Μια διοίκηση που δηλώνει ότι είναι in control, κάνει μια διεκδίκηση. Ένας επόπτης, ελεγκτής λογιστής ή auditor ζητά την απόδειξη πίσω από αυτή τη διεκδίκηση. Αυτή η απόδειξη δεν αποτελείται μόνο από μια πρόθεση ή ένα έγγραφο πολιτικής. Αποτελείται από μια αλυσίδα: ποια υποχρέωση ισχύει, ποιος είναι υπεύθυνος για αυτή, ποια απόδειξη δείχνει ότι τηρείται αυτή η υποχρέωση, και ποιο control ελέγχει ότι αυτή η απόδειξη παραμένει σωστή. Αν λείπει ένας κρίκος, η διεκδίκηση καταρρέει.
Η ερώτηση "είμαστε in control" είναι επομένως στην ουσία τέσσερις ερωτήσεις. Γνωρίζουμε ποιες υποχρεώσεις ισχύουν για εμάς. Γνωρίζει κάποιος ότι είναι ιδιοκτήτης τους. Υπάρχει απόδειξη που δείχνει ότι τηρείται η υποχρέωση. Και υπάρχει control που ελέγχει περιοδικά αυτή την απόδειξη. Μια διοίκηση που έχει απάντηση σε καθεμία από αυτές τις τέσσερις ερωτήσεις, μπορεί να δείξει έναν φάκελο. Μια διοίκηση που έχει απάντηση μόνο στην πρώτη ερώτηση, έχει έναν κατάλογο — και ένας κατάλογος δεν είναι αποδεικτικότητα.
Πολλοί οργανισμοί διαθέτουν μια επισκόπηση της νομοθεσίας. Αυτό που συχνά λείπει είναι η σύνδεση ανά υποχρέωση: ποιος είναι ιδιοκτήτης, ποια είναι η απόδειξη, ποιο control υπάρχει. Χωρίς αυτή τη σύνδεση, ένας κατάλογος παραμένει μια συλλογή μεμονωμένων σημείων. Ποιος πρέπει να είναι ιδιοκτήτης μιας υποχρέωσης δεν είναι στην περίπτωση αυτή απλή διατύπωση· χωρίς ορισμένο ιδιοκτήτη, μια υποχρέωση χάνεται ανάμεσα σε τμήματα, και κανείς δεν το προσέχει μέχρι να ζητηθεί απόδειξη.
Ένας δεύτερος λόγος που οι κατάλογοι δεν αρκούν: η πολιτική και η πράξη αποκλίνουν. Ένας οργανισμός μπορεί να έχει καταγράψει μια διαδικασία χωρίς αυτή η διαδικασία να ακολουθείται. Ποια είναι η διαφορά μεταξύ πολιτικής και πράξης αγγίζει τον πυρήνα του τι εξετάζει στην ουσία ένα control: όχι αν υπάρχει ένα έγγραφο, αλλά αν η πράξη συμφωνεί με όσα περιγράφει το έγγραφο. Μια διαδικασία assurance ζητά αυτό το τελευταίο, όχι το πρώτο.
Ο Compliance Check χαρτογραφεί ποιες υποχρεώσεις ισχύουν και συνδέει ανά υποχρέωση έναν ιδιοκτήτη, μια μορφή απόδειξης και ένα control. Το αποτέλεσμα δεν είναι συμβουλή ούτε κρίση για το πόσο καλά τα κάνει ένας οργανισμός. Είναι μια δομή: ένα μητρώο στο οποίο, ανά υποχρέωση, φαίνεται ποιος είναι υπεύθυνος για τι και με τι μπορεί αυτό να αποδειχθεί. Αυτή η δομή είναι αυτό που χρειάζεται μια διοίκηση για να δείξει, όταν της ζητηθεί, κάτι συγκεκριμένο αντί να δώσει μια διαβεβαίωση.
Τι δεν κάνει ο Compliance Check: δεν λέει αν τηρείται πράγματι μια υποχρέωση. Αυτό παραμένει ευθύνη του οργανισμού και, όπου σχετίζεται, του ελεγκτή λογιστή ή του παρόχου assurance. Ο Check οργανώνει και κάνει ορατό πού λείπει απόδειξη και control· δεν παρέχει ο ίδιος αυτή την απόδειξη. Όποιος αναζητά μια κρίση για την ποιότητα της συμμόρφωσης, δεν βρίσκει εδώ κρίση. Όποιος αναζητά μια δομή για να κάνει ο ίδιος αυτή τη συμμόρφωση αποδεικτική, τη βρίσκει.
Αυτή η προσέγγιση δεν αντικαθιστά νομική συμβουλή σχετικά με ποιο ακριβώς όριο, προθεσμία ή άρθρο ισχύει. Αυτές οι λεπτομέρειες μεταβάλλονται, διαφέρουν ανά περίπτωση και εξαρτώνται από το ακριβές κείμενο της νομοθεσίας όπως ισχύει σε κάθε δεδομένη στιγμή. Για αυτό το επίκαιρο κείμενο και τους ακριβείς όρους, αυτή η σελίδα παραπέμπει στην ίδια την πηγή, όχι σε μια περίληψη που μπορεί να παλιώσει.
Ένα δεύτερο όριο: η νομοθεσία δεν είναι στατική. Ένα μητρώο υποχρεώσεων που είναι σωστό σήμερα, μπορεί να είναι ελλιπές τον επόμενο χρόνο. Πόσο συχνά αλλάζει ένα μητρώο υποχρεώσεων δεν είναι λοιπόν δευτερεύον ζήτημα αλλά μέρος της ίδιας της αποδεικτικότητας: ένα μητρώο χωρίς ρυθμό συντήρησης είναι μια στιγμιαία εικόνα, όχι απόδειξη συνεχούς control.
Ένα τρίτο όριο αγγίζει ειδικά το ευρωπαϊκό πλαίσιο. Ο ίδιος ευρωπαϊκός κανόνας εφαρμόζεται διαφορετικά ανά κράτος μέλος: διαφορετικά όρια, διαφορετικές προθεσμίες, διαφορετικοί επόπτες. Ένας οργανισμός που γνωρίζει μόνο το ευρωπαϊκό κείμενο και όχι την εθνική εφαρμογή, χάνει ένα μέρος της υποχρέωσης. Πώς παρακολουθείτε τις εθνικές εφαρμογές χωρίς ζούγκλα συνδρομών περιγράφει γιατί αυτό το σημείο υποτιμάται συχνότερα απ' όσο αναμένεται, και γιατί ακριβώς αυτό το εθνικό επίπεδο αιφνιδιάζει τις διοικήσεις.
Όταν ένας ελεγκτής λογιστής ή πάροχος assurance εκδίδει δήλωση σχετικά με την τήρηση υποχρεώσεων αναφοράς, δεν ζητά πρόθεση αλλά φάκελο: πρωτογενή έγγραφα, καθορισμένο ιδιοκτήτη ανά θέμα, και μηχανισμό ελέγχου που αποδεικνύει ότι η διαδικασία είναι επαναλήψιμη, όχι εφάπαξ. Τι ζητά μια δήλωση assurance από τον φάκελο σας περιγράφει αυτές τις απαιτήσεις πιο συγκεκριμένα. Μια διοίκηση που προετοιμάζεται για αυτό, καλά κάνει να χτίσει τον φάκελο πριν τεθεί η ερώτηση, όχι μετά.
Αυτή η μέθοδος καθορίζει τι πρέπει να γίνει και ποιος το κάνει. Δεν λέει τίποτα για πόσο χρόνο χρειάζεται αυτό, ή για ποιο μέρος αυτής της εργασίας παραμένει χειρωνακτικό και ποιο μέρος μπορεί να αυτοματοποιηθεί. Όποιος αναρωτιέται πόση χωρητικότητα απαιτούν διαρθρωτικά ένα μητρώο υποχρεώσεων, η συλλογή αποδείξεων και η παρακολούθηση controls, και ποιο μέρος αυτών μπορεί να αναλάβει η ΑΙ, βρίσκει γι' αυτό τη werkscan της FTE TO AI: αυτή υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της δουλειάς είναι κατάλληλο για αυτό, ανεξάρτητα από το ερώτημα ποιες υποχρεώσεις ισχύουν ακριβώς.
Ο Compliance Check βρίσκεται υπό κατασκευή. Όποιος θέλει να χρησιμοποιήσει το αποτέλεσμα μόλις γίνει διαθέσιμο, μπορεί να εγγραφεί στη λίστα αναμονής.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.