Egy szabályzati dokumentum leírja, mit szeretne egy organizáció. Egy ellenőrzés leírja, mi történik valójában. E kettő között van egy rés, és abban a résben laknak azok a kérdések, amelyeket egy auditor, egy felügyeleti szerv vagy egy új vezető először feltesz. Nem azt kérdezik: van szabályzata? Hanem azt: meg tudja mutatni, hogy a szabályzat egyben a gyakorlat is?
Egy szabályzati dokumentum lehet teljes, aktuális és jól megírt, és mégsem mond semmit arról, mi történik a gyakorlatban. A szabályzat egy ígéret. A gyakorlat az, ami valóban megvalósult. A különbség abban a kérdésben rejlik, hogy ki hajtja végre a szabályzatot, hogyan történik ez, és mi van ebből rögzítve. E három elem nélkül egy szabályzati dokumentum szándéknyilatkozat, nem bizonyíték.
Ez a különbségtétel pontosan az, amire egy kötelezettségnyilvántartás épül. Nem az a kérdés, hogy melyik szabály van érvényben, hanem az, hogy ki a felelős tulajdonosa a megfelelésnek, milyen bizonyíték létezik erről, és melyik control mutatja meg, hogy a folyamat megismételhető. Felelős tulajdonos nélkül egy kötelezettség papíron marad. Az, hogy ki legyen egy kötelezettség tulajdonosa, tehát nem egy administratív kérdés, hanem az a kérdés, amely a különbséget jelenti szabályzat és gyakorlat között.
A bizonyíték nem a szabályzati dokumentum maga. A bizonyíték az a nyom, amelyet a szabályzat végrehajtása hagy: egy jóváhagyott formanyomtatvány, egy naplóadat, egy döntést tartalmazó e-mail, egy rögzített időpontban elkészített jelentés. A bizonyíték csak akkor létezik, ha azt a pillanatban rögzítették, amikor megtörtént, nem utólag rekonstruálva.
Itt botlik meg sok organizáció. A szabályzat megvan, a szándék valós, de a bizonyíték fragmentált, vagy csak azután keletkezik, hogy rákérdeznek. Egy assurance-folyamat kegyetlenül feltárja ezt a különbséget. Az, hogy egy assurance-nyilatkozat pontosan mit követel meg egy dossziétól, önálló kérdés: mit követel egy assurance-nyilatkozat a dossziétól megmutatja, hogy a mérce magasabban van, mint egy mappában összegyűjtött dokumentumhalmaz.
A Compliance Check láthatóvá teszi, hol tér el egymástól a szabályzat és a gyakorlat. Ez a láthatóság nem azonos a megoldással. A módszer megmutatja, melyik kötelezettségnek nincs felelős tulajdonosa, melyik control hiányzik, és melyik bizonyíték még nem létezik. Nem hajtja végre a controlt, és nem írja meg a szabályzatot. Egy struktúrát ad, amellyel egy organizáció maga állapíthatja meg, hol marad el a gyakorlat az ígérettől, és ez más teljesítmény, mint az adott szakadék megszüntetése.
Ez nem is egy állandóan érvényes pillanatfelvétel. A kötelezettségek változnak, a felelős tulajdonosok funkciót váltanak, és amit ma bizonyítéknak tekintünk, holnap már nem biztos, hogy elegendő. Az, hogy egy kötelezettségnyilvántartás valójában milyen gyakran igényel módosítást, olyan kérdés, amelyet sok organizáció alábecsül: milyen gyakran változik egy kötelezettségnyilvántartás leírja, miért nem egyszeri gyakorlat ez.
A különbség szabályzat és gyakorlat között nagyobb lesz, minél több szereplő vesz részt a végrehajtásban, és ez különösen érvényes azokra az organizációkra, amelyeknek több országban is van telephelye. Egy európai szabálynak minden országban saját megfogalmazása van, és a központi szinten megírt szabályzat nem automatikusan illeszkedik ahhoz, amit lokálisan nyilvántartanak. Az egyik telephely gyakorlata jelentősen eltérhet a másikétól, míg a szabályzati dokumentum mindkét esetben azonos.
Ez azt jelenti, hogy ezeknek a nemzeti fejezeteknek a karbantartása visszatérő feladat, nem egyszeri ellenőrzés. Az, hogyan lehet ezt anélkül megtenni, hogy elkülönült előfizetések és lokális eszközök zűrzavarába kerüljünk, le van írva itt: hogyan tartsa nyilván a nemzeti fejezeteket előfizetés-dzsungel nélkül.
Egy jelentés egy állapotot ír le egy adott pillanatban. A különbség szabályzat és gyakorlat között viszont folyamatosan változik, és egy pillanatfelvétel elavulttá válik az első módosítás bekövetkezésekor. Ezért egy compliance check mint módszer másra irányul, mint egy jelentés: egy élő nyilvántartásra, amelyben a felelős tulajdonosi viszony, a bizonyíték és a control tartósan egymáshoz kapcsolódnak, nem egy dokumentumra, amely elkészülése után rögtön elavult.
Annak a költsége, hogy egy organizáció nem tudja, milyen szabályozás alá esik, rendszerint csak akkor válik láthatóvá, amikor egy felügyeleti szerv, egy bank vagy egy nagy ügyfél bizonyíthatóságot kér, és az nem létezik. Az, hogy mit jelenthet ilyen pillanatban válasz nélkül állni, itt van kifejtve: mennyibe kerül, ha nem tudja, milyen szabályozás alá esik.
A szabályzat és a gyakorlat közötti különbség megállapítása magától felvet egy következő kérdést: kinek van az organizációban valóban ideje arra, hogy ezt a bizonyítékot összegyűjtse, nyilvántartsa és felülvizsgálja, amint egy kötelezettség megváltozik. Ez egy kapacitás-kérdés, és független attól, hogy az organizáció tudja-e, mi kell történjen. Az FTE TO AI ebből a következő kérdésből dolgozik, egy munkaelemző felméréssel, amely feladatonként kiszámítja, hogy a munka mekkora része vehető át AI által, így válik láthatóvá, hol marad idő az embereknek arra a munkára, amit egy számítógép nem tud elvégezni: a megítélésre, a döntésre és az elszámolásra.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.