Antes de que una dirección pueda determinar qué obligaciones son aplicables, debe estar claro qué tamaño tiene la empresa. El tamaño no es un dato fijo sino el resultado de varios recuentos: número de empleados, facturación, balance total, y a veces una combinación de estos a nivel de grupo en lugar de a nivel de una sola entidad. Qué umbrales exactos son aplicables y a partir de cuándo, varía según la normativa y se ajusta con regularidad. Esas cifras actuales las consulta usted en la fuente misma; esta página trata de cómo fundamenta usted el propio recuento, no de qué cifra constituye en este momento el límite.
Una empresa que se sitúa justo por debajo de un umbral tiene, por lo general, menos obligaciones que una empresa que se sitúa por encima. Esto parece sencillo, pero la práctica es menos nítida. El tamaño se mide con frecuencia a lo largo de un período de varios años, de modo que un pico puntual no genere de inmediato nuevas obligaciones y una caída puntual no las haga desaparecer de inmediato. Además, una empresa a veces crece o se reduce por una adquisición, una escisión, o un cambio en la estructura del grupo, lo que hace que el recuento resulte, con efecto retroactivo, distinto de lo previsto. Quien evalúa el tamaño únicamente sobre la base del ejercicio en curso corre el riesgo de que una parte externa llegue, basándose en años anteriores, a una conclusión distinta.
Si el recuento debe realizarse a nivel de la matriz, de una filial, o de todo el grupo, es una pregunta que es independiente del tamaño mismo y que, sin embargo, incide directamente en él. Una filial que por sí sola es pequeña puede caer aun así bajo una obligación porque el grupo al que pertenece no lo es. Esto se relaciona con cómo se documenta la forma jurídica de la empresa, porque la estructura jurídica determina qué entidades cuentan en la consolidación y cuáles no. Sin un razonamiento documentado sobre este nivel, la determinación del tamaño es técnicamente incompleta, incluso si la cifra en sí misma es correcta.
Una determinación del tamaño que solo existe como suposición interna es difícil de defender posteriormente ante una verificación. Lo que se necesita es una documentación que muestre: qué cifras se han utilizado, durante qué período, a qué nivel, y según qué definición. Esa documentación también debe indicar quién ha realizado el recuento y quién ha aprobado el resultado. Esa es precisamente la distinción que cuenta en qué se considera prueba ante una obligación: una cifra sin una fuente rastreable y sin un responsable no es una prueba, sin importar lo correcta que sea la cifra. Que se sostenga posteriormente no significa que el resultado nunca cambie, sino que el razonamiento detrás del resultado sea reconstruible en cualquier momento.
En la práctica, la fundamentación del tamaño suele quedar repartida entre varios departamentos: finanzas tiene las cifras de facturación, RR. HH. las cifras de personal, y el departamento jurídico la estructura del grupo. Nadie tiene la visión de conjunto que combine los tres en un único recuento coherente. Se trata de un patrón reconocible que también aparece en otros contextos, como se describe en dónde se dispersa la prueba dentro de una organización. Para el tamaño, este riesgo es mayor que para otras obligaciones, porque el resultado del recuento suele ser la primera pregunta que se plantea en una revisión externa, y una respuesta incompleta a esa primera pregunta socava la credibilidad de todas las respuestas siguientes.
El tamaño no existe de forma aislada. Actúa en conjunto con los países en los que la empresa opera, porque la presencia internacional influye en la forma de consolidar, y con lo que la empresa realmente ofrece, porque las actividades en determinados sectores llevan a una lectura distinta de los umbrales. También el sector en sí desempeña un papel; véase al respecto cómo el sector determina en parte qué normas ESG son aplicables. Quien aísla el tamaño de estos otros factores corre el riesgo de elaborar un recuento correcto en sí mismo que, aun así, no se corresponda con las obligaciones reales.
Una vez determinado y fundamentado el tamaño, surge una pregunta de seguimiento igualmente práctica: quién ejecuta las tareas que se derivan de las obligaciones aplicables, y qué parte de ese trabajo tiene un carácter estructural. El escáner de trabajo de FTE TO AI calcula por tarea qué parte del trabajo puede ser asumida por la IA, lo cual resulta útil una vez que está claro qué tareas de informes y control conlleva la determinación del tamaño.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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