Politikas dokuments apraksta to, ko organizācija vēlas. Kontrole apraksta to, kas patiešām notiek. Starp šiem diviem ir telpa, un tieši šajā telpā mīt jautājumi, kurus auditors, uzraudzības iestāde vai jauns valdes loceklis uzdod vispirms. Nevis: vai jums ir politika? Bet: vai jūs varat parādīt, ka politika ir arī prakse?
Politikas dokuments var būt pilnīgs, aktuāls un labi rakstīts, un tomēr neko neizsaka par to, kas notiek uz vietas. Politika ir solījums. Prakse ir tas, kas ir izpildīts. Atšķirība ir jautājumā, kas politiku īsteno, kā tas notiek un kas no tā ir fiksēts. Bez šiem trim elementiem politikas dokuments ir nodomu paziņojums, ne pierādījums.
Tieši šī atšķirība ir tā, uz kuras ir būvēts pienākumu reģistrs. Nevis: kāds noteikums ir spēkā, bet: kas ir atbildīgs par izpildi, kāds pierādījums par to pastāv, un kura kontrole apliecina, ka process ir atkārtojams. Bez atbildīgā persona pienākums paliek uz papīra. Kam būtu jābūt pienākuma īpašniekam tāpēc nav administratīvs jautājums, bet gan jautājums, kas nosaka atšķirību starp politiku un praksi.
Pierādījums nav politikas dokuments pats par sevi. Pierādījums ir pēda, ko atstāj šīs politikas izpilde: apstiprināta forma, žurnāla ieraksts, e-pasts ar lēmumu, atskaite, kas iesniegta noteiktā datumā. Pierādījums pastāv tikai tad, ja tas ir fiksēts brīdī, kad tas notika, ne rekonstruēts pēc fakta.
Šeit daudzas organizācijas piedzīvo klupšanu. Politika ir izveidota, nodoms ir patiess, bet pierādījums ir fragmentārs vai rodas tikai pēc tam, kad par to tiek pajautāts. Assurance process šo atšķirību atklāj nesaudzīgi. Kas precīzi assurance apliecinājums pieprasa no dokumentācijas, ir tāpēc atsevišķs jautājums: ko assurance apliecinājums pieprasa no jūsu lietas parāda, ka prasību līmenis ir augstāks nekā dokumentu kopums mapē.
Compliance Check padara redzamu, kur politika un prakse atšķiras. Šī redzamība nav tas pats, kas risinājums. Metode norāda, kuram pienākumam nav atbildīgā, kura kontrole trūkst un kāds pierādījums vēl nepastāv. Tā neizpilda kontroli un neraksta politiku. Tā piedāvā struktūru, ar kuru organizācija pati var noteikt, kur prakse atpaliek no solījuma, un tas ir cits sniegums nekā šīs plaisas novēršana.
Tas arī nav momentuzņēmums, kas paliek pareizs. Pienākumi mainās, atbildīgās personas mainās amatus, un tas, kas šodien tiek uzskatīts par pierādījumu, rīt var būt nepietiekams. Cik bieži pienākumu reģistram patiesībā ir nepieciešamas korekcijas, ir jautājums, kuru daudzas organizācijas novērtē par zemu: cik bieži pienākumu reģistrs mainās apraksta, kāpēc šis nav vienreizējs pasākums.
Atšķirība starp politiku un praksi pieaug, jo vairāk pušu ir iesaistītas izpildē, un tas jo īpaši attiecas uz organizācijām ar filiālēm vairākās valstīs. Eiropas noteikums katrā valstī tiek īstenots savā veidā, un politika, kas rakstīta galvenās mītnes līmenī, automātiski nesaskan ar to, kas tiek uzskaitīts vietējā līmenī. Prakse vienā filiālē var stipri atšķirties no prakses citā, kamēr politikas dokuments abos gadījumos ir identisks.
Tas padara šo nacionālo slāņu uzturēšanu par atkārtotu uzdevumu, ne vienreizēju pārbaudi. Kā to darīt, nenokļūstot atsevišķu abonementu un vietēju rīku juceklī, ir aprakstīts vietnē kā uzturēt nacionālos slāņus, neiegrimstot abonementu džungļos.
Pārskats apraksta stāvokli konkrētā brīdī. Atšķirība starp politiku un praksi tomēr nemitīgi mainās, un momentuzņēmums noveco, tiklīdz notiek pirmā izmaiņa. Tāpēc compliance check kā metode paredz kaut ko citu nekā pārskats: runa ir par dzīvu reģistru, kurā atbildība, pierādījums un kontrole ir pastāvīgi savienoti, ne dokumentu, kas kļūst novecojis tūlīt pēc nodošanas.
Izmaksas par to, ka nezina, kādiem noteikumiem organizācija ir pakļauta, parasti kļūst redzamas tikai brīdī, kad uzraudzības iestāde, banka vai lielais klients pieprasa pierādāmību, un tā izrādās nepastāvoša. Kas tas var nozīmēt, atrodoties šajā brīdī bez atbildes, ir izklāstīts vietnē ko izmaksā tas, ka nezināt, kādiem noteikumiem esat pakļauti.
Atšķirības starp politiku un praksi konstatēšana pati par sevi rada nākamu jautājumu: kam organizācijā patiešām ir laiks vākt šo pierādījumu, to uzturēt un pārskatīt, tiklīdz pienākums mainās. Tas ir kapacitātes jautājums, un tas ir atsevišķs no jautājuma, vai organizācija zina, kas jāizdara. FTE TO AI strādā, izmantojot šo nākamo jautājumu, ar darba skenēšanas rīku, kas katrai uzdevumam aprēķina, kādu daļu darba var pārņemt AI, tā padarot redzamu, kur cilvēkiem paliek laiks darbam, ko dators nespēj veikt: novērtēšanai, lēmumu pieņemšanai un atbildības uzņemšanai.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.