Ένα έγγραφο πολιτικής περιγράφει τι θέλει ένας οργανισμός. Ένας έλεγχος περιγράφει τι συμβαίνει στην πραγματικότητα. Ανάμεσα σε αυτά τα δύο υπάρχει χώρος, και σε αυτόν τον χώρο κατοικούν οι ερωτήσεις που θέτει πρώτα ένας ελεγκτής, μια εποπτική αρχή ή ένα νέο μέλος της διοίκησης. Όχι: έχετε πολιτική; Αλλά: μπορείτε να αποδείξετε ότι η πολιτική είναι επίσης η πράξη;
Ένα έγγραφο πολιτικής μπορεί να είναι πλήρες, επίκαιρο και καλογραμμένο, και παρόλα αυτά να μη λέει τίποτα για το τι συμβαίνει στην πράξη. Η πολιτική είναι μια υπόσχεση. Η πράξη είναι αυτό που έχει τηρηθεί. Η διαφορά έγκειται στο ερώτημα ποιος εκτελεί την πολιτική, πώς γίνεται αυτό, και τι έχει καταγραφεί από αυτό. Χωρίς αυτά τα τρία στοιχεία, ένα έγγραφο πολιτικής είναι μια δήλωση πρόθεσης, όχι αποδεικτικό στοιχείο.
Αυτή η διάκριση είναι ακριβώς το θεμέλιο πάνω στο οποίο είναι χτισμένο ένα μητρώο υποχρεώσεων. Όχι: ποιος κανόνας ισχύει, αλλά: ποιος είναι ιδιοκτήτης της συμμόρφωσης, ποια απόδειξη υπάρχει για αυτό, και ποιος έλεγχος (control) αποδεικνύει ότι η διαδικασία είναι επαναλήψιμη. Χωρίς ιδιοκτήτη, μια υποχρέωση παραμένει στα χαρτιά. Ποιος πρέπει να είναι ιδιοκτήτης μιας υποχρέωσης δεν είναι, επομένως, διοικητικό ερώτημα, αλλά το ερώτημα που κάνει τη διαφορά μεταξύ πολιτικής και πράξης.
Η απόδειξη δεν είναι το ίδιο το έγγραφο πολιτικής. Η απόδειξη είναι το ίχνος που αφήνει η εκτέλεση αυτής της πολιτικής: ένα εγκεκριμένο έντυπο, ένα στοιχείο καταγραφής (log), ένα email με μια απόφαση, μια αναφορά που παραδόθηκε σε συγκεκριμένη ημερομηνία. Η απόδειξη υπάρχει μόνο όταν έχει καταγραφεί τη στιγμή που συνέβη, όχι όταν ανακατασκευάζεται εκ των υστέρων.
Εδώ σκαλώνουν πολλοί οργανισμοί. Η πολιτική υπάρχει, η πρόθεση είναι ειλικρινής, αλλά η απόδειξη είναι αποσπασματική ή υπάρχει μόνο αφού ζητηθεί. Μια διαδικασία διασφάλισης (assurance) αποκαλύπτει αυτή τη διαφορά χωρίς έλεος. Τι ζητά ακριβώς μια δήλωση διασφάλισης από έναν φάκελο είναι επομένως ένα ξεχωριστό ερώτημα: τι ζητά μια δήλωση διασφάλισης από τον φάκελό σας δείχνει ότι ο πήχης είναι υψηλότερος από μια συλλογή εγγράφων σε έναν φάκελο.
Ο Compliance Check αναδεικνύει πού διαφέρουν η πολιτική και η πράξη. Αυτή η ανάδειξη δεν είναι το ίδιο με τη λύση. Η μέθοδος υποδεικνύει ποια υποχρέωση δεν έχει ιδιοκτήτη, ποιος έλεγχος (control) λείπει και ποια απόδειξη δεν υπάρχει ακόμη. Δεν εκτελεί τον έλεγχο και δεν γράφει την πολιτική. Παρέχει μια δομή με την οποία ένας οργανισμός μπορεί να διαπιστώσει ο ίδιος πού η πράξη μένει πίσω από την υπόσχεση, και αυτό είναι διαφορετικό επίτευγμα από το να κλείσει αυτό το χάσμα.
Δεν είναι επίσης μια στιγμιαία εικόνα που παραμένει ακριβής. Οι υποχρεώσεις αλλάζουν, οι ιδιοκτήτες αλλάζουν θέση, και ό,τι σήμερα θεωρείται απόδειξη μπορεί αύριο να είναι ανεπαρκές. Πόσο συχνά χρειάζεται στην πραγματικότητα προσαρμογή ένα μητρώο υποχρεώσεων είναι ένα ερώτημα που πολλοί οργανισμοί υποτιμούν: πόσο συχνά αλλάζει ένα μητρώο υποχρεώσεων περιγράφει γιατί αυτό δεν είναι μια εφάπαξ άσκηση.
Η διαφορά μεταξύ πολιτικής και πράξης μεγαλώνει όσο περισσότερα μέρη εμπλέκονται στην εκτέλεση, και αυτό ισχύει κατεξοχήν για οργανισμούς με εγκαταστάσεις σε περισσότερες χώρες. Ένας ευρωπαϊκός κανόνας αποκτά διαφορετική ερμηνεία σε κάθε χώρα, και η πολιτική που έχει γραφτεί σε επίπεδο κεντρικών γραφείων δεν συνδέεται αυτόματα με αυτό που παρακολουθείται τοπικά. Η πράξη σε μία εγκατάσταση μπορεί να διαφέρει σημαντικά από την πράξη σε μια άλλη, ενώ το έγγραφο πολιτικής είναι πανομοιότυπο και στις δύο περιπτώσεις.
Αυτό μετατρέπει τη συντήρηση αυτών των εθνικών προσαρμογών σε επαναλαμβανόμενο έργο και όχι σε εφάπαξ έλεγχο. Πώς να το κάνετε αυτό χωρίς να καταλήξετε σε έναν λαβύρινθο ξεχωριστών συνδρομών και τοπικών εργαλείων περιγράφεται στο πώς παρακολουθείτε εθνικές προσαρμογές χωρίς ζούγκλα συνδρομών.
Μια αναφορά περιγράφει μια κατάσταση σε μια στιγμή. Η διαφορά μεταξύ πολιτικής και πράξης, όμως, αλλάζει συνεχώς, και μια στιγμιαία εικόνα παλιώνει μόλις συμβεί η πρώτη αλλαγή. Γι' αυτό ένα compliance check ως μέθοδος επιδιώκει κάτι διαφορετικό από μια αναφορά: πρόκειται για ένα ζωντανό μητρώο στο οποίο η ιδιοκτησία, η απόδειξη και ο έλεγχος (control) παραμένουν διαρκώς συνδεδεμένα μεταξύ τους, αντί για ένα έγγραφο που είναι ξεπερασμένο αμέσως μόλις παραδοθεί.
Το κόστος του να μη γνωρίζει κανείς κάτω από ποιο καθεστώς εμπίπτει ένας οργανισμός γίνεται συνήθως ορατό μόνο τη στιγμή που μια εποπτική αρχή, μια τράπεζα ή ένας μεγάλος πελάτης ζητά αποδεικτική τεκμηρίωση και αυτή δεν υπάρχει. Τι μπορεί να σημαίνει το να βρεθείτε χωρίς απάντηση εκείνη τη στιγμή εξηγείται στο τι κοστίζει το να μη γνωρίζετε κάτω από ποιο καθεστώς εμπίπτετε.
Ο προσδιορισμός της διαφοράς μεταξύ πολιτικής και πράξης δημιουργεί αυτόματα ένα επόμενο ερώτημα: ποιος στον οργανισμό έχει πραγματικά τον χρόνο να συγκεντρώνει αυτή την απόδειξη, να την ενημερώνει και να την αναθεωρεί μόλις αλλάξει μια υποχρέωση. Αυτό είναι ζήτημα capaciteit, και είναι ανεξάρτητο από το ερώτημα αν ο οργανισμός γνωρίζει τι πρέπει να γίνει. Η FTE TO AI εργάζεται βάσει αυτού του επόμενου ερωτήματος με ένα εργαλείο ανάλυσης εργασίας (werkscan) που υπολογίζει, ανά εργασία, ποιο μέρος της δουλειάς μπορεί να αναλάβει η AI, ώστε να γίνεται σαφές πού απομένει στους ανθρώπους χρόνος για το έργο που δεν μπορεί να κάνει ένας υπολογιστής: την αξιολόγηση, την απόφαση και τη λογοδοσία.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.