Antes de uma direção poder determinar quais as obrigações aplicáveis, é necessário estabelecer qual a dimensão da empresa. A dimensão não é um dado fixo, mas o resultado de várias contagens: número de colaboradores, volume de negócios, total do balanço e, por vezes, uma combinação destes a nível de grupo em vez de a nível de uma única entidade. Quais os limiares exatos que se aplicam e a partir de quando, varia de acordo com a regulamentação e é regularmente ajustado. Esses valores atuais devem ser consultados na própria fonte; esta página trata de como fundamentar a própria contagem, não de qual o número que atualmente constitui o limite.
Uma empresa que se situa ligeiramente abaixo de um limiar tem, em geral, menos obrigações do que uma empresa que o excede. Isto parece simples, mas a prática é menos precisa. A dimensão é frequentemente medida ao longo de um período de vários anos, para que uma oscilação pontual para cima não conduza imediatamente a novas obrigações, e uma diminuição pontual não conduza imediatamente ao seu desaparecimento. Além disso, uma empresa por vezes cresce ou diminui através de uma aquisição, uma cisão ou uma alteração na estrutura do grupo, o que faz com que a contagem, com efeitos retroativos, resulte de forma diferente do previsto. Quem avalia a dimensão apenas com base no exercício em curso corre o risco de uma parte externa chegar a uma conclusão diferente com base em anos anteriores.
Se a contagem deve ser feita a nível da empresa-mãe, de uma filial ou de todo o grupo, é uma questão que se distingue da própria dimensão e que, ainda assim, a influencia diretamente. Uma filial que, por si só, é pequena pode, ainda assim, estar sujeita a uma obrigação porque o grupo a que pertence não o é. Isto está relacionado com a forma como a forma jurídica da empresa é registada, uma vez que a estrutura jurídica determina quais as entidades que contam para a consolidação e quais não contam. Sem um raciocínio registado sobre este nível, a determinação da dimensão está tecnicamente incompleta, mesmo que o número em si esteja correto.
Uma determinação de dimensão que existe apenas como pressuposto interno é difícil de defender posteriormente numa fiscalização. O que é necessário é um registo que demonstre: quais os números utilizados, relativos a que período, a que nível e segundo que definição. Esse registo deve também indicar quem efetuou a contagem e quem aprovou o resultado. É precisamente essa a distinção que conta relativamente a o que é considerado prova numa obrigação: um número sem origem rastreável e sem responsável não constitui prova, por mais correto que o número seja. Manter-se correto mais tarde não significa que o resultado nunca se altere, mas sim que o raciocínio subjacente ao resultado é, em qualquer momento, reconstituível.
Na prática, a fundamentação da dimensão fica frequentemente dispersa por vários departamentos: o financeiro tem os valores de volume de negócios, os recursos humanos os números de pessoal, e o jurídico a estrutura do grupo. Ninguém tem a visão de conjunto que combine os três num único cálculo coerente. Este é um padrão reconhecível que também surge noutros contextos, como descrito em onde a prova se dispersa dentro de uma organização. No caso da dimensão, este risco é maior do que noutras obrigações, porque o resultado da contagem é frequentemente a primeira pergunta feita numa fiscalização externa, e uma resposta incompleta a essa primeira pergunta compromete a credibilidade de todas as respostas seguintes.
A dimensão não existe isoladamente. Está relacionada com os países onde a empresa está ativa, uma vez que a presença internacional influencia a forma de consolidação, e com o que a empresa efetivamente oferece, uma vez que as atividades em determinados setores conduzem a uma leitura diferente dos limiares. Também o próprio setor desempenha um papel; veja a este respeito como o setor determina quais as regras ESG aplicáveis. Quem isola a dimensão destes outros fatores corre o risco de elaborar uma contagem correta em si mesma, mas que, ainda assim, não corresponde às obrigações reais.
Uma vez determinada e fundamentada a dimensão, surge uma questão subsequente igualmente prática: quem executa as tarefas decorrentes das obrigações aplicáveis, e que parte desse trabalho é de natureza estrutural. O werkscan da FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte do trabalho pode ser assumida pela IA, o que é útil uma vez esclarecidas as tarefas de reporte e controlo que a determinação da dimensão implica.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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