Politikos dokumentas aprašo, ką organizacija norėtų. Kontrolė aprašo, kas iš tikrųjų vyksta. Tarp šių dviejų dalykų yra tarpas, ir tame tarpe gyvena klausimai, kuriuos auditorius, priežiūros institucija ar naujas vadovas užduoda pirmiausia. Ne: ar turite politiką? Bet: ar galite parodyti, kad politika ir yra praktika?
Politikos dokumentas gali būti išsamus, aktualus ir gerai parašytas, ir vis tiek nieko nepasakyti apie tai, kas vyksta darbo lygmenyje. Politika yra pažadas. Praktika yra tai, kas buvo įvykdyta. Skirtumas slypi klausime, kas įgyvendina politiką, kaip tai vyksta ir kas iš to buvo užfiksuota. Be šių trijų elementų politikos dokumentas yra ketinimų pareiškimas, o ne įrodymas.
Šis skirtumas yra tiksliai tai, kuo pagrįstas įsipareigojimų registras. Ne: kokia taisyklė taikoma, bet: kas yra atsakingas už laikymąsi, kokie įrodymai tai patvirtina ir kokia kontrolė parodo, kad procesas yra pakartojamas. Be atsakingo asmens įsipareigojimas išlieka tik popieriuje. Klausimas, kas turėtų būti atsakingas už įsipareigojimą, taigi nėra administracinis klausimas, o klausimas, kuris nulemia skirtumą tarp politikos ir praktikos.
Įrodymas nėra pats politikos dokumentas. Įrodymas yra pėdsakas, kurį palieka šios politikos įgyvendinimas: patvirtinta forma, žurnalo įrašas, e. laiškas su sprendimu, ataskaita, pateikta nustatytą dieną. Įrodymas egzistuoja tik tada, kai jis užfiksuotas įvykio metu, o ne atkurtas po fakto.
Čia daugelis organizacijų suklumpa. Politika yra, ketinimas yra nuoširdus, bet įrodymai yra fragmentiški arba atsiranda tik tada, kai jų paklausiama. Patikinimo (assurance) procesas šį skirtumą atskleidžia negailestingai. Ką tiksliai patikinimo pareiškimas reikalauja iš dokumentacijos – tai atskiras klausimas: ko patikinimo pareiškimas reikalauja iš jūsų dokumentacijos parodo, kad reikalavimai yra aukštesni nei tiesiog dokumentų rinkinys aplanke.
Atitikties patikra (Compliance Check) atskleidžia, kur politika ir praktika išsiskiria. Šis matomumas nėra tas pats, kas sprendimas. Metodas nurodo, kuris įsipareigojimas neturi atsakingo asmens, kokios kontrolės trūksta ir kokių įrodymų vis dar nėra. Jis nei vykdo kontrolės, nei rašo politikos. Jis suteikia struktūrą, kuria organizacija pati gali nustatyti, kur praktika atsilieka nuo pažado, ir tai yra kitokia užduotis nei tos atskirties užpildymas.
Tai taip pat nėra momentinė nuotrauka, kuri visada teisinga. Įsipareigojimai keičiasi, atsakingi asmenys keičia pareigas, o kas šiandien laikoma įrodymu, rytoj gali būti nepakankamas. Kaip dažnai įsipareigojimų registrui iš tikrųjų reikia pakeitimų – šį klausimą daugelis organizacijų per menkai vertina: kaip dažnai keičiasi įsipareigojimų registras aprašo, kodėl tai nėra vienkartinis veiksmas.
Skirtumas tarp politikos ir praktikos didėja, kai daugiau šalių dalyvauja įgyvendinime, ir tai ypač pasakytina apie organizacijas su padaliniais keliose šalyse. Europos taisyklė kiekvienoje šalyje įgyja savo interpretaciją, o pagrindinės būstinės lygmenyje parašyta politika automatiškai neatitinka to, kas fiksuojama vietos lygmeniu. Vieno padalinio praktika gali smarkiai skirtis nuo kito padalinio praktikos, nors politikos dokumentas abiem atvejais yra identiškas.
Dėl to šių nacionalinių lygmenų priežiūra tampa nuolatine užduotimi, o ne vienkartiniu patikrinimu. Kaip tai daryti, nepatekus į atskirų prenumeratų ir vietinių įrankių sumaištį, aprašyta kaip prižiūrėti nacionalinius lygmenis nepatenkant į prenumeratų džiungles.
Ataskaita aprašo būseną tam tikru momentu. Tačiau skirtumas tarp politikos ir praktikos nuolat kinta, ir momentinė nuotrauka pasensta vos atsiradus pirmam pakeitimui. Todėl atitikties patikra kaip metodas siekia kitokio tikslo nei ataskaita: tai gyvas registras, kuriame atsakomybė, įrodymai ir kontrolė yra nuolat tarpusavyje susieti, o ne dokumentas, kuris tampa pasenęs vos pateiktas.
Nežinojimo, kuriai reguliavimo aprėpčiai organizacija priklauso, kaina paprastai tampa akivaizdi tik tada, kai priežiūros institucija, bankas ar didelis klientas paprašo įrodomumo, o jo nėra. Kas gali reikšti atsidūrimas tokioje situacijoje be atsakymo, paaiškinta kiek kainuoja nežinoti, kuriai aprėpčiai priklausote.
Nustatydamas skirtumą tarp politikos ir praktikos, savaime kyla tolesnis klausimas: kas organizacijoje iš tikrųjų turi laiko rinkti, tvarkyti ir peržiūrėti tuos įrodymus, kai pasikeičia įsipareigojimas. Tai yra pajėgumų (kapaciteto) klausimas, ir jis nepriklauso nuo to, ar organizacija žino, ką reikia daryti. FTE TO AI dirba nuo šio tolesnio klausimo su darbo skene (werkscan), kuri kiekvienai užduočiai apskaičiuoja, kokią dalį darbo galima perduoti dirbtiniam intelektui, kad būtų aišku, kur žmonės atlaisvina laiko darbui, kurio kompiuteris atlikti negali: vertinimui, sprendimui ir atsiskaitymui.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.