fie pusă, nu după.
Această metodă de lucru stabilește ce trebuie să se întâmple și cine face acest lucru. Nu spune nimic despre cât timp costă acest lucru, sau despre ce parte din această activitate rămâne manuală și ce parte poate fi automatizată. Cine se întreabă cât de multă capacitate necesită în mod structural un registru de obligații, colectarea dovezilor și menținerea controalelor, și ce parte din aceasta poate fi preluată de AI, găsește pentru aceasta scanul de lucru al FTE TO AI: acesta calculează, pentru fiecare sarcină, ce parte din activitate este eligibilă pentru aceasta, indiferent de întrebarea privind obligațiile exacte aplicabile.
Compliance Check este în construcție. Cine dorește să folosească rezultatul de îndată ce acesta este disponibil se poate înscrie pe lista de așteptare.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.