Juhatus, mis väidab, et on in control, esitab väite. Järelevaataja, audiitor või kontrollija küsib selle väite taga oleva tõendi kohta. See tõend ei koosne kavatsusest või ainult poliitikadokumendist. See koosneb ahelast: milline kohustus kehtib, kes selle eest vastutab, milline tõend näitab, et kohustust täidetakse, ja milline kontroll kontrollib, et see tõend jääb kehtima. Kui üks lüli puudub, langeb väide läbi.
Küsimus "kas me oleme in control" on seetõttu tegelikult neli küsimust. Kas me teame, millised kohustused meile kohalduvad. Kas keegi peab ennast selle omanikuks. Kas on olemas tõend, mis näitab, et kohustust täidetakse. Ja kas on olemas kontroll, mis seda tõendit perioodiliselt hindab. Juhatus, kellel on vastus kõigile neljale küsimusele, saab näidata toimikut. Juhatus, kellel on vastus vaid esimesele küsimusele, omab nimekirja — ja nimekiri ei ole tõendatavus.
Mitmel organisatsioonil on olemas regulatsioonide ülevaade. Sageli puudub aga seos kohustuse kohta: kes on omanik, mis on tõend, milline kontroll on olemas. Ilma selle seoseta jääb nimekiri üksikute punktide kogumiks. Kes peaks olema kohustuse omanik ei ole seejuures formaalsus; kui omanikku ei ole määratud, kaob kohustus osakondade vahele ja seda ei märgata enne, kui tõendit küsitakse.
Teine põhjus, miks nimekirjad ei ole piisavad: poliitika ja praktika lähevad lahku. Organisatsioonil võib olla kehtestatud protseduur, ilma et seda protseduuri järgitaks. Mis on erinevus poliitika ja praktika vahel puudutab seda, mida kontroll tegelikult hindab: mitte kas dokument on olemas, vaid kas praktika vastab sellele, mida dokument kirjeldab. Assurance-protsess küsib viimase, mitte esimese kohta.
Compliance Check kaardistab, milised kohustused kehtivad, ja seob iga kohustuse juurde omaniku, tõendi vormi ja kontrolli. Tulemus ei ole nõuanne ega hinnang selle kohta, kui hästi organisatsioon toimib. See on struktuur: register, kus iga kohustuse juures on näha, kes mille eest vastutab ja millega seda tõendada saab. Seda struktuuri vajab juhatus, et küsimise korral näidata midagi konkreetset, mitte anda kinnitust.
Mida Compliance Check ei tee: see ei ütle, kas kohustust tegelikult täidetakse. See jääb organisatsiooni ja, kus asjakohane, audiitori või assurance-teenuse pakkuja ülesandeks. Check korrastab ja teeb nähtavaks, kus tõend ja kontroll puuduvad; ta ei tarni seda tõendit ise. Kes otsib hinnangut vastavuse kvaliteedi kohta, ei leia siit hinnangut. Kes otsib struktuuri, millega vastavust ise tõendatavaks muuta, leiab.
See lähenemine ei asenda juriidilist nõu selle kohta, milline lävi, tähtaeg või artikkel täpselt kohaldub. Need üksikasjad muutuvad, erinevad olukorra järgi ja sõltuvad regulatsiooni täpsest tekstist, nagu see mingil hetkel kehtib. Selle ajakohase teksti ja täpsete tingimuste jaoks viitab see lehekülg allikale endale, mitte kokkuvõttele, mis võib vananeda.
Teine piir: regulatsioon ei ole staatiline. Kohustuste register, mis täna on korrektne, võib järgmisel aastal olla puudulik. Kui sageli muutub kohustuste register ei ole seetõttu kõrvalasi, vaid osa tõendatavusest endast: register, millel puudub hoolduse rütm, on hetkepilt, mitte pideva kontrolli tõend.
Kolmas piir puudutab konkreetselt Euroopa konteksti. Sama Euroopa reegel realiseerub liikmesriikides erinevalt: teised läved, teised tähtajad, teised järelevaatajad. Organisatsioon, mis tunneb ainult Euroopa teksti ja mitte rahvuslikku lisandust, jätab osa kohustusest tähelepanuta. Kuidas jälgida rahvuslikke lisandusi ilma tellimuste rägastikuta kirjeldab, miks seda punkti alahinnatakse sagedamini kui oodatud, ja miks just see rahvuslik kiht juhatusi üllatab.
Kui audiitor või assurance-teenuse pakkuja annab kinnituse aruandluskohustuste täitmise kohta, küsib ta mitte kavatsust, vaid toimikut: allikdokumendid, fikseeritud omanik igal teemal ja kontrollimehhanism, mis tõendab, et protsess on korratav, mitte ühekordne. Mida assurance-kinnitus nõuab teie toimikult kirjeldab need nõuded konkreetsemalt. Juhatus, mis sellele valmistub, teeb targasti, kui ehitab toimiku üles enne küsimuse esitamist, mitte pärast.
See töömeetod fikseerib, mis peab toimuma ja kes seda teeb. See ei ütle midagi selle kohta, kui palju aega see võtab, ega selle kohta, milline osa sellest töö jääb käsitsi tehtavaks ja milline osa on automatiseeritav. Kes küsib, kui palju kapatsiteeti nõuab struktuurselt kohustuste register, tõendite kogumine ja kontrollide jälgimine, ja milline osa sellest on AI-le üle antav, leiab selle jaoks FTE TO AI töö-skaneerimise: see arvutab ülesande kaupa, milline osa töö selleks kvalifitseerub, sõltumata küsimusest, millised kohustused täpselt kehtivad.
Compliance Check on ehitusjärgus. Kes soovib tulemust kasutada niipea, kui see kättesaadav on, saab registreeruda ootenimekirja.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.