De regels voor duurzaamheidsrapportage komen uit Brussel, maar Brussel schrijft een richtlijn, geen verordening. Een richtlijn moet door elke lidstaat worden omgezet in nationale wetgeving, en dat omzettingsproces is het moment waarop verschillen ontstaan. De Europese tekst geeft een kader; het nationale parlement, de nationale toezichthouder en de nationale beroepsorganisaties vullen dat kader in. Voor een bedrijf dat alleen de Europese samenvatting heeft gelezen, is dat de eerste valkuil: de samenvatting beschrijft het gemiddelde, niet de uitkomst in een specifiek land.
Bij de omzetting naar Polens nationale wetgeving liggen een paar mechanismen structureel gevoelig. Ten eerste het omzettingstempo zelf: lidstaten hoeven niet allemaal op dezelfde datum klaar te zijn, en vertraging in de nationale wetgevingsprocedure verandert wanneer een verplichting daadwerkelijk afdwingbaar wordt, los van de Europese deadline. Ten tweede de aanwijzing van de toezichthouder: welke nationale instantie toeziet op naleving, welke bevoegdheden die instantie krijgt en hoe die instantie handhaaft, is een nationale keuze die per land anders kan uitpakken. Ten derde de aansluiting op bestaand nationaal recht: Polen kende al eigen regels voor jaarverslaggeving, ondernemingsrecht en accountancy, en de nieuwe Europese verplichtingen worden daarin ingepast. Die inpassing kan verplichtingen verzwaren, verlichten of op een ander niveau in de organisatie leggen dan de Europese tekst op het eerste gezicht suggereert.
Een veelgemaakte aanname is dat de criteria die bepalen of een bedrijf onder de verplichting valt, overal in Europa identiek worden toegepast. Dat is niet vanzelfsprekend. Nationale wetgevers kunnen bij de omzetting keuzes maken over hoe groepen van ondernemingen worden behandeld, hoe dochterondernemingen van buitenlandse moeders worden meegenomen, en hoe overgangsperiodes worden vormgegeven. De precieze drempels en termijnen die in Polen gelden, staan in de Poolse omzettingswet en de bijbehorende uitvoeringsregels; die tekst raadpleegt u rechtstreeks, omdat wetswijzigingen sneller gaan dan enige samenvatting kan bijhouden.
De Europese lijn vraagt om assurance op het duurzaamheidsverslag, maar wie die assurance mag uitvoeren en onder welke standaard, is opnieuw een nationale invulling. In Polen bepaalt de nationale beroepsorganisatie voor accountants, samen met de wetgever, welke kwalificatie vereist is en welk niveau van zekerheid in eerste instantie wordt verwacht. Dat detail bepaalt in de praktijk wie een bedrijf moet inschakelen en wanneer, en het is een detail dat in de Europese richtlijn zelf niet wordt vastgelegd.
Het is verleidelijk om nationale afwijking te zien als een vertaalprobleem: dezelfde regel, andere taal. Dat onderschat het mechanisme. Elke lidstaat herschrijft de richtlijn in het eigen wetgevingsstelsel, met eigen definities van ondernemingsvormen, eigen boekjaren, eigen sanctieregimes en eigen toezichtstructuur. Een bedrijf met vestigingen in meerdere landen kan daardoor voor wat inhoudelijk dezelfde verplichting lijkt, in elk land een andere eigenaar, een ander bewijsstuk en een andere deadline nodig hebben. Dat is ook zichtbaar bij andere lidstaten: hoe Zweden de Europese richtlijn heeft omgezet laat een ander omzettingstempo zien dan Polen, de Deense invulling van toezicht en handhaving legt de verantwoordelijkheid anders neer, en de Ierse aansluiting op bestaand ondernemingsrecht toont hoe een bestaand rechtsstelsel de nieuwe regels vorm geeft. Wie in meerdere van deze landen actief is, kan niet uitgaan van één regelset.
Voor een bestuur, CFO, general counsel of internal auditor die moet kunnen aantonen dat de organisatie in control is, is de vraag niet alleen welke Europese verplichting geldt. De vraag is welke nationale uitwerking van toepassing is op elke entiteit in de groep, wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor het bewijs dat aan die nationale uitwerking is voldaan, en welke control aantoont dat dat proces herhaalbaar is, niet eenmalig. Dat vraagt een overzicht per land en per entiteit, met daarin per verplichting een eigenaar, het bewijs en de control die aantoont dat het bewijs actueel blijft. Dat overzicht verschilt logischerwijs van wat nodig zou zijn bij de Oostenrijkse uitwerking van dezelfde richtlijn of bij de Tsjechische aanpak van rapportageverplichtingen, en het overzicht moet worden bijgehouden zodra een van de nationale wetgevers de eigen tekst aanpast.
Het samenstellen van dat overzicht, per land, per entiteit, per verplichting, is grotendeels gestructureerd werk: nationale bronnen raadplegen, de juiste tekst identificeren, de eigenaar binnen de organisatie koppelen aan de verplichting, en het bewijs op orde brengen. Een deel van dat werk laat zich met AI ondersteunen, een deel vraagt beoordeling die bij een persoon moet blijven liggen. De werkscan van FTE TO AI rekent per taak uit welk deel van dat werk door AI is over te nemen en welk deel niet, zodat duidelijk wordt waar tijd wordt besteed aan het zoeken naar informatie en waar aan het daadwerkelijk beoordelen ervan.
De Compliance Check, die per verplichting een eigenaar, het bewijs en een control koppelt, is in aanbouw. Wie hier gebruik van wil maken zodra deze beschikbaar is, kan zich aanmelden voor de wachtlijst. Voor de actuele Poolse wettekst en drempels blijft de nationale bron, of een raadpleging van iemand die de Poolse omzetting dagelijks volgt, het uitgangspunt.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.