De zorg verschilt van de meeste andere sectoren doordat een groot deel van de bedrijfsvoering niet door de markt wordt bepaald, maar door bekostigingsregels, toezichthouders en zorgverzekeraars. Waar een productiebedrijf of een dienstverlener zijn eigen investeringsruimte bepaalt, hangt die ruimte in de zorg voor het grootste deel af van tarieven, contracten en regelgeving die de instelling zelf niet vaststelt. Dat verandert niet welke ESG-verplichtingen gelden, maar het verandert wel hoe zwaar die verplichtingen wegen op de organisatie, en wie binnen de instelling daarover verantwoording aflegt.
Een tweede bijzonderheid is de mix van rechtsvormen. Ziekenhuizen, GGZ-instellingen, ouderenzorg en gehandicaptenzorg zijn vaak stichtingen zonder aandeelhouders, terwijl een deel van de zorg juist wordt geleverd door commerciële bedrijven, van apotheekketens tot zorgtechnologie-leveranciers. Die twee typen organisaties kunnen onder heel verschillende drempels en verplichtingen vallen, ook al werken ze in dezelfde keten en aan dezelfde patiënt.
De Europese regels rond duurzaamheidsrapportage vormen het startpunt, maar de manier waarop een land die regels omzet in nationale wetgeving bepaalt uiteindelijk wie precies moet rapporteren, op welk niveau binnen een groep, en met welke overgangstermijnen. Voor de zorg is dat een reëel punt van verwarring: een zorggroep die in het ene land als één rapportageplichtige eenheid geldt, kan in een ander land per zorginstelling apart worden beoordeeld. Ook de vraag of subsidies, publieke bekostiging of het ontbreken van aandeelhouders invloed hebben op de drempelbepaling, verschilt per nationale uitwerking. Wie voor de eigen instelling wil weten of en wanneer een verplichting ingaat, moet daarom niet alleen naar de Europese richtlijn kijken, maar naar de tekst zoals die in het eigen land is vastgelegd, en naar de actuele stand daarvan, omdat overgangsregelingen en drempels regelmatig worden aangepast.
Zorginstellingen die zelf niet direct onder de rapportageplicht vallen, krijgen er vaak toch mee te maken via de keten. Een ziekenhuis dat inkoopt bij grote leveranciers van medische apparatuur, farmaceutica of facilitaire diensten, kan vragen krijgen over energiegebruik, arbeidsomstandigheden bij toeleveranciers of afvalstromen, simpelweg omdat de leverancier die informatie nodig heeft voor zijn eigen rapportage. Dat is een ander mechanisme dan een directe verplichting, maar het effect op de administratie kan vergelijkbaar zijn: er moet iemand zijn die weet welke gegevens worden gevraagd, waar die vandaan komen en wie ze aanlevert.
Daarnaast is de zorg een sector waarin vastgoed, energieverbruik en medische afvalverwerking een aanzienlijk deel van de duurzaamheidsvragen bepalen, terwijl personeelsgerelateerde onderwerpen, zoals werkdruk, verloop en arbeidsomstandigheden, een vergelijkbaar zwaar deel van de sociale rapportage vormen. Welke van die twee thema's het meeste gewicht krijgt, verschilt per type instelling en is niet in algemene termen vast te stellen.
De vraag onder welke regels een instelling valt, is maar de eerste stap. Een bestuur dat moet aantonen dat het in control is, heeft meer nodig dan een lijst met wetsartikelen: het heeft per verplichting een eigenaar nodig, een omschrijving van het bewijs dat wordt bijgehouden, en een control die aantoont dat dat bewijs klopt en actueel is. Zonder die indeling blijft compliance een verzameling losse constateringen in plaats van een systeem waarop de raad van bestuur, de raad van toezicht of een accountant kan steunen.
De Compliance Check is opgebouwd rond die indeling: welke verplichtingen gelden, wie binnen de organisatie daarvoor verantwoordelijk is, welk bewijs daarbij hoort en welke control aantoont dat het klopt. Voor de zorg betekent dat vaak een combinatie van medische, facilitaire en personele dossiers die nu apart worden bijgehouden en die voor een goede aantoonbaarheid samen moeten komen.
Deze Compliance Check wordt nu gebouwd. Wie hier belangstelling voor heeft, kan zich aanmelden voor de wachtlijst; er wordt op dit moment nog niets aangeboden dat af is.
De manier waarop bekostiging, toezicht en rechtsvorm de ESG-verplichtingen kleuren, is niet uniek voor de zorg. Bij de groothandel speelt de positie in de keten een vergelijkbare rol, bij de maakindustrie bepalen energie- en productieprocessen een groot deel van de rapportagelast, en bij het onderwijs zorgt de publieke bekostiging voor een vergelijkbare vertraging tussen Europese regel en praktische toepassing. Ook de zakelijke dienstverlening laat zien hoe ketenvragen van klanten net zo zwaar kunnen wegen als een directe wettelijke verplichting.
Het in kaart brengen van verplichtingen, eigenaren, bewijs en controls is zelf ook werk: dossiers doorzoeken, gegevens bij afdelingen ophalen, documentatie actualiseren en overzichten bijhouden. Een deel van die taken bestaat uit het herhaaldelijk verzamelen en ordenen van informatie die al ergens in de organisatie aanwezig is. De werkscan van FTE TO AI rekent per taak uit welk deel van dat werk door AI is over te nemen, zodat duidelijk wordt waar mensen tijd overhouden voor de beoordeling die wel menselijk oordeel vraagt, en waar het verzamelen van bewijs grotendeels kan worden geautomatiseerd.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.