Poliitikadokument kirjeldab, mida organisatsioon soovib. Kontroll kirjeldab, mis tegelikult toimub. Nende kahe vahele jääb ruum ning selles ruumis elavad küsimused, mida audiitor, järelevalveasutus või uus juhatuse liige esimesena esitab. Mitte: kas teil on poliitika? Vaid: kas te suudate näidata, et see poliitika on ka praktika?
Poliitikadokument võib olla täielik, ajakohane ja hästi kirjutatud ning sellegipoolest mitte midagi ütelda selle kohta, mis põrandal tegelikult toimub. Poliitika on lubadus. Praktika on see, mida on täidetud. Erinevus peitub küsimuses, kes poliitikat rakendab, kuidas see toimub ja mis on sellest talletatud. Ilma nende kolme elemendita on poliitikadokument kavatsuse avaldus, mitte tõendusdokument.
See vahe on täpselt see, millele on üles ehitatud kohustuste register. Mitte: milline reegel kehtib, vaid: kes vastutab järgimise eest, milline tõend sellest olemas on ja milline kontroll näitab, et protsess on korratav. Ilma omanikuta jääb kohustus paberile. Kes peaks olema kohustuse omanik ei ole seega administratiivne küsimus, vaid küsimus, mis teeb vahe poliitika ja praktika vahel.
Tõend ei ole poliitikadokument ise. Tõend on jälg, mille selle poliitika rakendamine jätab: heaks kiidetud vorm, logikirje, e-kiri otsusega, aruanne, mis on esitatud kindlal kuupäeval. Tõend on olemas alles siis, kui see on talletatud hetkel, mil see juhtus, mitte hiljem tagantjärele koostatud.
Siin komistavad paljud organisatsioonid. Poliitika on olemas, kavatsus on siiras, kuid tõend on killustunud või tekib alles pärast seda, kui seda küsitakse. Assurance-protsess paljastab selle erinevuse halastamatult. Mida assurance-tõend täpselt toimikult nõuab, on seega omaette küsimus: mida nõuab assurance-tõend teie toimikult näitab, et latt on kõrgemal kui lihtsalt dokumentide kogum kaustas.
Compliance Check muudab nähtavaks, kus poliitika ja praktika lahknevad. See nähtavus ei ole sama, mis lahendus. Meetod osutab, millisel kohustusel puudub omanik, milline kontroll on puudu ja milline tõend veel ei eksisteeri. See ei teosta kontrolli ega kirjuta poliitikat. See annab struktuuri, millega organisatsioon saab ise tuvastada, kus praktika jääb lubadusest maha, ja see on teistsugune saavutus kui selle lõhe sulgemine.
See ei ole ka hetketõmmis, mis jääb kehtima. Kohustused muutuvad, omanikud vahetavad ametikohta ja see, mis täna kehtib tõendina, võib homme olla ebapiisav. Kui sageli kohustuste register tegelikult kohandamist vajab, on küsimus, mida paljud organisatsioonid alahindavad: kui sageli muutub kohustuste register kirjeldab, miks see ei ole ühekordne harjutus.
Erinevus poliitika ja praktika vahel suureneb, mida rohkem osapooli on rakendamisse kaasatud, ja see kehtib eriti organisatsioonidele, millel on üksused mitmes riigis. Euroopa reegel saab igas riigis oma tõlgenduse ning poliitika, mis on kirjutatud peakontori tasandil, ei sobitu automaatselt sellega, mida kohapeal jälgitakse. Praktika ühes üksuses võib tugevalt erineda teises üksuses toimuvast, samas kui poliitikadokument on mõlemal juhul identne.
See muudab nende riiklike lisandite haldamise korduvaks ülesandeks, mitte ühekordseks kontrolliks. Kuidas seda teha ilma lahtiste tellimuste ja kohalike tööriistade sasipuntrasse sattumata, on kirjeldatud lehel kuidas hoida riiklikke lisandeid korras ilma tellimuste rägastikuta.
Aruanne kirjeldab olukorda ühel hetkel. Erinevus poliitika ja praktika vahel muutub aga pidevalt ning hetketõmmis vananeb niipea, kui toimub esimene muudatus. Sellepärast taotleb compliance check meetodina midagi muud kui aruanne: tegemist on elava registriga, milles omanikustaatus, tõend ja kontroll on püsivalt üksteisega seotud, mitte dokumendiga, mis on esitamise järel kohe vananenud.
Kulu, mis kaasneb sellega, kui ei teata, millisele regulatsioonile organisatsioon allub, muutub tavaliselt nähtavaks alles siis, kui järelevalveasutus, pank või suur klient küsib tõendatavust ja seda ei osutu olemas olevat. Mida võib tähendada sel hetkel vastuseta jäämine, on selgitatud lehel mida maksab see, kui ei tea, millisele regulatsioonile te allute.
Erinevuse tuvastamine poliitika ja praktika vahel tekitab iseenesest järgmise küsimuse: kellel organisatsioonis on tegelikult aega seda tõendit koguda, ajakohastada ja üle vaadata niipea, kui kohustus muutub. See on ressursiküsimus ning see on eraldiseisev küsimusest, kas organisatsioon teab, mida tuleb teha. FTE TO AI töötab selle järgmise küsimuse pinnalt tööanalüüsiga, mis arvutab iga ülesande kohta, millise osa tööst saab AI üle võtta, nii et selgub, kus inimestele jääb aega tööks, mida arvuti teha ei saa: hindamiseks, otsustamiseks ja vastutuse võtmiseks.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.